FIDRA
Ătude de cas
FIDRA
Le Fonds International de DĂ©veloppement de la Retraite Active (FIDRA) est une institution financiĂšre ivoirienne qui propose des services financiers et non financiers aux retraitĂ©s, salariĂ©s et aux PME. Son objectif principal est de promouvoir une retraite active en proposant des solutions d’Ă©pargne, de crĂ©dit et d’investissement, ainsi que des programmes d’accompagnement pour une meilleure qualitĂ© de vie aprĂšs le travail.Â
Le FIDRA met l’accent sur l’innovation et la satisfaction client. L’institution est prĂ©sente dans plusieurs villes ivoiriennes Ă travers un rĂ©seau d’agences physiques et maintient une prĂ©sence en ligne active pour informer ses clients et le grand public.
Le Fonds International de DĂ©veloppement de la Retraite Active (FIDRA) propose une large palette de services financiers Ă ses clients, allant de la domiciliation de compte jusquâaux prĂȘts en passant par lâĂ©pargne, la couverture santĂ© et lâassurance. Il sâagit dâun systĂšme financier dĂ©centralisĂ© qui a en charge la gestion des retraitĂ©s du privĂ© et du public, soit plus de 50 000 clients au total.
âPour la BCEAO (Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest), nous sommes une institution financiĂšre, indique Jean-Luc Anicet Guibila, Directeur de lâEnvironnement du travail du FIDRA. Nous fonctionnons comme une banque et nous ouvrons dĂ©sormais notre portefeuille aux actifs. Nous avons aujourdâhui 22 agences sur lâensemble du territoire ivoirien et prĂšs de 200 collaborateursâ.
Les enjeux
Plusieurs raisons ont motivĂ© le FIDRA Ă modifier ses pratiques et Ă mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique des Documents), notamment la croissance de son activitĂ© et une obligation rĂ©glementaire en matiĂšre d’archivage. Le FIDRA a, en effet, enregistrĂ© ces derniĂšres annĂ©es une forte hausse de son activitĂ© et Ă©tait tenu de se conformer aux exigences rĂ©glementaires en matiĂšre d’archivage. L’archivage physique n’Ă©tait plus viable, ce qui a conduit Ă la recherche d’une solution GED. A cela sâajoute la volontĂ© pour lâorganisme de fluidifier la circulation de lâinformation entre ses agences rĂ©parties dans le pays et de permettre Ă ses collaborateurs de retrouver facilement les dossiers et les piĂšces justificatives afin dâoffrir un service client rapide et efficace.Â
Les exigences de la BCEAO ne sont pas non plus totalement Ă©trangĂšres Ă cette dĂ©cision. La Banque Centrale des Ătats de l’Afrique de l’Ouest impose certaines rĂ©glementations auxquelles le FIDRA, en tant qu’institution financiĂšre, doit se conformer. La mise en place d’une solution de GED faisait partie de ces mesures.
Bien que lâAfrique ait dĂ©marrĂ© sa transformation digitale il y a plusieurs annĂ©es, les organisations africaines sont encore globalement dans une logique dâĂ©quipement (en opposition avec un marchĂ© de renouvellement). Les projets se prĂ©cisent davantage, poussĂ©s par les obligations rĂ©glementaires et les plans de modernisation mis en place par les gouvernements. Il ne sâagit plus seulement dâĂ©quiper les entreprises et les institutions, mais de rĂ©pondre Ă des besoins et des problĂ©matiques liĂ©s au mĂ©tier.
Le choix de la solution
Le FIDRA a choisi la solution DocuWare proposĂ©e par GDExpert et son intĂ©grateur local Sphere aprĂšs un appel dâoffres. La GED DocuWare a Ă©tĂ© retenue pour sa capacitĂ© Ă rĂ©pondre Ă tous les besoins du FIDRA, ses fonctions de classification et dâindexation, mais aussi son intĂ©gration aisĂ©e au systĂšme d’information existant. âLa prĂ©sentation qui nous a Ă©tĂ© faite sâest avĂ©rĂ©e trĂšs convaincante, se souvient Jean-Luc Anicet Guibila. La simplicitĂ© de lâinterface utilisateur nous a dâabord rassurĂ© sur lâadoption et la prise en main de la solution par les collaborateurs. La classification et lâindexation nous ont semblĂ© aisĂ©es et la solution Ă©tait Ă la fois facilement adaptable Ă notre classification interne et facilement intĂ©grable Ă notre SIâ.
Les bénéfices
Au sein du FIDRA, de nombreuses opĂ©rations se font encore au format papier. Si les nouvelles ouvertures de compte sont dĂ©sormais intĂ©grĂ©es automatiquement dans la GED, le FIDRA a souhaitĂ© reprendre les anciens dossiers pour les injecter dans la GED et les rendre accessibles aux collaborateurs autorisĂ©s. âNous nâavons pas encore la possibilitĂ© de valider les demandes en digital, car la rĂ©glementation nâest pas trĂšs claire sur ce sujet, prĂ©cise M. Guibila. Il nous faut donc encore composer avec des documents papiers que nous numĂ©risons ensuiteâ.Â
Un grand chantier de numĂ©risation a donc Ă©tĂ© initiĂ© pour dĂ©matĂ©rialiser les dossiers antĂ©rieurs Ă lâinstallation de la solution. âNous avons mis en place diffĂ©rents niveaux dâaccĂšs aux documents. En fonction des autorisations, les collaborateurs peuvent consulter, imprimer ou pas, etc.â, prĂ©cise Jean-Luc Anicet Guibila.Â
Depuis sa mise en production, la GED DocuWare offre plusieurs avantages Ă lâinstitution financiĂšre, notamment :
- Une efficacité accrue. La GED a permis aux collaborateurs du FIDRA de gagner du temps en facilitant la recherche et la consultation des documents grùce à son systÚme de classification simple et à ses options de recherche. Le traitement des dossiers clients et des réclamations a été largement accéléré.
- La centralisation et lâaccessibilitĂ© de lâinformation. GrĂące Ă la GED, les dossiers clients et lâensemble de leurs piĂšces sont accessibles en temps rĂ©el. Les collaborateurs disposent dâinformations Ă jour et ne perdent dĂ©sormais plus de temps Ă se dĂ©placer pour rĂ©cupĂ©rer des documents.
- La sĂ©curitĂ© et le contrĂŽle d’accĂšs. La GED offre diffĂ©rents niveaux d’accĂšs aux documents, garantissant ainsi la sĂ©curitĂ© et la confidentialitĂ© des informations. Des pistes d’audit peuvent aider Ă prĂ©venir les accĂšs non autorisĂ©s et Ă garantir la conformitĂ© aux exigences rĂ©glementaires.
- La convivialitĂ©. L’interface de la solution DocuWare a permis Ă tous les employĂ©s de la prendre en main rapidement. DocuWare est facile Ă utiliser, mĂȘme pour les employĂ©s qui ne sont pas familiers avec les outils informatiques. Dâautant que des formations personnalisĂ©es ont Ă©tĂ© dispensĂ©es pour aider les employĂ©s Ă tirer le meilleur parti de la plateforme.Â
âSphĂšre, en sâappuyant sur son master distributeur GDExpert, nous a, par ailleurs, proposĂ© un accompagnement sur mesure et de grande qualitĂ©, avec des ateliers spĂ©cifiques, direction par direction, poursuit le responsable. Cet accompagnement a dâailleurs Ă©tĂ© un des facteurs clĂ©s de la rĂ©ussite de ce projet. Sphere a toujours Ă©tĂ© Ă notre Ă©coute, disponible, rĂ©actif et capable de rĂ©pondre Ă nos besoins et Ă nos demandesâ.
Et demain ?
Il est important de noter que la rĂ©ussite de la mise en Ćuvre d’une GED dĂ©pend de facteurs tels que la gestion du changement et la formation des employĂ©s. Le passage d’un systĂšme manuel Ă un systĂšme numĂ©rique peut ĂȘtre difficile pour certains collaborateurs, il est donc important de les soutenir pendant cette transition. âLa gestion du changement, câest la principale difficultĂ© dans ce genre de projet, confirme M. Guibila. Les gens ont du mal Ă modifier leurs habitudes de travail. Lâaccompagnement au changement, câest le nerf de la guerre et SphĂšre nous a justement proposĂ© un trĂšs bon accompagnement sur ce planâ.Â
Rappelons que ce projet est Ă©volutif et comprend 3 phases. La premiĂšre concernait la mise en place dâune plateforme de numĂ©risation et de la solution de GED, et sâest avĂ©rĂ©e ĂȘtre un franc succĂšs. La deuxiĂšme et la troisiĂšme concernent la mise Ă niveau du serveur (hautement sĂ©curisĂ©) et la gestion des courriers, ainsi que lâintĂ©gration des workflows (ventilation automatique des courriers, gestion des factures, des prĂȘts et gestion du cycle de vie des archives). Elles seront initiĂ©es prochainement.
âNous comptons, en effet, profiter des capacitĂ©s dâautomatisation de la GED DocuWare, pouvoir Ă©diter et lancer des workflows et valider certaines opĂ©rations sans avoir Ă imprimer les documents. Mais il faut dâabord que le lĂ©gislateur clarifie les chosesâ, reprend M. Guibila.Â
In fine, l’implĂ©mentation de la GED DocuWare a permis de gagner du temps dans la gestion de la relation client et a Ă©galement permis dâamĂ©liorer la collaboration entre les collaborateurs, mĂȘme s’ils se trouvent dans des agences diffĂ©rentes. Sans compter quâen passant au numĂ©rique, le FIDRA a pu rĂ©duire ses coĂ»ts en papier, en consommables d’impression, en envois postaux et en stockage physique. âNous avons Ă©galement personnalisĂ© la GED en fonction des besoins de chaque service, note Jean-Luc Anicet Guibila. Y compris les RH. Câest aujourdâhui un outil transversalâ.Â
Groupe GICA
GICA (Groupe Industriel des Ciments dâAlgĂ©rie ) est un groupe algĂ©rien de matĂ©riaux de construction. Il est composĂ© de 23 filiales spĂ©cialisĂ©es, dont 14 cimenteries, 3 sociĂ©tĂ©s de Granulats et de BPE, une sociĂ©tĂ© de distribution, deux sociĂ©tĂ©s de maintenance industrielle, un centre dâassistance technique, un centre de formation et perfectionnement, et une sociĂ©tĂ© de gardiennage.
Depuis 2021, le groupe est prĂ©sent sur le marchĂ© europĂ©en (notamment lâItalie, lâEspagne et la Grande Bretagne) avec des exportations en ciment et clinker dont le volume a presque Ă©tĂ© multipliĂ© par deux en une annĂ©e. GICA entend poursuivre son dĂ©veloppement Ă lâinternational.
En rapide expansion depuis plusieurs annĂ©es, le Groupe GICA sâest rendu compte quâil ne pouvait plus fonctionner de la mĂȘme maniĂšre que par le passĂ©. Avec 23 filiales dans tout le pays et des Ă©quipes distribuĂ©es, la centralisation de lâinformation au sein dâune seule et mĂȘme plateforme apparaĂźt essentielle vue la nouvelle stature du groupe. Â
Détenant 14 cimenteries à travers le territoire national, le groupe GICA produit plusieurs types de ciments adaptés aux différentes utilisations (travaux courants de maçonnerie, préparation de mortiers, grands travaux nécessitant une haute résistance, construction en milieux agressifs et forages de puits de pétrole et de gaz).
Par ailleurs, dans le cadre de la diversification de sa gamme de produits, le groupe algĂ©rien sâest lancĂ© dans lâexploitation de marbre et compte Ă©galement intĂ©grer de nouveaux crĂ©neaux dâactivitĂ©. Il sâagit, entre autres, de la production et la commercialisation de granulats et de bĂ©tons prĂȘts Ă lâemploi, du montage et de la maintenance industriels, de lâassistance technique, de la formation et de la sĂ©curitĂ© et gardiennage, prĂ©cise le communiquĂ©. Autant dâactivitĂ©s qui nĂ©cessitent une structuration fine de lâinformation et une centralisation documentaire au sein dâune GED transverse.
Les enjeux
âLe groupe Ă©tait dĂ©jĂ Ă©quipĂ© dâune GED, explique Nacer Yanes, Responsable maintenance informatique au sein de la DSI. InstallĂ©e en local sur un serveur, cette GED avait Ă©tĂ© dĂ©ployĂ©e dans le cadre de la politique âzĂ©ro papierâ du groupe qui vise, Ă la fois, Ă rĂ©duire les Ă©changes de documents physiques et Ă minimiser son impact environnemental. Tous les services y avaient donc accĂšs, mais ses fonctionnalitĂ©s ne rĂ©pondaient plus Ă nos besoins et nous ne pouvions plus faire Ă©voluerâ.
âSuite Ă la restructuration du groupe, qui a pris une dimension nationale, et sous lâimpulsion de la direction marketing & communication, nous avons donc dĂ©cidĂ© de troquer cette GED vieillissante pour une plateforme de gestion documentaire nouvelle gĂ©nĂ©rationâ, poursuit Nacer Yanes. Plusieurs solutions ont donc Ă©tĂ© identifiĂ©es et benchmarkĂ©es, et câest finalement la solution proposĂ©e par DocuWare qui a fait lâunanimitĂ©.
âNous avons dĂšs lors identifiĂ© plusieurs services âpilotesâ pour dĂ©marrer le dĂ©ploiement de cette nouvelle GED, dont le service marketing bien entendu, Ă lâorigine du projet, mais aussi le secrĂ©tariat de la direction gĂ©nĂ©rale ou encore le service âaudit/conformitĂ©â. Et ce, avant de gĂ©nĂ©raliser, cette GED Ă lâensemble des services du groupeâ.
Le choix de la solution
âNous voulions avant tout une GED facile Ă mettre en place, simple Ă configurer et Ă utiliser, poursuit Nacer Yanes. Lors de notre benchmark, ce sont ces critĂšres de simplicitĂ© qui ont fait pencher la balance pour DocuWare. La facilitĂ© dâindexation, son moteur de recherche full texte et le design de lâinterface ont immĂ©diatement sĂ©duit les utilisateurs.
Avec lâappui de SG Software, intĂ©grateur de logiciels spĂ©cialisĂ© dans la gestion Ă©lectronique de document en AlgĂ©rie, la GED DocuWare a Ă©tĂ© installĂ©e on-premise. Elle fonctionne pour le moment de maniĂšre autonome et nâa pas encore Ă©tĂ© interconnectĂ©e avec dâautres logiciels utilisĂ©s en interne. Le paramĂ©trage de workflows est Ă©galement Ă lâĂ©tude afin dâautomatiser certaines opĂ©rations.
Les bénéfices
âNous sommes toujours en phase piloteâ prĂ©cise Nacer Yanes. Lâancienne GED reste donc accessible et hĂ©berge toutes les archives du groupe avant sa restructuration. DocuWare ne gĂšre pour lâinstant que les documents dâactivitĂ© courants. Notre objectif Ă©tant de migrer rapidement lâensemble des archives vers DocuWareâ.
Nous avons bien entendu dĂ©fini des rĂŽles et des autorisations dâaccĂšs pour chacun des services, avec un administrateur principal et diffĂ©rents niveaux dâaccĂšs pour les documents (consultation seulement, consultation/modification, etc.). Gage de sĂ©curitĂ© pour le groupe, cette finesse de paramĂ©trage fait incontestablement partie des forces de la GED DocuWare.
A cela sâajoute la recherche Full Text qui offre une exploration exhaustive de lâensemble des documents stockĂ©s, en recherchant chaque mot et chaque expression. Cette approche assure une pertinence maximale des rĂ©sultats, facilitant ainsi la localisation rapide et prĂ©cise des informations recherchĂ©es. De plus, cette fonctionnalitĂ© Ă©limine la nĂ©cessitĂ© de connaĂźtre les termes exacts ou les mĂ©tadonnĂ©es associĂ©es aux documents, rendant la recherche plus intuitive et accessible Ă un plus large Ă©ventail dâutilisateurs.
En outre, elle favorise une analyse approfondie et une dĂ©couverte proactive de connaissances, en permettant la dĂ©tection de relations ou de tendances non Ă©videntes Ă partir du contenu textuel. Elle optimise Ă©galement lâefficacitĂ© opĂ©rationnelle en rĂ©duisant le temps nĂ©cessaire Ă la localisation des informations, ce qui se traduit par une productivitĂ© accrue et une prise de dĂ©cision plus informĂ©e. GrĂące Ă elle, câen est fini les recherches dans des classeurs ou des boĂźtes dâarchives ! Elle apporte un confort immense aux utilisateurs.
Cette GED DocuWare offre Ă©galement un gain de temps colossal. Lâinformation Ă©tant dĂ©sormais centralisĂ©e, il suffit de quelques clics et de quelques secondes pour disposer dâun document. Auparavant, il fallait se dĂ©placer et cela prenait beaucoup plus de temps.
Enfin, cette GED permet de limiter la manipulation du papier, mais aussi les impressions, les copies, les envois postaux, etc. Elle garantit ainsi une rĂ©duction tangible des coĂ»ts en consommables (encre, papier, etc.) et des frais dâexpĂ©dition. Ce qui nâest pas nĂ©gligeable pour un groupe comme GICA qui entend aussi Ćuvrer pour un fonctionnement plus vertueux.
âNous sommes en train de chiffrer ce que coĂ»te rĂ©ellement ce fonctionnement papier, afin que nous disposions dâindicateurs concrets pour prioriser nos axes dâamĂ©liorationâ, note Nacer Yanes.
Et demain ?
Une fois cette phase pilote validĂ©e par les diffĂ©rents services, la GED DocuWare sera Ă©tendue Ă lâensemble du groupe.
âAu sein de la DSI, nous sommes devenus des experts de la question et nous sommes aujourdâhui les principaux relais pour dĂ©mocratiser les usages de DocuWare et en faire lâoutil de travail de rĂ©fĂ©rence de tous les collaborateurs du groupeâ, conclut Nacer Yanes. âEt mĂȘme si nous nâen sommes pas encore Ă un fonctionnement âzĂ©ro papierâ, câest ce vers quoi nous tendons. VoilĂ pourquoi nous insistons sur la formation et la communication en interne pour inciter les collaborateurs Ă utiliser la GED DocuWare et en faire leur rĂ©flexe au quotidienâ.
Lâextension de la GED DocuWare Ă lâensemble du groupe GICA, assortie de lâintĂ©gration prochaine dâun module de workflow permettant dâautomatiser certains processus clĂ©s, reprĂ©sente une avancĂ©e significative dans la modernisation et lâoptimisation des opĂ©rations du groupe. En automatisant certaines opĂ©rations rĂ©currentes, la GED DocuWare pourra, en effet, libĂ©rer du temps prĂ©cieux pour les collaborateurs, qui pourront se concentrer sur des tĂąches Ă plus forte valeur ajoutĂ©e. SG Software accompagnera le groupe dans ces prochaines Ă©tapes.
En centralisant lâensemble des informations au sein dâune plateforme unifiĂ©e, la GED favorise Ă©galement la collaboration inter-services et inter-sites, la cohĂ©rence des donnĂ©es et une meilleure gouvernance documentaire. In fine, ce dĂ©ploiement de la GED Ă lâensemble du groupe constitue un puissant levier pour augmenter son efficacitĂ©, sa transparence et sa compĂ©titivitĂ©.
Coris Bank International
Coris Bank International, une institution financiĂšre renommĂ©e au Burkina Faso, occupe une place de choix dans le secteur bancaire de l’Afrique de l’Ouest. FondĂ©e en 2008, cette banque s’est imposĂ©e comme un acteur clĂ© du dĂ©veloppement Ă©conomique du Burkina Faso, en proposant des solutions bancaires innovantes et en favorisant l’inclusion financiĂšre.
Aujourdâhui lâĂ©tablissement compte plus de 700 collaborateurs rĂ©partis dans 62 agences Ă travers le pays et son siĂšge social implantĂ© Ă Ouagadougou. Elle rayonne Ă©galement dans dâautres pays dâAfrique de lâOuest, comme le Mali, le BĂ©nin, le Togo, la CĂŽte dâIvoire ou encore le SĂ©nĂ©gal.
Coris Bank International s’engage Ă rester Ă la pointe de la technologie bancaire aussi bien pour ses clients, grĂące Ă des outils digitaux facilitant l’accĂšs aux services financiers, que pour ses collaborateurs afin de simplifier leur quotidien et dâaccĂ©lĂ©rer leurs processus de travail.Â
Coris Bank International place depuis toujours l’inclusion financiĂšre au cĆur de sa mission. Elle a dĂ©veloppĂ© des produits financiers adaptĂ©s aux besoins variĂ©s de la population, qu’il s’agisse de petits Ă©pargnants, de micro-entrepreneurs ou de grandes entreprises. La banque s’efforce d’atteindre des segments de clientĂšle sous-bancarisĂ©s, jouant un rĂŽle essentiel dans la lutte contre la prĂ©caritĂ©. La force de Coris Bank International rĂ©side toutefois dans lâaccompagnement des PME avec des offres commerciales spĂ©cifiques et une force de vente dĂ©diĂ©e. Lâinstitution met un point dâhonneur Ă aider toutes les entreprises qui se heurtent Ă la rigiditĂ© des banques classiques et qui ne peuvent pas bĂ©nĂ©ficier de leur appui. Elle accompagne aujourdâhui plus de 500 000 clients, particuliers comme professionnels.
Les enjeuxÂ
Depuis 2016, Coris Bank a entrepris un grand chantier de digitalisation. âEt il fallait bien commencer par un processus spĂ©cifique, indique NamwinbelĂš Modeste SOME, Responsable du DĂ©partement de lâOrganisation et des Projets au sein de lâĂ©tablissement. Nous avons choisi de dĂ©marrer par les dossiers de crĂ©dit aux particuliersâ.
Un appel dâoffres a donc Ă©tĂ© lancĂ© et plusieurs solutions nous ont Ă©tĂ© prĂ©sentĂ©es. âAprĂšs une Ă©tude minutieuse, câest la proposition de GEDOC-CI combinant leur solution de GED/Workflow, le logiciel Kodak Capture Pro et les scanners Kodak Alaris qui nous a semblĂ© la plus pertinenteâ, ajoute le responsable.Â
Auparavant, il sâagissait dâun pur processus papier avec des dossiers imprimĂ©s, remplis Ă la main et envoyĂ©s par voie postale. Les agences Ă©taient toutefois autorisĂ©es Ă numĂ©riser certaines demandes avec des scanners et Ă les envoyer en piĂšces jointes par mail afin que la dĂ©cision soit plus rapide. Mais le stockage nâĂ©tait pas centralisĂ© et les documents nâĂ©taient pas correctement indexĂ©s, ce qui a fini par crĂ©er un vrac numĂ©rique au sein duquel il Ă©tait trĂšs compliquĂ© de trouver la bonne information.Â
VoilĂ pourquoi Coris Bank International a fait de la dĂ©matĂ©rialisation de ses dossiers de crĂ©dit aux particuliers, la premiĂšre Ă©tape dâune digitalisation plus large de ses processus.
Le choix de Kodak Capture Pro
DĂ©sormais, les documents nĂ©cessaires Ă la constitution du dossier de crĂ©dit sont scannĂ©s et convertis en PDF grĂące Ă Kodak Capture Pro. âNous avons mis en place une liste de QR Codes qui permettent de reconnaĂźtre automatiquement les documents numĂ©risĂ©s (document dâidentitĂ©, justificatif, formulaire, etc.).
Pour un document dâidentitĂ© par exemple, il suffit de poser la feuille du QR Code sur le document dâidentitĂ© et dâintroduire le tout dans le scanner Kodak Alaris. Le logiciel reconnaĂźt alors automatiquement le document (grĂące au QR Code) et est directement injectĂ© dans lâemplacement dĂ©diĂ© au sein de la GED. Lâavantage câest que cette numĂ©risation peut aussi se faire par lot, afin de gagner du temps. Lâarticulation de Kodak Capture Pro et de la solution de gestion Ă©lectronique de document nous a beaucoup plu et constitue une vraie valeur ajoutĂ©e pour nos conseillersâ, confirme le NamwinbelĂš Modeste SOME.
Les bénéfices
Toutes les agences du rĂ©seau Coris Bank International sont donc Ă©quipĂ©es de scanners Kodak Alaris mis en rĂ©seau et associĂ©s Ă des licences Kodak Capture Pro. Tous les conseillers ont dâailleurs lâobligation de dĂ©matĂ©rialiser les dossiers de crĂ©dit qui peuvent contenir chacun jusquâĂ 50 pages. Et les demandes dâoctroi sont quotidiennes, et concernent aussi bien les particuliers que les professionnels.
âNous sommes particuliĂšrement satisfait de la qualitĂ© de cette solution et travaillons maintenant Ă la formation des utilisateurs, prĂ©cise le responsable, car Coris Bank International se dĂ©veloppe, recrute et souhaite sâassurer que ses collaborateurs sont correctement formĂ©sâ. LâĂ©tablissement a Ă©galement mis en place une assistance technique de premier niveau pour rĂ©pondre aux Ă©ventuels problĂšmes.
Lâassociation des scanners Kodak Alaris et de Kodak Capture Pro a permis Ă Coris Bank International dâaccĂ©lĂ©rer le traitement de ses dossiers de crĂ©dit. Mais dâautres bĂ©nĂ©fices sont Ă mettre au crĂ©dit de cette solution dont :
- Une rĂ©duction du temps nĂ©cessaire Ă la numĂ©risation (de 10 minutes auparavant Ă quelques secondes aujourdâhui).
- La qualité de la numérisation. Un élément important pour disposer de documents toujours propres et lisibles.
- Une indexation plus fine des documents, ce qui facilite la recherche ultérieure.
- LâefficacitĂ© et la rapiditĂ© dâaccĂšs aux documents stockĂ©s dans Docubase.
- Une réduction des demandes de consultations des dossiers au niveau des archives.
âNous voulons dĂ©sormais tout dĂ©matĂ©rialiser, poursuit NamwinbelĂš Modeste SOME. VoilĂ pourquoi nous avons aussi installĂ© des scanners grande capacitĂ© dans la salle dâarchives afin de numĂ©riser le stock existant. Notre objectif est Ă la fois de rĂ©duire lâespace occupĂ© par les archives papiers, mais aussi de pouvoir dĂ©truire certains documents dans le respect des contraintes lĂ©gales, tout en conservant leurs versions numĂ©riquesâ.
Et demain ?
Ce projet de dĂ©matĂ©rialisation des dossiers de crĂ©dit s’est, depuis, Ă©tendu Ă dâautres pans de lâactivitĂ© de la banque, Ă savoir les dossiers individuels du personnel, ou encore les documents de comptabilitĂ© et les ouvertures de comptes.
âTout cela sâest fait au fil des annĂ©es depuis 2016, avec les avantages que cela comporte, Ă savoir moins de documents papiers Ă Ă©changer et Ă manipuler, une consultation beaucoup plus rapide des dossiers puisque nous nâavons plus besoin dĂ©sormais dâaller rechercher des documents dans notre salle dâarchivesâ, conclut le responsable.
La gestion du courrier entrant, elle, nâa pas encore Ă©tĂ© intĂ©grĂ©e dans ce chantier de digitalisation, et sâappuie sur une solution dĂ©veloppĂ©e en interne, basĂ©e sur un moteur de workflow et couplĂ©e Ă SharePoint.
Les prochains dĂ©veloppements concernent l’utilisation de la fonction OCR de Kodak Capture Pro afin de pouvoir extraire automatiquement les informations prĂ©sentes dans les documents et la digitalisation des dossiers de crĂ©dit pour les entreprises. âNous travaillons actuellement sur le workflow, avant de mettre cela en production et de poursuivre lâutilisation de Kodak Capture ProâŠâ.
BNI CĂŽte dâIvoire
Organisme financier incontournable dans le dĂ©veloppement Ă©conomique, la Banque Nationale dâInvestissement de CĂŽte dâIvoire possĂ©dait prĂšs de 50 ans dâarchives lorsquâelle sâest engagĂ©e dans sa transformation numĂ©rique, il y a un peu plus dâune dizaine dâannĂ©es.
âEn amont de la mise Ă disposition des Ă©lĂ©ments numĂ©risĂ©s, la BNI a choisi la solution de numĂ©risation Kodak Capture Pro pour sa rapiditĂ©, son efficacitĂ©, et son intelligence particuliĂšrement adaptĂ©e aux nombreux besoins quotidiens de numĂ©risation auxquels nous faisons face.â
Organisme financier dĂ©diĂ© au dĂ©veloppement Ă©conomique de la CĂŽte d’Ivoire depuis plus de 60 ans, la Caisse Autonome d’Amortissement devient en 2004, et selon une dĂ©nomination plus en adĂ©quation avec ses nouvelles orientations, la Banque Nationale d’Investissement (BNI).
Cette SociĂ©tĂ© dâEtat est, comme elle le dĂ©finit elle-mĂȘme, âstrictement rĂ©servĂ©e Ă tout le mondeâ et proche de ses clients. Combinant les avantages d’une banque ouverte Ă la fois aux entreprises et aux particuliers, elle est l’interlocuteur privilĂ©giĂ© qui accompagne ses clients dans les dĂ©fis parfois complexes du dĂ©veloppement Ă©conomique en CĂŽte dâIvoire.
Enjeux
âLes quatre mĂ©tiers de la BNI sont lâinvestissement, le refinancement, le conseil, et la gestion dâactifs pour environ 20 000 clients, particuliers et entreprises, qui sont au cĆur de nos prĂ©occupations.
Si lâun de nos enjeux est de mettre rapidement Ă disposition de notre clientĂšle une gamme de produits et services dont le traitement des donnĂ©es doit ĂȘtre effectuĂ© rapidement, nous avions besoin, en amont, dâun logiciel et de scanners professionnels, rapides et trĂšs efficaces tout au long du process de capture et ensuite, dans la recherche de documents par exemple. Il ne suffit pas de numĂ©riser les documents, encore faut-il que le logiciel de traitement soit bien pensĂ© pour que les documents soient indexĂ©s intelligemment et ensuite ĂȘtre retrouvĂ©s facilement. Auparavant, les documents Ă©taient rangĂ©s aux archives et, Ă la demande, on partait les chercher. Cela pouvait prendre des jours, voire des semaines ! â
La BNI poursuit en parallĂšle une politique d’extension de son rĂ©seau dâagences sur tout le territoire national, dâAbidjan aux villes de l’intĂ©rieur du pays. Chaque annĂ©e, la couverture rĂ©seau de la banque s’accroĂźt pour dĂ©livrer un service vers plus de qualitĂ© et de proximitĂ©.
Câest le second enjeu de sa transformation numĂ©rique : âque les moyens mis Ă disposition, y compris la capture de donnĂ©es, soient les mĂȘmes en termes de fiabilitĂ©, de rapiditĂ©, de sĂ©curitĂ©, de formation, etc. dans toutes les agences et pour tous les agents qui en ont la nĂ©cessitĂ© et lâusage tout en conservant un niveau maximum de sĂ©curitĂ©.â
Le Choix de Kodak Capture Pro
La BNI a fait des choix de haute qualitĂ©, que ce soit dans le matĂ©riel de numĂ©risation, dans les progiciels, et dans lâaccompagnement/formation proposĂ© par le prestataire quâelle a retenu.
âNous voulions une solution puissante, prĂ©cise et fluide. Il nây en a pas tant rĂ©pondant vraiment Ă ces critĂšres, surtout quand la disponibilitĂ© du prestataire sur lâensemble du process est ajoutĂ©e dans le cahier des charges !
Pour ma part, je suis arrivĂ© bien aprĂšs que la solution ait Ă©tĂ© mise en place, mais je la vois Ă©voluer depuis 4 ans. Kodak propose de nouvelles fonctionnalitĂ©s rĂ©guliĂšrement, toujours plus intelligentes et adaptĂ©es Ă nos attentes. De la possibilitĂ© de marquer les images Ă supprimer, Ă lâindexation avancĂ©e, en passant par lâextraction intelligente, nous avons la rĂ©ponse Ă nos principaux besoins. C’est la fonction de scan et d’indexation que nous utilisons le plus.
La solution Kodak Capture Pro a Ă©tĂ© choisie sur proposition du prestataire aprĂšs appel dâoffres comme Ă©tant la plus adaptĂ©e Ă notre configuration et Ă nos usages, ceux de lâĂ©poque, ceux dâaujourdâhui, et avec la capacitĂ© dâĂ©voluer avec le temps selon notre propre dĂ©veloppement.
Quant au choix du prestataire et intĂ©grateur GEDOC CI, comme indiquĂ© prĂ©cĂ©demment, il sâest fait sur sa capacitĂ© Ă ĂȘtre disponible et Ă couvrir le process de bout en bout, depuis la prĂ©paration/scannerisation Ă lâinjection dans le systĂšme.
Au-delĂ de la haute qualitĂ© des outils, câest particuliĂšrement agrĂ©able de disposer dâune solution de capture intelligente et d’un rĂ©fĂ©rent IT unique chez un prestataire qui rĂ©pond rapidement Ă nos demandes, sâadapte avec crĂ©ativitĂ© Ă nos spĂ©cificitĂ©s et comprend les enjeux de nos ambitions.â
Bénéfices
Les bénéfices
Le principal bĂ©nĂ©fice de la solution Kodak Capture Pro pour la BNI rĂ©side dans sa capacitĂ© dâindexation et dâextraction automatique. CouplĂ© avec une solution de Gestion Electronique de Documents dont ils disposaient dĂ©jĂ , Kodak Capture Pro a permis un travail fin dans le but dâamĂ©liorer les performances de recherches. Des champs prĂ©-paramĂ©trĂ©s peuvent ĂȘtre dĂ©finis pour permettre dâindexer et numĂ©riser les documents plus rapidement afin dâen extraire automatiquement les donnĂ©es importantes.
âJâen parlais prĂ©cĂ©demment, retrouver un document rangĂ© aux archives pouvait prendre des semaines auparavant. Nous nâosions imaginer une solution qui nous permette de les obtenir quasi instantanĂ©ment !
Nous avions besoin dâautomatiser le processus dâextraction, de classification et dâindexation de nos donnĂ©es qui provenaient de sources trĂšs diverses pour gagner en rapiditĂ© et en efficacitĂ©. Une fois les champs correctement paramĂ©trĂ©s, les collaborateurs de lâatelier chargĂ© de numĂ©riser les documents peuvent dĂ©sormais traiter plus de dossiers en travaillant de façon plus souple et plus dĂ©tendue, et consacrer le temps gagnĂ© Ă dâautres tĂąches.
Une dizaine de personnes utilisent au quotidien la solution Kodak Capture Pro via des pools de numérisation répartis en ateliers de 5 à 6 personnes. Les ateliers sont constitués de postes dotés de scanners Kodak Alaris.
Les documents scannés sont stockés dans un répertoire partagé.
Les autres postes de l’atelier se connectent Ă ce rĂ©pertoire pour lancer l’indexation puis l’injection dans la base.
Pour faciliter leur activitĂ©, nous avons crĂ©Ă© une interface avec le core-banking qui complĂšte les champs des formulaires d’indexation Ă partir de la racine du compte client, ou de la rĂ©fĂ©rence de l’opĂ©ration comptabilisĂ©e dans le cas des crĂ©dits particuliers et entreprises.â
Pour mobiliser des ressources en direction de programmes sectoriels jugĂ©s prioritaires, la BNI assure Ă©galement, pour le compte du gouvernement de CĂŽte dâIvoire, la gestion dĂ©lĂ©guĂ©e de fonds nationaux composĂ©s de prĂȘts et dâinvestissement. LĂ encore, pour ĂȘtre la banque de tous, la BNI dĂ©ploie son Ă©nergie Ă amĂ©liorer le quotidien de ses clients.
âLa GED mise en place il y a une dizaine dâannĂ©es Ă©tait un outil nĂ©cessaire suffisamment solide pour permettre de traiter une importante quantitĂ© de donnĂ©es, suffisamment souple pour Ă©voluer en fonction des besoins et des attentes, et suffisamment intuitif pour ĂȘtre utilisĂ© facilement par nos collaborateurs. LĂ encore, la qualitĂ© du travail de numĂ©risation effectuĂ© en amont dĂ©termine pour une trĂšs grande part lâadĂ©quation aux objectifs de la suite, lâindexation, la recherche, etc.
Quand il y a quelques annĂ©es un atelier de 6 personnes pouvait traiter 80 dossiers par jour, aujourdâhui ce sont en moyenne, et toujours par jour, environ 350 Ă 450 dossiers qui sont scannĂ©s.
Dans certains cas prĂ©cis, nous pouvons mĂȘme Ă©viter de redemander Ă nos clients des Ă©lĂ©ments dĂ©jĂ en notre possession. Câest aussi un gain de temps et un facteur de satisfaction pour eux !â
Et demain ?
Demain se résume presque sous forme de devise : à chaque problÚme, une solution pérenne.
âSi nos scanners ont une puissance remarquable, je me suis aperçu que nous nâen nâexploitions pas toute la puissance car nous nâutilisons sans doute pas toutes les innombrables possibilitĂ©s offertes par la solution Kodak Capture Pro. Dans lâavenir, nous allons donc continuer Ă nous former pour utiliser au mieux ces possibilitĂ©s et tirer le meilleur parti des outils dans lesquels nous avons massivement investi.
Nous avons de grandes ambitions pour Ă©largir nos usages et le nombre de collaborateurs qui les utilisent. Je suis confiant, Ă ce jour et sans exception, Ă chaque problĂšme une solution pĂ©renne a Ă©tĂ© trouvĂ©e par notre prestataire pour nous accompagner dans notre progression ! Rendez-vous donc quand toute notre activitĂ© sera digitalisĂ©e et que tous nos agents utiliseront lâoutil de capture Kodak ! â
GAM Assurances
ComposĂ©e dâun rĂ©seau de 210 agences
employant de plus de 400 Ă©conomistes et experts des risques rĂ©partis sur lâensemble du territoire algĂ©rien, la GAM, qui effectue la gestion des risques Ă proximitĂ© des lieux dâhabitation ou dâimplantation de ses clients, a rencontrĂ© rĂ©cemment la nĂ©cessitĂ© dâinternaliser sa GED.
âPasser dâune GED externalisĂ©e Ă une GED gĂ©rĂ©e en interne nâest pas de prime abord chose aisĂ©e. Ce fut finalement plus facile et plus rapidement productif que nous
lâestimions. En application depuis exactement un an, OnBase prĂ©sente des rĂ©sultats dĂ©jĂ trĂšs prometteurs qui ne demandent quâĂ ĂȘtre dupliquĂ©s Ă lâensemble de nos services. â
â Youcef Setti, Manager Infrastructure et SĂ©curitĂ© GAM Assurances
GAM Assurances â pour GĂ©nĂ©rale Assurance MĂ©diterranĂ©enne, est une compagnie algĂ©rienne qui adresse des opĂ©rations dâassurances de dommages Ă lâensemble du marchĂ© AlgĂ©rien, des particuliers aux professionnels, tous secteurs dâactivitĂ© confondus.
AgrĂ©Ă©e par le MinistĂšre des Finances en juillet 2001, elle est rachetĂ©e en 2007 par un groupe dâinvestissement amĂ©ricain, puis en 2020 par un groupe familial algĂ©rien qui exerce dans des secteurs d’activitĂ© variĂ©s depuis plus de 50 ans.
En 2021, la GAM a donc cĂ©lĂ©brĂ© ses 20 ans dâactivitĂ©.
GAM Assurances est en outre la premiĂšre assurance Takaful* sur le marchĂ© algĂ©rien Ă avoir obtenu l’agrĂ©ment de lâAutoritĂ© CharaĂŻque Nationale de la Fatwa pour lâIndustrie de la Finance Islamique auprĂšs du Haut Conseil Islamique.
Elle gĂšre les fonds des participants en organisant la collecte, lâinvestissement et lâindemnisation des sinistres, dans lâintĂ©rĂȘt commun de tous les participants. En cas de perte, si le montant des indemnisations est supĂ©rieur Ă celui des ressources, la GAM accorde par exemple un prĂȘt sans intĂ©rĂȘt au fonds des participants.
*Lâassurance Takaful est un principe qui consiste Ă se garantir mutuellement en respectant les trois interdits fondamentaux que sont le hasard, les intĂ©rĂȘts et la spĂ©culation.
Enjeux
Amélioration des process métier
Avec un service client reconnu comme particuliĂšrement professionnel, notamment Ă©lu meilleur service client deux annĂ©es consĂ©cutives en 2021 et 2022, les efforts de digitalisation, de transformation numĂ©rique et dâinnovation devaient non seulement permettre une meilleure gestion en interne, mais contribuer Ă augmenter lâefficacitĂ© visible auprĂšs des clients, tout en restant conforme au statut dâassureur Takaful.
« AprĂšs constatation de quelques insuffisances dans notre ancien fonctionnement, lâenjeu principal de notre dĂ©marche de transformation numĂ©rique Ă©tait dâoptimiser nos processus mĂ©tier.
Nous avions clairement conscience quâavec une GED externalisĂ©e, les dĂ©lais de traitement Ă©taient beaucoup trop longs, et les risques dâerreur beaucoup trop importants.
Nous faisions, entre autres, face Ă un problĂšme prĂ©cis : quand il sâagissait de rĂ©unir tous les documents, en cas de contestation lors dâun sinistre par exemple, il arrivait frĂ©quemment quâun document soit manquant, ou bien quâil ne soit pas signĂ© par les deux parties, ce qui nous portait systĂ©matiquement prĂ©judice. Le cas ne se rencontre dĂ©sormais plus aujourdâhui. Tous les documents sont centralisĂ©s et signĂ©s pour chaque dossier, quelle que soit lâagence qui traite le dossier ou le sinistre. Ils sont facilement localisables, exportables, partageables sans risque dâerreur ni de perte.â
Le choix dâOnBase
Globalement, une excellente décision
En 2020, aprÚs le rachat de la GAM, la nouvelle direction a souhaité internaliser la GED et accélérer leur transformation numérique pour fluidifier les tùches en interne, et accroßtre la qualité du service client.
âAprĂšs avoir Ă©tudiĂ© dâautres solutions possibles qui rĂ©pondaient Ă nos critĂšres financiers et techniques, dont celui essentiel de pouvoir gĂ©rer les serveurs sur le territoire algĂ©rien â la lĂ©gislation algĂ©rienne ne permettant pas dâenvoyer de donnĂ©es nationales dans un cloud Ă©tranger â notre choix sâest portĂ© sur OnBase. Dâune part parce que câest la solution qui a obtenu la meilleure pondĂ©ration, dâautre part pour les performances de lâoutil, et enfin pour les qualitĂ©s professionnelles de GDExpert ainsi que de son partenaire local SG Software, qui est un intĂ©grateur ECM reconnu, fiable et disponible sur lâensemble du territoire national. â
La mise en application Ă©tant rĂ©cente, la GAM nâa pas encore gagnĂ© dâespace de stockage, puisquâen renonçant Ă lâexternalisation de sa GED, la dĂ©cision a Ă©tĂ© prise de rapatrier tous les documents dans leurs locaux.
Depuis le choix dâOnBase, les documents sont intĂ©grĂ©s en commençant par le passif pour insĂ©rer au jour le jour les contrats dâassurance, les documents personnels, les procĂšs-verbaux dâexpertises de sinistres, les jugements etc.
Le passif en cours dâintĂ©gration est de lâordre de 20 000 boĂźtes dâarchives.âPour lâinstant, nous nâavons pas encore changĂ© dâorganisation mais nous disposons dĂ©sormais de beaucoup plus de KPI de contrĂŽle de rĂ©sultat grĂące aux workflows souscrits.â
Bénéfices
Les bénéfices
DĂ©sormais, tout est en ordre.
Auparavant la GAM traitait ses dossiers par email.
Lorsque la GED Ă©tait externalisĂ©e, la personne en charge dâun dossier demandait les documents au prestataire externe. Ils lui Ă©taient envoyĂ©s et elle les intĂ©grait au dossier qui circulait par email dâintervenant en intervenant.
â EngagĂ© il y a un an, le nouveau processus a constituĂ© tout dâabord Ă digitaliser la gestion des crĂ©ances. Par exemple, lorsqu’une entreprise souscrit une assurance dont le montant est important, elle le rĂšgle avec des tranches de paiement. Autrefois, lâensemble Ă©tait gĂ©rĂ© par des papiers physiques avec les risques de perte ou dâerreur Ă©voquĂ©s prĂ©cĂ©demment. En digitalisant et en le faisant par nous-mĂȘme, la procĂ©dure est enfin totalement respectĂ©e, les dĂ©lais sont raccourcis et respectĂ©s. DĂ©sormais, tout est en ordre.â
âLa liste et le dĂ©tail des bĂ©nĂ©fices seront certainement plus importants dans quelques mois car nous avons mis OnBase en application il y a seulement un an, en aoĂ»t 2021, mais nous sentons dĂ©jĂ trĂšs nettement la diffĂ©rence entre cette Ă©poque-lĂ et aujourdâhui.
Les interactions entre les diffĂ©rents intervenants internes se sont accrues en bonne intelligence. Elles sont dâune fiabilitĂ© et dâune prĂ©cision Ă toute Ă©preuve. GrĂące Ă notre nouveau systĂšme dâinformation en clustering, notre gestion des sinistres est tellement plus rapide, plus sĂ©curisĂ©e et plus efficace que nous en faisons un argument marketing.â
Et demain ?
Exploiter la GED en temps réel
âLes documents gĂ©rĂ©s sont uniquement ceux utilisĂ©s dans les workflows. En parallĂšle, une reprise du passif des dossiers dans la GED est en cours, avant de lancer la GED en production pour les nouveaux dossiers.
Aujourdâhui, nous traitons 300 Ă 400 documents/jour parce que nous nâavons pas encore totalement lancĂ© la GED, mais demain et Ă terme ce seront des milliers quotidiennement.â
Lâexploitation de la GED en temps rĂ©el sera lancĂ©e par la GAM dĂ©s finalisation du passif, prĂ©vue Ă partir dâoctobre 2022.
Rendez-vous dans quelques mois pour la suite de cette Ă©tude de cas !
DGMP - Direction Générale des Marchés Publics

DGMP
En Ă©volution continue depuis 1999, le systĂšme des marchĂ©s publics de CĂŽte dâIvoire est le fruit de plusieurs grandes rĂ©formes successives qui ont abouti Ă son haut niveau de compĂ©tence grĂące Ă une transformation numĂ©rique menĂ©e, et rĂ©ussie, par Ă©tapes.
âLa premiĂšre solution de GED que nous avions retenu ne nous satisfaisait pas. Nous avons donc cherchĂ© une autre solution, plus solide, plus Ă©toffĂ©e, qui rĂ©solve efficacement les problĂšmes prĂ©cĂ©demment rencontrĂ©s. Avec OnBase nous avons enfin le bon niveau de stockage, des scanners adaptĂ©s faciles Ă maintenir, et un accompagnement disponible et fiable.â
La Direction GĂ©nĂ©rale des MarchĂ©s Publics (DGMP) de CĂŽte dâIvoire est hĂ©ritiĂšre de la Direction Centrale des MarchĂ©s Publics (DCM) crĂ©Ă©e en 1968, puis devenue, en 1985, avec lâĂ©laboration et lâadoption du code des marchĂ©s publics, la Direction des MarchĂ©s (DMP).
Câest en 2019, quâelle prend le nom de Direction GĂ©nĂ©rale des MarchĂ©s Publics (DGMP), dĂ©sormais organisĂ©e par lâarrĂȘtĂ© N°0004/MBPE/DGMP du janvier 2021, permettant ainsi le transfert des compĂ©tences traditionnelles de la Direction des MarchĂ©s Publics Ă de nouveaux acteurs par la dĂ©concentration et la dĂ©centralisation de la fonction marchĂ©.
Le service de la documentation de la DGMP est rattaché à la sous-direction de la Formation et de la Documentation. Son activité se divise en deux axes : la gestion documentaire physique et la gestion électronique des documents.
Concernant la gestion documentaire physique, les missions se rĂ©sument principalement Ă rĂ©ceptionner ou verser les archives physiques des marchĂ©s approuvĂ©s ; Ă vĂ©rifier les documents Ă enregistrer dans la base ; Ă trier et dĂ©truire des archives qui ne sont plus dâutilitĂ© publique ; Ă organiser la conservation des documents qui le sont.
La gestion Ă©lectronique des documents concerne plutĂŽt la prĂ©paration physique des documents Ă numĂ©riser, distribuer et sauvegarder ; elle renseigne diffĂ©rents types de documents dont les formulaires marchĂ©s ; elle indexe des mots-clĂ©s et les classe dans la base GED ; importe des numĂ©ros du bulletin officiel des marchĂ©s publics (BOMP) dans la base de donnĂ©es ; indexe les courriers ; et gĂšre Ă©lectroniquement les fichiers qui peuvent lâĂȘtre.
La plupart de ces donnĂ©es est destinĂ©e Ă fluidifier les missions de lâensemble du personnel de la Direction gĂ©nĂ©rale et Ă ĂȘtre accessibles en temps rĂ©el aux acteurs externes des marchĂ©s publics dont les autoritĂ©s contractantes, les maitres dâĆuvre et les maĂźtres dâouvrage privĂ©s, ou encore les cellules de passation des marchĂ©s publics.
Enjeux
âLâenjeu principal depuis sa crĂ©ation est de parvenir Ă un systĂšme des marchĂ©s publics toujours plus performant, plus transparent, et toujours mieux accessible en centralisant et sauvegardant lâinformation pour faciliter lâaccĂšs aux donnĂ©es traitĂ©es et stockĂ©es dans la base.â
A lâorigine, la gestion des archives physiques Ă©tait confiĂ©e Ă des personnes non spĂ©cialistes dotĂ©es dâĂ©quipements non conformes aux normes archivistiques. Câest en aoĂ»t 1999 quâun spĂ©cialiste est recrutĂ© par la Direction des MarchĂ©s Publics pour organiser les archives de la Direction.
En 2000, un projet de réorganisation des archives a été initié et a abouti à la création du Service des Archives et de la Documentation. En 2007, un chef de service des Archives et de la Documentation est nommé pour porter le, service et le faire évoluer.
Un premier projet dâacquisition dâun systĂšme Ă©lectronique des documents et dâautonomisation des processus mĂ©tiers par la Direction GĂ©nĂ©rale des marchĂ©s publics prenait en compte tous les documents produits et reçus par toutes entitĂ©s de la Direction gĂ©nĂ©rale dans le cadre de la rĂ©alisation de ses missions. Les documents Ă©taient composĂ©s dâarchives techniques (les marchĂ©s approuvĂ©s et tous les documents y affĂ©rents) et les archives administratives de la Direction GĂ©nĂ©rale.
AprĂšs avoir constatĂ© de graves insuffisances dans la gestion documentaire, la Direction des MarchĂ©s Publics, sur proposition du Chef de service des Archives et de la Documentation, initie le projet aujourdâhui encore poursuivi par la DGMP.
Le choix dâOnBase
En 2006, un systÚme intégré de gestion des marchés publics est retenu et mis à disposition du service des Archives et de la Documentation.
âAprĂšs formation des agents, le logiciel est mis en exploitation, mais Ă lâusage, beaucoup trop dâinsuffisances sont constatĂ©es : la faible capacitĂ© de stockage des documents, les pannes frĂ©quentes du scanner et les difficultĂ©s des techniciens en charge dâen assurer le bon fonctionnement. Cela nous conduit Ă chercher une nouvelle solution capable de rĂ©soudre de façon satisfaisante ces insuffisances. AprĂšs une consultation restreinte de cinq prestataires, la commission dirigĂ©e par des spĂ©cialistes de la GED retient OnBase sur la base de lâoffre Ă la fois conforme Ă nos attentes et financiĂšrement la moins disante.â
Bénéfices
Les bénéfices
Plusieurs Ă©quipes sont en charge de la gestion et du fonctionnement de la solution, mais les bĂ©nĂ©fices sont globalement les mĂȘmes, que ce soit pour les archivistes qui traitent les informations et les mettent Ă la disposition des utilisateurs, les informaticiens qui assurent la gestion technique de lâoutil, ou les acteurs et personnels de la DGMP qui consultent les informations centralisĂ©es dans la base : âle systĂšme est fiable et facile Ă maintenir, la recherche documentaire est fluide et intuitive, lâaccĂšs en ligne est facile, et lâinformation est trĂšs rapidement disponible en temps rĂ©el. â
âMais lĂ oĂč nous gagnons le plus de temps, câest dans la recherche documentaire en vue de la mise Ă disposition de lâinformation recherchĂ©e : avec lâinformation centralisĂ©e dans la base de donnĂ©es aprĂšs la numĂ©risation, enregistrĂ©e et indexĂ©e. Câest toujours un moment de magie quand elle est accessible en temps rĂ©el !â
Et demain ?
âGrĂące aux bons rĂ©sultats obtenus, nous avons optĂ© pour la centralisation de toutes les informations de la Direction GĂ©nĂ©rale.
Câest-Ă -dire que nous souhaitons Ă©tendre la solution Ă tous les services et Ă tous les documents produits et reçus de la Direction GĂ©nĂ©rale.
Câest vous dire si nous en apprĂ©cions les bĂ©nĂ©fices et si nous avons confiance dans la solution OnBase et dans les capacitĂ©s de GDExpert et son partenaire Socitech Business Solutions Ă accompagner dans le temps lâintĂ©gralitĂ© de notre transformation numĂ©rique !â
ONEP Office National d'Eau Potable de CĂŽte d'Ivoire
Acteur majeur de la gestion de l’eau potable en Cote d’Ivoire, l’ONEP a engagĂ© sa transformation numĂ©rique et ses mĂ©thodes font Ă©cole.
âAnticiper cette ouverture en nous dotant dâoutils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compĂ©tence permet de garder un temps dâavance et dâinstaller durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compĂ©tents dans les Ă©volutions futures.â
LâOffice National de lâEau Potable (ONEP) est une sociĂ©tĂ© dâĂ©tat ivoirienne chargĂ©e de la gestion de lâeau potable au capital de 150 millions de FCFA et soumis Ă lâActe uniforme portant organisation des sociĂ©tĂ©s commerciales et groupement dâintĂ©rĂȘts Ă©conomiques de lâOHADA, Organisation pour lâHarmonisation en Afrique du Droit des Affaires.
LâaccĂšs de tous Ă lâeau potable !
PlacĂ© sous la tutelle technique du MinistĂšre de lâHydraulique et la tutelle financiĂšre du MinistĂšre du Budget et du Portefeuille de lâEtat, lâONEP a pour objet principal dâaccompagner lâĂtat et les collectivitĂ©s Territoriales dans lâaccĂšs Ă lâeau potable pour lâensemble de la population. Lâoffice national gĂšre Ă©galement les patrimoines publics et privĂ©s de lâĂtat dans le secteur de lâeau potable.
GDExpert a recueilli le tĂ©moignage de M. Bakayoko Boikhey, responsable de la Gestion Documentaire de lâONEP.
Enjeux
La transformation numĂ©rique de lâONEP cristallise plusieurs enjeux dont les deux principaux sont :
– dâune part un flux trĂšs important de documents qui croit de façon exponentielle. Les clients de lâONEP sont en effet nombreux : outre ses ministĂšres de tutelle, il sâagit de la totalitĂ© de la population ivoirienne (particuliers, entreprises, organisations etc.) qui a accĂšs Ă lâeau potable !
âDans un premier temps, nous avions urgemment besoin dâune solution pour gĂ©rer les nombreux flux documentaires de façon beaucoup plus fluide, et de crĂ©er des flux pour la gestion des courriers entrants, des courriers sortants, et des Ă©changes internes.â
– et dâautre part, anticiper lâĂ©volution de la structure.
A ce jour lâONEP nâa pas encore de concurrent direct, mais lâEtat est en train dâouvrir le marchĂ© Ă la concurrence pour permettre aux diffĂ©rents acteurs du secteur dâintervenir sur toutes les parties du territoire.
âAnticiper cette ouverture en nous dotant dâoutils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compĂ©tence permet de garder un temps dâavance et dâinstaller durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compĂ©tents dans les Ă©volutions futures.â
Le choix dâOnBase
âLe constat Ă©tait simple : nous avions trop de flux documentaires, trop de dossiers, trop de courriers, beaucoup de papier, sans aucune possibilitĂ© de rĂ©duire ces flux qui augmentent toujours. De plus, dans une structure Ă©tatique, nous avons des obligations de conserver les documents.
Il nous fallait donc une solution simple mais robuste, facile à mettre en place mais capable de gérer des situations complexes. »
La mise en place de la solution OnBase et lâadhĂ©sion que rencontrent la transformation numĂ©rique de lâONEP ont fait Ă©cole. LâOffice National de lâAssainissement et du Drainage (ONAD) sâest Ă©galement tournĂ© vers cette solution pour sa gestion documentaire qui comporte des points communs avec les spĂ©cificitĂ©s et les enjeux de lâONEP.
Bénéfices
Le projet sâest mis en place en deux phases :
« Tout dâabord, il a fallu dĂ©finir nos besoins dans un appel dâoffres Ă marchĂ© public, en les dimensionnant de façon Ă pouvoir sâadapter aux Ă©volutions du secteur de lâeau potable.
Ensuite, une fois OnBase retenue comme solution, nous lâavons mise en place dans nos services en suivant la feuille de route Ă©tablie avec les Ă©quipes du prestataire.â
LâONEP, qui ne disposait pas rĂ©ellement dâarchiviste, a ouvert un poste et recrutĂ© une personne dĂ©volue Ă cette fonction essentielle dans la rĂ©ussite de leur transformation numĂ©rique. Lâarchiviste a conduit la partie fonctionnelle, tandis que les Ă©quipes informatiques du partenaire lâaccompagnaient dans la gestion des parties techniques.
âLe projet, initiĂ© par la direction des Ă©tudes et de la planification, sâadressait au personnel de trois autres services. Ensuite, au fur et Ă mesure que nous avancions dans le dĂ©ploiement, il a Ă©tĂ© Ă©largi pour absorber tous les documents, avec un accompagnement dans la formation des personnels concernĂ©s, tout en aidant Ă la mise en service de scanners pour parachever la maĂźtrise totale de la gestion des documents.â
Et demain ?
âUne fois la phase actuelle maĂźtrisĂ©e par toutes les personnes amenĂ©es Ă lâutiliser, et une fois que nous aurons rĂ©ussi Ă atteindre lâobjectif zĂ©ro papier, nous pourrions arriver Ă la signature Ă©lectronique pour authentifier un certain nombre de documents.â
La solution OnBase est un rĂ©el progrĂšs qui s’appuie sur des dĂ©veloppements qui ont fait leurs preuves, surtout quand tout le monde participe pour que ce soit un succĂšs. La qualitĂ© de lâaccompagnement est aussi fondamentale.
âNotre partenaire, la SociĂ©tĂ© de Gestion et de Concept en Informatique (SGCI) est un vĂ©ritable intĂ©grateur de solution. Ils ont en effet su dĂ©ployer et paramĂ©trer tout le projet en sâadaptant pour tout ce qui concerne les parties techniques. Ils nous ont aidĂ© Ă monter en compĂ©tences en expliquant les bonnes pratiques pour modifier les mauvaises habitudes qui freinent lâadoption des changements. Cela facilite le travail de changer ses habitudes pour aller vers le mieux.â
Nous ne saurions mieux dire !
CHAABI LLD
CHAABI LLD est une entreprise créée en 2004 dont la promesse réside dans sa base-line : la location longue durée en toute simplicité.
SociĂ©tĂ© anonyme Ă conseil dâadministration de droit marocain, elle offre Ă ses clients, des PME, de grandes entreprises, et des administrations, des solutions de location longue durĂ©e de flottes de vĂ©hicules utilitaires et particuliers dont le tonnage est infĂ©rieur Ă 3.5 tonnes.
Filiale du Groupe Banques Populaires, CHAABI LLD bĂ©nĂ©ficie de deux atouts dĂ©cisifs : lâappui dâun groupe puissant, et le savoir-faire dâune Ă©quipe de professionnels.
ConfrontĂ©e Ă une demi-douzaine de concurrents sur son territoire et ses cĆurs de mĂ©tier, lâentreprise se dĂ©marque par une grande qualitĂ© dâĂ©coute et un trĂšs haut niveau de service.
Dans le quotidien, lâentreprise CHAABI LLD doit gĂ©rer les donnĂ©es relatives aux flottes de vĂ©hicules louĂ©s, celles affĂ©rentes Ă ses clients, et celles propres Ă lâentreprise.
Enjeux
Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD depuis 2018 qualifie elle-mĂȘme son entreprise âdâentreprise de paperasseâ !
âAvec la gestion des dossiers de prĂšs de 600 clients et 9 000 vĂ©hicules louĂ©s sur des pĂ©riodes allant de 4 Ă 5 ans, il faut gĂ©rer des milliers de donnĂ©es de tarification, facturation clients et fournisseurs, gestion des entretiens, documents de bord, de cession, des contraventions – la liste des documents attachĂ©s Ă chaque dossier est longue, Ă laquelle sâajoutent les activitĂ©s habituelles dâune entreprise qui emploie plus dâune cinquantaine de personnes. â
Il fallait donc rapidement trouver une solution dâautomatisation, de digitalisation, et dâarchivage qui puisse ensuite ĂȘtre Ă©tendue aux diffĂ©rentes activitĂ©s et services de lâentreprise.
Les enjeux étaient donc de simplifier les accÚs aux documents, assurer leur traçabilité, automatiser leur traitement, et les archiver selon des critÚres facilement compréhensibles par toutes celles et ceux qui devraient ensuite utiliser ces documents.
Le choix dâOnBase
LorsquâAsmaa Hari propose au groupe Banques Populaires lâadoption dâune solution de dĂ©matĂ©rialisation et de gestion documentaire, elle rĂ©alise son propre benchmark en interrogeant directement les clients qui utilisent les 4 ou 5 solutions quâelle a au prĂ©alable repĂ©rĂ©.
Ses critÚres sont à la fois simples et rigoureux : les développements possibles, le workflow, les prestations proposées.
â Je mâarrĂȘte rapidement sur OnBase qui rĂ©pond Ă 99 % de ma problĂ©matique !Â
La solution est particuliĂšrement flexible, Ă©volutive Ă 360°, adaptable Ă mes ERP, ouverte avec une grande variĂ©tĂ© dâAPI et surtout, GDScan, filiale de GDExpert, partage nos prĂ©occupations dâĂ©coute client et de sens du service. La grande disponibilitĂ© et le profil de notre interlocuteur, qui est aussi compĂ©tent commercialement que techniquement, a fait aussi rapidement la diffĂ©rence avec les autres solutions.â
â Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD
Câest donc tout autant une solution quâun prestataire partenaire qui a Ă©tĂ© choisi.
Bénéfices
âPiloter la direction dâune GED, câĂ©tait pour moi avec lâobjectif non seulement de gagner du temps, mais surtout de ne pas en perdre !Â
Nous sommes passĂ©s du tout manuel Ă lâautomatisation. Avant, quand on avait besoin dâinfo, il fallait faire appel Ă un archiviste – avec comme corollaire les temps dâattente pour accĂ©der Ă des informations, qui en bout de course, nâĂ©taient pas ou plus forcĂ©ment disponibles. Avec la survenue de la Covid, le tĂ©lĂ©travail sâest accentuĂ© et le besoin dâaccĂ©der aux documents encore plus !
A lâorigine destinĂ©e plus spĂ©cifiquement Ă la direction technique, la GED sâest retrouvĂ©e rapidement indispensable Ă presque tout le monde ! â
En 2021, câest la direction financiĂšre qui sâengage dans le processus pour la gestion des factures fournisseurs.
âAujourdâhui, plus de 200 types de documents sont traitĂ©s par nos diffĂ©rents services. Multipliez par le nombre de dossiers, vous aurez une idĂ©e vertigineuse de la masse de donnĂ©es traitĂ©es !â
DisponibilitĂ© de l’info, automatisation, et facilitĂ© de gestion, tout le monde y gagne, clients et collaborateurs.
âPlus de photocopies qui se perdent, on sait oĂč est chaque document rapidement, qui lâa utilisĂ© pour en faire quoi. Et de façon pragmatique, cela gĂ©nĂšre beaucoup moins de coĂ»t. CouplĂ© avec un outil de capture, je peux exporter notifier etc. En plus, pas besoin de formation technique, câest simple, rapide, et efficace.Â
En ce qui concerne la gestion des contraventions par exemple, nous avons quasiment gagnĂ© 2 jours de traitement par semaine ! Imaginez 1000 contraventions, scannĂ©es et injectĂ©es y compris dans lâextranet client, avec les copies indexĂ©es, le client notifiĂ© via le workflow !Â
Câest Ă peu prĂšs la mĂȘme chose pour les factures fournisseurs. Nous avons gagnĂ© 2 Ă 3h par jour et par service !â
Et demain ?
â A lâhorizon 2025, dâune sociĂ©tĂ© de paperasse, nous avons pour objectif de passer Ă une sociĂ©tĂ© zĂ©ro papier dont tous les processus seront automatisĂ©s !â
CHAABI LLD a pour ambition de transposer lâautomatisation de la gestion des donnĂ©es Ă tous ses services (financier, ressources humaines etc.) pour la plupart des tĂąches automatisables Ă accomplir. De quoi libĂ©rer du temps pour se consacrer plus encore Ă ce qui fait leur force : lâĂ©coute et le service client.
LâĂ©quipe GDScan est trĂšs fiĂšre de les accompagner dans cet objectif ambitieux mais atteignable !
LONACI
La LONACI a optĂ© il y a 2 ans pour la solution OnBase. Jusquâalors, lâarchivage et la recherche des documents sâeffectuaient manuellement. En choisissant cet acteur majeur de la dĂ©matĂ©rialisation Ă savoir « Onbase », la LONACI, qui traite une trentaine de courriers et importe prĂšs de 600 lots dâarchives chaque jour, a totalement rĂ©volutionnĂ© sa gestion des archives et le traitement de lâinformation.
La Loterie Nationale a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme dâune loterie simple. Lâexploitation et la gestion du concept ont Ă©tĂ© confiĂ©es Ă la Loterie Nationale de CĂŽte dâIvoire (LONACI), sociĂ©tĂ© dâEtat constituĂ©e par le dĂ©cret n°355 du 26 mars 1970
En 1980, Ă la faveur dâune rĂ©forme du secteur parapublic, la SociĂ©tĂ© dâEtat est transformĂ©e en Etablissement Public Ă CaractĂšre Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique sâest avĂ©rĂ© incompatible avec lâactivitĂ© dĂ©volue Ă la LONACI.
Le dĂ©cret n°90/121 du 7 fĂ©vrier 1990, fonde en lieu et place de lâEPIC, une SociĂ©tĂ© dâEconomie Mixte de type particulier dotĂ©e dâun capital social de 400 000 000 F CFA ainsi rĂ©parti : Etat de CĂŽte dâIvoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.
La Loterie Nationale de CĂŽte dâIvoire (LONACI) offre la possibilitĂ© aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il sâagit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.
Enjeux
LONACI se devait de passer Ă la dĂ©matĂ©rialisation et de rĂ©duire drastiquement la masse de papier considĂ©rable traitĂ©e chaque jour. Lâarchivage se faisait de maniĂšre physique dans le dĂ©pĂŽt dâarchives, la recherche Ă©tait manuelle et la transmission du courrier sâeffectuait dans les diffĂ©rentes directions et services avec des parapheurs. InitiĂ© par la DSI (Direction des SystĂšmes dâInformation), le projet (dans sa phase pilote) sâest donc essentiellement portĂ© sur les documents de la Direction FinanciĂšre et ComptabilitĂ© et le service courrier.
Le choix dâOnBase
LâarrivĂ©e, il y a 2 ans, dâun archiviste spĂ©cialisĂ© ne suffisait pas pour mettre en place une solution dâune telle ampleur.
Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait dĂ©terminer les types de documents produits, valider la durĂ©e utilitĂ© administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait Ă©galement dĂ©finir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. Câest la SGCI qui sâest chargĂ© des diffĂ©rents audits et de produire un document de cadrage.
LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :
- Une sĂ©curitĂ© de lâinformation garantie sur la plateforme
- Un contrĂŽle de lâaccĂšs aux donnĂ©es
- La possibilité de modification et de classement des documents
Bénéfices
Aujourdâhui lâensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour lâimportation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour lâarchivage numĂ©rique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considĂ©rable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de lâinformation. Les employĂ©s nâont plus Ă circuler avec des parapheurs depuis lâautomatisation de certaines tĂąches.
Plus besoin de fouiller dans les cartons dâarchives. Avec cet archivage numĂ©rique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grĂące au moteur de recherche.
Et demain ?
La formation et lâintĂ©gration de la solution se font par Ă©tapes. Les rĂ©sultats probants, rapportĂ©s par la direction pilote de lâopĂ©ration ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquĂ©es dans cette dĂ©marche, invitent dĂ©sormais Ă Ă©tendre la solution auprĂšs de tous leurs collaborateurs au siĂšge comme en agence.
Saham Assurance

SAHAM Assurance
Le groupe SANLAM, nĂ© en 1918, est un groupe d’assurances et de services financiers polyvalent. ImplantĂ© en Afrique du Sud, le groupe est mondialement connu comme Ă©tant un acteur majeur des services financiers.
Son histoire et son dĂ©veloppement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourdâhui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur dĂ©veloppement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier lâInde, le Liban et la Malaisie.
Câest en 2018 que le groupe SAHAM cĂšde son pĂŽle finance Ă SANLAM. Un rapprochement stratĂ©gique permettant Ă SANLAM Assurance de devenir un assureur prĂ©sent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable dâamĂ©liorer et de dĂ©velopper lâactivitĂ© sur de nouveaux marchĂ©s. Ce qui est le cas notamment Ă Madagascar. Le  groupe propose Ă la fois des produits dâassurance Vie et Non Vie. PlutĂŽt orientĂ©e vers les entreprises, la filiale Ă Madagascar sâouvre progressivement au marchĂ© des particuliers. Ă Madagascar, le marchĂ© de l’assurance reprĂ©sente aujourdâhui 1% du PIB, mais devrait connaĂźtre une forte croissance dans les prochaines annĂ©es du fait de lâĂ©ducation de la population aux produits dâassurances et Ă leur changement de comportement vis-Ă -vis des produits et services financiers.
La vĂ©ritable valeur ajoutĂ©e de SAHAM Assurance repose sur un service de qualitĂ©, la diversitĂ© des produits et services proposĂ©s, une trĂšs grande rĂ©activitĂ© notamment dans le traitement des sinistres et lâindemnisation. Le Groupe mise sur une capacitĂ© dâanticipation des Ă©volutions du marchĂ© pour proposer des services innovants Ă ses clients.
Enjeux
Madame JoĂ© Vinette, auditrice interne, chargĂ©e du contrĂŽle, des plans dâaudit, de lâanalyse du risque et de la conformitĂ© en sein de lâentreprise, nous prĂ©sente les enjeux de la dĂ©matĂ©rialisation et du nouveau systĂšme dâinformation.
Elle nous explique quâelle a choisi la solution OnBase avec la mĂȘme exigence et la mĂȘme rigueur quâelle applique Ă son travail au quotidien. Ce qui Ă©tait important pour lâentreprise, câĂ©tait de favoriser la rĂ©activitĂ© des services et ĂȘtre plus proche des clients. Il sâagissait aussi dâamĂ©liorer la communication interne et rĂ©duire les coĂ»ts liĂ©s au traitement des dossiers clients. PortĂ©e par la Direction gĂ©nĂ©rale, cette dĂ©cision est le fruit dâune volontĂ© du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximitĂ© des clients et la rĂ©activitĂ©. Câest Ă©galement le besoin dâĂȘtre plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de lâentreprise ont Ă©tĂ© impliquĂ©s dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle mĂ©thode de travail grĂące Ă lâoutil OnBase. De la production Ă la comptabilitĂ© en passant par le service sinistre, toutes et tous ont Ă©tĂ© mobilisĂ©s pour sâapproprier lâoutil et enrichir leurs mĂ©thodes de travail.
Madame Vinette nous raconte quâavant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.
Aujourdâhui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront Ă©galement scanner les courriers clients pour garder une trace numĂ©rique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le dĂ©but de lâannĂ©e, lâentreprise ne traite plus de courrier papier.
Le choix dâOnBase
Les prĂ©requis et critĂšres de dĂ©cisions ont Ă©tĂ© la fiabilitĂ© du systĂšme et la sĂ©curitĂ© des donnĂ©es. Il fallait   que lâoutil puisse accueillir le plan de classement de façon numĂ©risĂ©e. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels mĂ©tiers.
Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce systÚme. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.
… Le choix dâOnBase
Les raisons Ă©taient quâils Ă©taient recommandĂ©s par les SI, quâils bĂ©nĂ©ficient dâune grande expĂ©rience, que la qualitĂ© de service nâest plus Ă dĂ©montrer et surtout que la sĂ©curitĂ© est leur point fort. Tous ces Ă©lĂ©ments ont Ă©tĂ© dĂ©terminants dans le processus de prise de dĂ©cision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la cĂ©lĂ©ritĂ©, la prĂ©cision et la traçabilitĂ© documentaire.
Utilisation & bénéfices
Maintenant, tous les courriers sont numĂ©risĂ©s et classĂ©s. Câest un gain de temps considĂ©rable pour lâentreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le systĂšme. Les utilisateurs se sont appropriĂ© lâoutil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accĂ©lĂ©rer ce processus. Le temps gagnĂ© pourra ĂȘtre utilisĂ© pour amĂ©liorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considĂ©rablement amĂ©liorer lâexpĂ©rience client. ââLâentreprise pourra passer plus de temps Ă expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matiĂšre dâassuranceââ explique Mme Vinette.
Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec lâensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines dâĂ©changes par courrier se fait aujourdâhui dans la journĂ©e. Câest une vĂ©ritable amĂ©lioration de lâefficacitĂ© et un gain de productivitĂ©.
ââSAHAM Assurance câest plus de 500 documents traitĂ©s par jour, soit environ 10 000 documents traitĂ©s par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire IntĂ©grateur KEPLER-DIGITAL est facile Ă utiliser, elle est aussi trĂšs ergonomique. Le systĂšme est globalement trĂšs pratique, bien organisĂ© et structurĂ©.ââ prĂ©cise Mme Vinette.
Cette solution pourra trĂšs certainement ĂȘtre Ă©tendue Ă lâensemble des filiales du groupe.
TOTAL ALGĂRIE
Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa rĂ©putation dâexpertise et dâexcellence, Total AlgĂ©rie se devait dâaccompagner la transformation digitale opĂ©rĂ©e dans tout le pays. Avec un volume considĂ©rable de documents traitĂ©s chaque jour, Total AlgĂ©rie, en choisissant cet acteur majeur de lâarchivage, poursuit ses engagements en terme de dĂ©matĂ©rialisation.
 « Aujourdâhui nous avons une solution dâarchivage complĂšte : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier
2 filiales une ambition commune :
PortĂ©es par la vision dâĂȘtre un contributeur engagĂ© Ă la sociĂ©tĂ© et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algĂ©riennes de TOTAL comptent devenir un acteur clĂ© en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.
Total Bitumes AlgĂ©rie SPA opĂšre dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallĂšle, Total Lubrifiants AlgĂ©rie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volontĂ© dâaccompagner le dĂ©veloppement Ă©conomique du pays en lançant de nouveaux programmes dâinvestissements importants mis en place au fil des ans.
Enjeux
Total AlgĂ©rie devait sâĂ©quiper dâune solution dâarchivage puissante pour faciliter lâaccĂšs Ă la masse de documents que lâentreprise traite. Il leur Ă©tait nĂ©cessaire de gagner en autonomie et en temps opĂ©rationnel. La solution OnBase a donc Ă©tĂ© mise en place par les intĂ©grateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprĂšs de diffĂ©rents services, des tests, des prĂ©mices dâutilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid sâimpose.
Et la Covid ?
Lâinstallation de la solution OnBase et les formations associĂ©es ont prĂ©cĂ©dĂ© la crise sanitaire. Une vĂ©ritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait Ă©tĂ© profondĂ©ment diffĂ©rente et aurait mis la filiale en difficultĂ©. Lâabsence du chĂŽmage partiel en AlgĂ©rie et lâautomatisation du travail Ă domicile ont permis aux salariĂ©s dâutiliser la plateforme Ă distance et dâĂ©changer des documents grĂące Ă OnBase trĂšs facilement.
Utilisation & Bénéfices
Total Bitumes AlgĂ©rie SPA et Total Lubrifiants AlgĂ©rie SPA ne sont pas passĂ©s par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de lâempirisme. UtilisĂ© et reconnu pour son extrĂȘme efficacitĂ© et simplicitĂ© dans dâautres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait dĂ©jĂ fait largement ses preuves.
En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualitĂ©-prix, mais Ă©galement pour lâaccompagnement personnalisĂ© et professionnel proposĂ© par notre partenaire local SG SOFTWARE.
… Utilisation & BĂ©nĂ©fices
Il Ă©tait sur la table de discussion algĂ©rienne depuis 2018. Le projet nâavait pas abouti Ă lâĂ©poque avant dâĂȘtre repris par Thomas MLODZINSKI :
« Jâai dĂ©terrĂ© ce projet de dĂ©matĂ©rialisation, sans chercher particuliĂšrement la comparaison avec dâautres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les diffĂ©rentes filiales de Total mâen avaient fait ».
Tous les services ont bĂ©nĂ©ficiĂ© des nombreux avantages dâOnBase, notamment en termes de :
- Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
- AccĂšs Ă distance: lâaccĂšs Ă©tait auparavant extrĂȘmement complexe une fois un document scannĂ© et dĂ©posĂ© dans un dossier partagĂ©
- Charge de lâindexation, tout particuliĂšrement optimisĂ©e
- Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel
Et demain ?
Maintenant que la filiale a franchi cette 1Ăšre Ă©tape de dĂ©matĂ©rialisation, il est impĂ©ratif dâassurer la pĂ©rennitĂ© de la solution et que diffĂ©rents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le systĂšme. Il ne sâagit plus dâintĂ©grer mais dâutiliser de façon optimale la solution. Lâenjeu N°1 est dâabord un retour sur investissement et un vrai travail de retour dâexpĂ©riences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et mâassurer quâelle est bien utilisĂ©e. » prĂ©cise Thomas MLODZINSKI.
« Pour lâinstant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », nĂ©anmoins, lâĂ©tape suivante serait dâĂ©voluer vers le dĂ©veloppement des workflows, notamment ceux recommandĂ©s par le groupe.
Globalement, lâobjectif est de poursuivre lâeffort de dĂ©matĂ©rialisation qui repose sur les fondations dâOnBase.
MAJOREL
MAJOREL
Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a choisi la solution OnBase pour répondre à de multiples enjeux liés à ses objectifs de croissance et de développement.
LâactivitĂ© du groupe couvre aujourdâhui six spĂ©cialitĂ©s :
â la digitalisation du parcours client,
â la conquĂȘte de clientĂšle,
â lâenrichissement de la relation client,
â la fidĂ©lisation de la clientĂšle,
â le dĂ©veloppement des ventes,
â la sĂ©curisation des flux financiers.
Majorel est lâalliance stratĂ©gique nĂ©e en 2019 entre deux grands groupes Bertelsmann et Saham. Bertelsmann est un groupe Allemand qui propose des services de mĂ©dias, de publicitĂ© et de communication et Saham est le spĂ©cialiste Marocain de lâexternalisation. Ces deux groupes partageaient dĂ©jĂ une collaboration fructueuse Ă travers Arvato, une entreprise dĂ©diĂ©e Ă la relation client.
Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a rĂ©alisĂ© en 2018 un chiffre dâaffaires dâenviron 341 MâŹ. Les prestations de service sâarticulent autour du service client, du programme de fidĂ©litĂ©, du Social CRM, de lâabonnement et de la gestion de documents (e-contrat, e-facture, etc.).
Enjeux
Les enjeux pour Majorel sont multiples. Majorel souhaite dĂ©velopper son activitĂ© Ă lâinternational, notamment en Asie et en AmĂ©rique. Le rĂŽle des centres dâappels offshore Ă©tait jusquâĂ maintenant simplement une question de rĂ©duction des coĂ»ts de la gestion de la relation client. Seulement lâactivitĂ© Ă©conomique et la pression sur les marchĂ©s ont obligĂ© les sociĂ©tĂ©s comme Majorel Ă monter en gamme. Cet objectif de croissance et de dĂ©veloppement passe notamment par la formation, de la fidĂ©lisation des collaborateurs et lâaugmentation de la qualitĂ© des prestations.
Majorel est lâexemple typique de lâentreprise internationale capable de combiner culture et savoir-faire pour se dĂ©velopper et conquĂ©rir de nouveaux marchĂ©s. Face aux opportunitĂ©s et aux menaces qui pĂšsent sur le secteur de la gestion de la relation client (GRC), Majorel doit faire face aux baisses de budget dans certains secteurs et des contrainte de coĂ»ts dans dâautres. Câest pourquoi lâĂ©largissement de la clientĂšle Ă dâautres secteurs dâactivitĂ©s que les tĂ©lĂ©coms, comme la banque et lâassurance, est devenue indispensable.
Une nouvelle opportunitĂ©Â se prĂ©sente aussi Ă Majorel, celle des missions de Front office (Accueil clients, prise de rendez-vous, etc.) et de back office (reporting, archivage, etc.). Cette croissance doit impĂ©rativement sâappuyer sur une croissance endogĂšne et sur lâamĂ©lioration des process.
Le choix d’OnBase
Pour amĂ©liorer ses process et renforcer son efficacitĂ© opĂ©rationnelle, Majorel a choisi la solution OnBase. « à lâorigine nous avions besoin de dĂ©matĂ©rialiser les factures, de passer du papier Ă lâĂ©lectronique », prĂ©cise Kaouthar HABACH, Chef de projet IT.
Dans un groupe comme Majorel la gestion du papier et des processus de prise de dĂ©cision Ă©tait devenue une vĂ©ritable source de perte de profit. Il Ă©tait devenu indispensable pour Majorel de mettre en Ćuvre une amĂ©lioration des process et innover dans les procĂ©dĂ©s. Changer la façon de travailler pour gagner en efficacitĂ© et en rapiditĂ©. « Avant, pour prendre une dĂ©cision ou faire valider un document, il fallait attendre plusieurs jours et parfois plusieurs semaines. CâĂ©tait devenu trĂšs compliquĂ© de travailler avec des processus de validation trop long », ajoute M. HABACH. En effet, le nombre important de direction pouvant intervenir sur un dossier rendait les circuits de validation trĂšs complexe et lourds Ă gĂ©rer. Aujourdâhui, tout est numĂ©risĂ©, les documents peuvent ĂȘtre validĂ©s instantanĂ©ment par les diffĂ©rentes directions (Information, Juridique, Achat, Com, OpĂ©ration, Moyens gĂ©nĂ©raux, etc.).
Comme le rappelle M. HABACH : « Il ne faut pas oublier que Majorel est un groupe international, qui compte prĂšs de 50 000 collaborateurs rĂ©partis dans plusieurs pays en Afrique et en Europe. Aujourdâhui, OnBase est la solution qui a Ă©tĂ© choisie pour automatiser les processus et sĂ©curiser nos documents sensibles. OnBase a rĂ©duit les coĂ»ts de traitement des documents, amĂ©liorĂ© les processus, augmentĂ© notre productivitĂ©Â et rĂ©duit les coĂ»ts de stockage. Cette solution a Ă©galement lâimmense avantage de sâintĂ©grer Ă nos applications mĂ©tiers. Donc sans changer nos façons de faire, nous les avons amĂ©liorĂ©es ».
Au sein de Majorel, ce sont les services Financiers et SI qui ont Ă©tĂ© Ă lâorigine de la recherche dâune solution. Les attentes se posaient en termes dâefficacitĂ© et de coĂ»t pour lâorganisation : « Nous avons souhaitĂ© supprimer le papier dans le traitement des factures, et nous voulions une solution Ă©volutive pour Ă©tendre la digitalisation Ă dâautres process ». La recherche de solution a Ă©tĂ© rapide et simple, OnBase sâest prĂ©sentĂ©e comme Ă©tant la solution la plus rapide Ă mettre en Ćuvre et la plus flexible pour rĂ©pondre Ă lâensemble des besoins de Majorel. Assurer la transformation numĂ©rique de Majorel Ă©tait une prioritĂ© et un enjeu majeur pour maintenir un avantage compĂ©titif ».
La prĂ©sence de GDExpert sur le marchĂ© Africain a Ă©tĂ© un Ă©lĂ©ment dĂ©cisif dans le processus de prise de dĂ©cision : pouvoir accĂ©der Ă son fournisseur sur place est la garantie dâun bon service aprĂšs-vente et dâune bonne comprĂ©hension des enjeux et des besoins.
Utilisation & bénéfices
A lâorigine la solution OnBase Ă©tait principalement utilisĂ©e par le service facturation. Les bĂ©nĂ©fices apportĂ©s par la solution ont rapidement permis de faire Ă©voluer son implĂ©mentation au niveau de lâensemble des workflow, notamment la gestion des contrats, la gestion de bons de commande, les notes de frais, les ordres de mission, la demande de projet et dâinvestissement, et la gestion des projets dans leur ensemble.
« Aujoudâhui, OnBase est implĂ©mentĂ© dans toutes les directions, et nous rĂ©flĂ©chissons Ă une mise en Ćuvre globalisĂ©e sur lâensemble de nos sites Ă lâinternational ».
GrĂące Ă OnBase, nous avons gagnĂ© en rapiditĂ©, en visibilitĂ© sur les projets, ainsi que dans nos process de suivi et de validation. Un grand plus Ă©galement est la possibilitĂ© de reprendre lâhistorique plus facilement.
Enfin, « la version mobile apporte un plus considérable pour les collaborateurs en déplacement ».
LEM

Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes dâAlger
Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes (LEM) dâAlger a choisi OnBase. Le choix de cette expertise, de sa flexibilitĂ© et de son efficacitĂ© ont conquis lâensemble des directions et des dĂ©partements de lâentreprise. Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes, dont le siĂšge social est Ă Alger, a Ă©tĂ© crĂ©Ă© en 1979 et comprend Ă©galement deux antennes situĂ©es Ă lâest et Ă lâouest du pays.Â
Bureau dâĂtudes dâingĂ©nierie, il intervient dans toutes les activitĂ©s liĂ©es aux infrastructures portuaires et maritimes (ingĂ©nierie, simulation en laboratoire, expertise, environnement, reconnaissance sous-marine, assistance Ă maitrise dâouvrage) mais aussi dans le domaine hydraulique des barrages (reconnaissances et simulation en laboratoire). Leader dans le domaine maritime Ă lâĂ©chelle nationale, il dispose dâoutils numĂ©riques performants au service de ses clients de premier plan : ministĂšres et entreprises publiques ou privĂ©es des secteurs de lâhydraulique, de lâindustrie et de lâĂ©nergie, en AlgĂ©rie ou Ă lâinternational.
Enjeux
Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes est amenĂ© Ă gĂ©rer et conserver un important fonds documentaire, qui ne cesse par ailleurs de se dĂ©velopper et de sâenrichir. La recherche et lâexploitation des donnĂ©es sâĂ©tant complexifiĂ©es au fil des annĂ©es, il Ă©tait devenu indispensable de mettre Ă niveau son systĂšme dâinformation afin dâautomatiser les pratiques et dâamĂ©liorer la communication au sein de ses structures. Il a ainsi Ă©tĂ© dĂ©cidĂ© dĂšs 2017 de mettre initialement en place un outil de Gestion Ălectronique de Documents performant.
Le choix dâOnBase
OnBase a Ă©tĂ© sĂ©lectionnĂ© aprĂšs Ă©tude de marchĂ© car cette solution Ă©tait la plus Ă mĂȘme de gĂ©rer non seulement les documents (GED) mais aussi les diffĂ©rents contenus de lâentreprise (ECM). Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes Ă©tait Ă la recherche dâune solution flexible, offrant une gestion centralisĂ©e et efficace des documents, permettant dâamĂ©liorer les processus de lâentreprise et dâaccĂ©lĂ©rer les prises de dĂ©cision.
« Lâexpertise dâOnBase sâest avĂ©rĂ©e particuliĂšrement convaincante dans sa capacitĂ© Ă concrĂ©tiser les besoins identifiĂ©s mais aussi par ses fonctionnalitĂ©s de traçabilitĂ©, de sĂ©curisation et de confidentialitĂ© des donnĂ©es traitĂ©es » prĂ©cise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de lâInformation de lâentreprise LEM.
Un projet pilote intĂ©grant le management de la qualitĂ©, le service documentation et le dĂ©partement Finances et ComptabilitĂ© a dâabord Ă©tĂ© Ă©laborĂ©. Il a permis de gagner en visibilitĂ© sur lâinformation et lâautomatisation optimales des processus de gestion. La solution sâest ensuite progressivement dĂ©ployĂ©e pour rĂ©pondre aux besoins des diffĂ©rentes structures de lâentreprise telles que celle des ressources humaines et de la direction technique en passant par le service « bureau des marchĂ©s ».
Ainsi, plusieurs process ont Ă©tĂ© automatisĂ©s au sein du LEM, dont un workflow pour le traitement et suivi des courriers, des consultations et des appels dâoffres, et dâautres pour la gestion interne des dossiers (facturations et demandes de documents internes).
Bénéfices
Le LEM traite chaque jour plus de 60 dossiers et jusquâĂ 100 documents, que la plateforme collaborative OnBase et son interface interactive gĂšrent avec facilitĂ©. La solution permet au quotidien dâĂ©conomiser du temps Ă chaque Ă©tape du process, quâil sâagisse de chercher de lâinformation, de prendre une dĂ©cision ou dâarchiver des donnĂ©es.
En 30 mois, de la configuration du systĂšme jusquâĂ la formation des utilisateurs, OnBase a contribuĂ© Ă amĂ©liorer significativement la collecte dâinformations et la crĂ©ation de nouvelles connaissances organisationnelles. Lâentreprise a Ă©galement pu dĂ©velopper simultanĂ©ment lâinnovation technique et lâamĂ©lioration des processus de production en les automatisant avec les workflows dâOnBase. Les tableaux de bord offrent une visibilitĂ© totale des processus et permettent de suivre en temps rĂ©el leur Ă©volution et des prises de dĂ©cision rapides.
 Et demain ?
De nouvelles passerelles avec les applications mĂ©tiers vont encore ĂȘtre dĂ©veloppĂ©es afin de gĂ©rer tous les documents et informations du LEM et tenter dâatteindre Ă terme lâobjectif de « zĂ©ro papier »
BP SHORE BACK OFFICE

BP Shore Back Office
BP Shore Back Office a choisi OnBase pour la puissance de ses fonctionnalitĂ©s et la qualitĂ© de son accompagnement. Tout sauf un pari : le choix mĂ»rement rĂ©flĂ©chi dâun dĂ©veloppement rĂ©ussi.
SituĂ©e au Maroc, Ă Casablanca, BP SHORE BACK OFFICE est une filiale du groupe Banque Populaire. SpĂ©cialisĂ©e dans le traitement du Back Office bancaire, elle assure la gestion dĂ©lĂ©guĂ©e des processus dâaffaires des 1600 agences du Groupe sur le territoire marocain. Son expertise dans la gestion des services financiers externalisĂ©s couvre plusieurs domaines dâactivitĂ©s tels que : Flux domestique, CrĂ©dits, Trade Finance, Epargne & Comptes, compliance et gestion des donnĂ©es.
Enjeux
Le business model de lâentreprise, qui doit traiter tous les traitements back office de toutes les agences mais aussi des diffĂ©rentes filiales du Groupe, a toujours intĂ©grĂ© la transformation numĂ©rique. Dans cette optique, lâintĂ©gration dâune solution de gestion Ă©lectronique des documents est vite apparue indispensable.
« Nous Ă©tions Ă la recherche dâune solution qui puisse nous permettre de traiter et de sauvegarder le riche patrimoine documentaire de lâensemble de nos agences.»
M. Mohamed AIT ALI (Responsable BO Cash & Data Management de BP Shore Back Office)
Le choix dâOnBase
BP SHORE BACK OFFICE a Ă©tudiĂ© les propositions de plusieurs prestataires avant de choisir OnBase et son partenaire GDScan filiale de GDExpert. « Nous avons dĂ©cidĂ© dâacquĂ©rir OnBase avec ses diffĂ©rents modules, des plus simples au plus complexes, afin de bĂ©nĂ©ficier dâune plateforme de produits et de services de qualitĂ© Ă coĂ»t optimisĂ©. Cette solution modulable mais aussi extensible prĂ©sente beaucoup dâatouts en terme de fonctionnalitĂ©s. Par ailleurs, aucun autre prestataire ne nous proposait un accompagnement aussi poussĂ©, tant en terme dâassistance que de partenariat », prĂ©cise M. Ait Ali.
Bénéfices
Certaines fonctionnalitĂ©s clĂ© dâOnBase, comme le pilotage automatique des scanners de production, la sĂ©paration/assemblage automatique des documents, la possibilitĂ© de mettre en Ćuvre des circuits de production complexes trĂšs facilement, et rapidement dĂ©ployables auprĂšs des utilisateurs de production apportent un vrai bĂ©nĂ©fice plĂ©biscitĂ© par les utilisateurs dâOnBase au sein de lâentreprise. Le module dâexport/import en masse, afin de communiquer avec dâautres systĂšmes GED / MĂ©tiers, ainsi que la puissance du moteur de workflow pour le dĂ©ploiement des cycles de vie des documents, la multiplicitĂ© des modules, et leurs installations simplifiĂ©es, sont Ă©galement trĂšs apprĂ©ciĂ©es.
Et demain ?
BP SHORE BACK OFFICE compte Ă©tendre lâutilisation de cette solution en la mutualisant auprĂšs de lâensemble des diffĂ©rentes agences et filiales du Groupe. Elle envisage Ă©galement dâacquĂ©rir dâautres services proposĂ©s par GDExpert, peut-ĂȘtre notamment dans le domaine de lâautomatisation des comptes de la banque.
« Nous aurons beaucoup Ă faire pour les prochaines annĂ©es, et notre objectif est dâĂ©tablir un vĂ©ritable partenariat sur la durĂ©e avec GDExpert ! », conclut M. Ait Ali.
ALGERIAN QATARI STEEL
Lâentreprise industrielle Algerian Qatari Steel a choisi OnBase pour faciliter la gestion de nombreux documents produits chaque jour, liĂ©s notamment Ă la construction en cours des diffĂ©rents bĂątiments de son usine. Une solution jugĂ©e idĂ©ale par ses utilisateurs, ingĂ©nieurs comme administrateurs.
Enjeux
AQS est une sociĂ©tĂ© rĂ©cente, crĂ©Ă©e en dĂ©cembre 2013 et employant plus de 1100 salariĂ©s. Elle opĂšre dans le secteur de lâindustrie sidĂ©rurgique et se consacre Ă la production et Ă la distribution de fil machine et de rond Ă bĂ©ton. Ses clients sont majoritairement des entreprises de BTP spĂ©cialisĂ©es dans la construction mais AQS travaille aussi pour des particuliers.
« Nous sommes Ă©quipĂ©s de la technologie la plus avancĂ©e au monde et notre sociĂ©tĂ© occupe une place importante sur la carte de lâindustrie sidĂ©rurgique nationale » prĂ©cise M. Habib Kidri, chef de dĂ©partement Base de donnĂ©es et dĂ©veloppement au sein de la sociĂ©tĂ©.
Le choix dâOnBase
AQS utilisait au préalable une autre solution de gestion de documents, qui était elle aussi adaptée à son activité industrielle. Elle a toutefois décidé de changer de prestataire pour gagner en efficacité.
« Nous avons choisi OnBase aprĂšs avoir effectuĂ© une Ă©tude de marchĂ© car elle Ă©tait la solution qui rĂ©pondait le mieux Ă nos critĂšres »,ajoute M. Kidri. « Les deux principaux points qui nous ont convaincus Ă©tant lâexpertise dâOnBase et sa capacitĂ© Ă couvrir tous les besoins identifiĂ©s par nos Ă©quipes de production. »
… Le choix dâOnBase
Avec OnBase, AQS a ainsi trouvĂ© la solution la plus adaptĂ©e Ă son activitĂ© de gestion des plans de construction de son usine. Ses utilisateurs sont principalement des planificateurs, des ingĂ©nieurs de suivi, des contrĂŽleurs document et bien sĂ»r leurs responsables, soit une cinquantaine de salariĂ©s au total. OnBase leur permet ainsi de traiter plus dâune centaine de documents chaque jour.
Bénéfices
Parmi les principaux bĂ©nĂ©fices dâOnBase pour ses utilisateurs : la simplicitĂ© de lâorganisation en arborescence de lâarchive et la rapiditĂ© de traitement de documents automatiquement et directement accessibles.
« Nous avions Ă©galement besoin dâassurance quant Ă la traçabilitĂ©, la sĂ©curisation et la confidentialitĂ© des donnĂ©es traitĂ©es. Et nous avons sur ce point aussi Ă©tĂ© conquis », se rappelle M. Kidri.
Et demain ?
Le rĂ©sultat est lĂ : AQS compte Ă lâavenir dĂ©ployer la GED OnBase auprĂšs de lâensemble de ses services. Avec Ă terme un objectif net et prĂ©cis : passer au zĂ©ro document papier, tout simplement.
LNCPP
LE LNCPP a choisi OnBase pour digitaliser et gérer les trÚs nombreux dossiers et documents essentiels à son activité scientifique et technique.
Le choix de cette expertise, de sa flexibilitĂ© et de son efficacitĂ© ont conquis lâensemble des directions et des dĂ©partements de lâentreprise. Le Laboratoire dâĂtudes Maritimes, dont le siĂšge social est Ă Alger, a Ă©tĂ© crĂ©Ă© en 1979 et comprend Ă©galement deux antennes situĂ©es Ă lâest et Ă lâouest du pays.Â
Le Laboratoire National de ContrĂŽle des Produits Pharmaceutiques utilise OnBase pour faciliter lâarchivage et la consultation de ses trĂšs nombreux et volumineux documents. Une solution innovante qui a vite fait lâunanimitĂ©.
Enjeux
Le Laboratoire National de ContrĂŽle des Produits Pharmaceutiques a Ă©tĂ© crĂ©Ă© en 1997. Cette autoritĂ© de contrĂŽle a pour mission principale le contrĂŽle de qualitĂ© et lâexpertise des mĂ©dicaments et produits pharmaceutiques ainsi que la recherche et la formation. Le LNCPP travaille avec environ 200 opĂ©rateurs pharmaceutiques. Lâensemble de ses services techniques Ă©tait initialement envahi par la masse de document papier. Il devenait urgent de trouver une solution pour gĂ©rer leurs flux massifs, diminuer les dĂ©lais de traitement tout en respectant la traçabilitĂ© et la sĂ©curisation des donnĂ©es.
Le choix dâOnBase
Lâenjeu immĂ©diat Ă©tait de traiter plus facilement une Ă©norme quantitĂ© de documents mais aussi de permettre Ă chacun dây accĂ©der plus facilement.
« Chaque dossier technique de mĂ©dicament contient plus de 5000 pages, qui doivent ĂȘtre consultĂ©s par de nombreux dĂ©partements et services diffĂ©rents. Nous devions auparavant consulter nos dossiers papiers dans une salle, une personne Ă la fois ! » Mehdi AMROUNI, Directeur des Services dâInformation au LNCPP.
Lâutilisation de la solution OnBase a permis de digitaliser les documents et de simplifier lâarchivage. La copie numĂ©rique a aussi permis de transfĂ©rer les documents trĂšs rapidement pour que chacun puisse consulter ce dont il a besoin, quand il le souhaite. « Une Ă©tude de dossier technique ne nous prend plus que 2 mois, contre 4 Ă 12 mois auparavant ! » ajoute M. Amrouni.
Le Laboratoire National de ContrĂŽle des Produits Pharmaceutiques a choisi la seule solution qui lui proposait une plateforme Ă©volutive, quâil Ă©tait facile de modifier au grĂ© de lâĂ©volution de la sociĂ©tĂ©.
Bénéfices
Le Laboratoire traite chaque jour plus de 50 fichiers PDF et 100 documents scannĂ©s. Des fichiers techniques trĂšs volumineux, constituĂ©s de plusieurs modules et enrichis par chaque service. La solution GD Expert quâil utilise a Ă©tĂ© conçue sur-mesure pour rĂ©pondre Ă nos besoins.
Les avantages de la numĂ©risation ont vite conquis tous les collaborateurs, mĂȘme ceux qui Ă©taient au dĂ©part les plus rĂ©tifs au changement ! Chacun a pu constater concrĂštement lâutilitĂ© de la solution, et surtout en profiter. Les bĂ©nĂ©fices les plus immĂ©diats sont au nombre de trois :
- La rapidité de traitement des dossiers avec des recherches facilitées et une accessibilité simplifiée.
- La traçabilitĂ© du travail donnĂ© et du travail fait, qui permet de mieux suivre lâavancement des dossiers et de savoir qui a consultĂ© quoi.
- La sĂ©curitĂ© car lâaccĂšs au traitement des dossiers est maintenant bien mieux protĂ©gĂ©.
Et demain ?
Le Laboratoire National de ContrĂŽle des Produits Pharmaceutiques envisage dâĂ©tendre lâutilisation en interne, un audit est en cours afin de dĂ©ployer la solution aux services administratifs notamment. Ă terme, tous devraient pouvoir en bĂ©nĂ©ficier.
Le LNCPP ne compte pas sâarrĂȘter lĂ . Il travaille de concert avec lâintĂ©grateur local certifiĂ© pour explorer les possibilitĂ©s avancĂ©es du logiciel et dĂ©finir les fonctionnalitĂ©s qui lui permettront de gagner encore en efficience.
LBTP
Laboratoire du BĂątiment et des Travaux Publics de CĂŽte dâIvoire
Le Laboratoire du BĂątiment et des Travaux Publics de CĂŽte dâIvoire (LBTP) a choisi OnBase afin de permettre Ă ses 300 agents dâaccĂ©der rapidement Ă des informations clĂ©s et dâĂ©changer avec les entreprises du pays.
« La solution OnBase est la solution la plus robuste que nous avons pu trouver sur le marchĂ©. Depuis sa mise en place, nous ne lui avons trouvĂ© aucune limite ! Nous gagnons un temps prĂ©cieux au quotidien et sĂ©curisons notre patrimoine informationnel. » M. KOUAME Louis, Conservateur dâarchives du LBTP
En tant quâinstitution historique du pays depuis 1954, le LBTP a choisi OnBase pour faire face au dĂ©fi de la gestion et de la sĂ©curisation de ses 1 million de boĂźtes archives et de ses 200 rapports de chantier par mois. Les agents accĂšdent dĂ©sormais Ă lâinformation en quelques secondes et Ă©changent plus rapidement et facilement avec les entreprises du pays.
Le Laboratoire du BĂątiment et des Travaux Publics (LBTP) de CĂŽte dâIvoire est une institution de lâEtat crĂ©Ă©e en 1954. Ses missions sont aujourdâhui assez larges et englobent tout ce qui a trait aux projets de construction du Pays : Ă©tudes gĂ©otechniques, contrĂŽle et expertise, recherche et optimisation des consommations dâĂ©lectricitĂ© et dâeau. Le LBTP intervient en tant que partenaire dans des domaines dâactivitĂ© variĂ©s : bĂątiment, gĂ©nie civil, industries, Ă©nergie (contrĂŽle industriel dâappareils sous pression de gaz et vapeur), recherche. Le LBTP est par ailleurs le garant de la sĂ©curitĂ© des installations Ă©lectriques intĂ©rieures du Pays. Il sâest vu honorĂ© par le titre de « laboratoire de rĂ©fĂ©rence de lâespace UEMOA (Union Economique et MonĂ©taire Ouest Africaine) ».
Enjeux
En tant que premier laboratoire de CĂŽte dâIvoire, lâInstitution Ă©tait confrontĂ©e en 2016 au dĂ©fi de la gestion et de lâexploitation des archives, rĂ©parties dans 1 million de boĂźtes. Le LBTP gĂšre en effet depuis 63 ans, un rapport dâĂ©tude complet par chantier, comprenant chacun de nombreuses piĂšces justificatives. La conservation de tous ces documents est fondamentale pour la maintenance et le dĂ©veloppement futurs des bĂątiments. Toutes les entreprises du bĂątiment du pays ont recours au LBTP pour retrouver les archives concernant la construction des bĂątiments, avant leurs interventions. La recherche des documents Ă©tait devenue trĂšs longue et fastidieuse, parfois mĂȘme infructueuse pour cause de documents manquants dans les boĂźtesâŠ
Les problĂ©matiques de conservation sans altĂ©ration des documents, de sĂ©curisation de lâinformation et de facilitation de lâaccĂšs se sont alors rapidement imposĂ©es Ă lâensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de lâInstitution comprenant une migration vers un site unique, a renforcĂ© le besoin de dĂ©matĂ©rialisation des documents archives et courants.
Câest donc Ă lâinitiative de lâactuel Ministre des infrastructures Ă©conomiques, Ex Directeur GĂ©nĂ©ral du LBTP (Docteur M. AmĂ©dĂ© Koffi Kouakou), de lâactuel Directeur GĂ©nĂ©ral (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opĂ©rations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dĂ©matĂ©rialisation et de gestion documentaire a Ă©tĂ© initiĂ© dĂšs 2012 et validĂ© en 2015.
La Solution
Câest aprĂšs 8 mois dâĂ©tude que lâĂ©quipe projet du Laboratoire a portĂ© son choix final sur la plateforme ECM OnBase.
« La solution attendue devait pouvoir garantir sa robustesse pour absorber tout le volume de papier de notre organisation et sây adapter» prĂ©cise M. Kouame.
12 entreprises spĂ©cialisĂ©es en numĂ©risation ont Ă©tĂ© consultĂ©es pour proposer leur solution. Le Laboratoire a choisi de travailler avec GDExpert et Socitech Business Solutions, notamment grĂące aux forts atouts de la plateforme OnBase : flexible, adaptĂ©e aux besoins spĂ©cifiques de lâorganisation et Ă©prouvĂ©e par de trĂšs grandes organisations publiques, comme privĂ©es, dans le monde entier.
« Ce qui a aussi fait la diffĂ©rence dans la proposition de GDExpert a Ă©tĂ© le fait que lâon pouvait sâappuyer sur des partenaires expĂ©rimentĂ©s avec des rĂ©fĂ©rences trĂšs sĂ©rieuses. Lâassurance dâun partenariat durable et complet avec lâĂ©diteur de la solution OnBase et ses partenaires locaux en CĂŽte dâIvoire a Ă©tĂ© dĂ©cisif. » explique M. Kouame.
Aujourdâhui, les 300 agents du LBTP utilisent la plateforme pour la gestion (consultation et Ă©changes principalement) des documents courants des chantiers, et ce depuis 2016.
« 200 rapports sont versés dans la solution chaque mois, chacun comportant environ 400 pages » précise M. Kouame.
Bénéfices
Tous les agents gagnent beaucoup de temps lors de lâaccĂšs aux documents.
« Avant, malgrĂ© une organisation physique des archives exemplaire, il fallait presque une journĂ©e pour trouver un document et maintenant, il sâagit de quelques secondes » prĂ©cise M. Kouame.
Chaque utilisateur peut dĂ©sormais accĂ©der au document voulu facilement, le tĂ©lĂ©charger et remettre une copie Ă lâentreprise en demande. Les originaux sont ainsi prĂ©servĂ©s.
Lâutilisation dâOnBase a fortement aidĂ© le LBTP dans la mise en place de sa dĂ©marche ISO 9001 et sa certification fin 2016. Les Ă©changes numĂ©riques entre le LBTP et les entreprises du bĂątiment du pays sont beaucoup plus simples que les envois physiques de documents, impactĂ©s par un rĂ©seau routier compliquĂ©.
« La mise à jour en permanence du flux documentaire est facilitée et a changé la vie de nos agents » ajoute M. Kouame.
Et demain ?
La reprise du fond documentaire existant depuis 1954 sera lâĂ©tape suivante et permettra de pouvoir dĂ©truire une partie des documents papier et ainsi de libĂ©rer de lâespace de stockage. Le Laboratoire a misĂ© sur un partenariat long terme avec OnBase, GDExpert et son partenaire local Socitech Business Solutions.
« Que le partenariat dure ! » conclut M. Kouame
IGE DE CĂTE D'IVOIRE
IINSPECTION GENERALE DE L'ETAT DE COTE D'IVOIRE
LâInspection GĂ©nĂ©rale de lâEtat de CĂŽte dâIvoire utilise OnBase pour faciliter et sĂ©curiser la gestion de ses archives, et demain, dĂ©ployer la solution pour gĂ©rer tous ses documents, dans tous les services.
« LâIGE de CĂŽte dâIvoire a choisi OnBase pour son total respect des standards de la GED, sa grande flexibilitĂ©, ainsi que sa renommĂ©e internationale rassurante. Nos partenaires GDExpert et Socitech ont su nous dĂ©montrer son adĂ©quation Ă nos missions grĂące Ă des rĂ©fĂ©rences proches de notre Institution. » M. Ibrahim BAMBA, ContrĂŽleur dâEtat, Inspection GĂ©nĂ©rale de lâEtat de CĂŽte dâIvoire
Lâorganisme de lâEtat qui manipule des centaines et centaines dâarchives papier, sâest retrouvĂ© confrontĂ© Ă des dĂ©fis importants pour la sĂ©curitĂ© des documents, mais aussi pour la performance et la modernitĂ© de lâInstitution. Cette derniĂšre a alors dĂ©cidĂ© de mettre en place la plateforme OnBase pour faciliter et sĂ©curiser la gestion de ses archives, et demain, dĂ©ployer la solution pour gĂ©rer tous ses documents, dans tous les services.
La conception et la formalisation du systĂšme de contrĂŽle, ancĂȘtre de lâIGE, remonte Ă 1904 par lâadministration coloniale. Lâorganisation actuelle date de 2010 et dĂ©finit lâInspection GĂ©nĂ©rale dâĂtat (IGE) comme un organe de contrĂŽle supĂ©rieur de lâEtat. RattachĂ©e Ă la PrĂ©sidence, lâInstitution est en charge de mener des actions dâinspection et dâaudit auprĂšs de toute lâadministration publique (services publics, parapublics et sociĂ©tĂ©s Ă participation financiĂšre publique). Ses missions sont complĂ©tĂ©es par lâĂ©tude, le conseil et lâassistance aux services administratifs et financiers, ainsi que la coordination et lâappui mĂ©thodologique aux structures de contrĂŽle et dâinspection. LâInspecteur GĂ©nĂ©ral actuel a amorcĂ© depuis plusieurs annĂ©es une modernisation et digitalisation de lâorganisation.
Enjeux
Face aux problĂ©matiques de gestion manuelle des nombreuses archives de lâorganisme, conservĂ©es depuis lâindĂ©pendance (1961) et reprĂ©sentant plus de 7000 documents, lâIGE a initiĂ© la recherche dâune solution de gestion documentaire.
« Nous avons recherchĂ© une solution de GED, en toute mĂ©connaissance au dĂ©part. Nous Ă©tions motivĂ©s, avant tout, par le fait que les archives sont devenues ingĂ©rables manuellement. » prĂ©cise M. Bamba, ContrĂŽleur dâEtat.
Câest face Ă ces dĂ©fis de plus en plus complexes de manipulation, conservation et localisation du papier, que lâIGE a formulĂ© le besoin dâune telle solution logicielle. Le contexte socio-politique global du pays a renforcĂ© les inquiĂ©tudes concernant la perte et la destruction des documents, constituant le patrimoine immatĂ©riel de lâorganisation depuis plus de 50 ans.
Outre cette problĂ©matique dâaccĂšs, le suivi de lâobsolescence des documents Ă©tait un autre dĂ©fi. Des documents sans valeur ajoutĂ©e Ă©taient conservĂ©s, gonflant ainsi les espaces de stockage et complexifiant la recherche en augmentant le nombre dâarchives.
Rapidement, en avançant dans la dĂ©finition de son besoin, lâInstitution sâest rendue compte que le projet de dĂ©matĂ©rialisation dĂ©passerait le seul pĂ©rimĂštre des archives et concernerait Ă terme Ă©galement tous les documents courants et vivants utilisĂ©s au quotidien, ainsi que tous les services.
La solution
Le premier pĂ©rimĂštre du projet a dâabord dĂ©signĂ© la gestion Ă©lectronique des archives, comme une prioritĂ©.
« Avant de trouver un document il fallait savoir oĂč le chercher ! Seuls les documents importants Ă©taient localisĂ©s et tout reposait sur les personnes qui Ă©taient lĂ . » explique M. Bamba.
Il fallait se rendre dans les diffĂ©rents espaces de stockage et y consacrer du temps. Un fichier Excel aidait Ă la localisation des documents les plus rĂ©cents seulement, et ne suffisait pas. « Quand le document Ă©tait empruntĂ©, on ne savait pas par qui, ni quand pouvoir y accĂ©der de nouveau. Lâorganisation nâĂ©tait donc pas Ă la hauteur de la performance attendue. » rajoute M. Bamba.
LâĂ©quipe a dĂ» rĂ©organiser les archives pour affiner la localisation. Un processus dâinventaire des documents via un fichier intermĂ©diaire sous Excel a Ă©tĂ© nĂ©cessaire. Aujourdâhui, en quelques clics avec la recherche par mots clĂ©s ou par dossiers dans OnBase, les documents dĂ©jĂ traitĂ©s sont localisĂ©s et pour certains accessibles dans leur version numĂ©rique. La rĂ©cupĂ©ration du fond documentaire Ă©tant en cours et la gestion des habilitations est une phase longue.
A terme tous les documents seront numĂ©risĂ©s et intĂ©grĂ©s. OnBase est dĂ©jĂ configurĂ© pour accueillir tous les types de documents. OnBase permet Ă©galement de gĂ©rer les dĂ©lais dâarchivage, document par document, et ainsi dâĂ©purer le systĂšme courant quand nĂ©cessaire tout en garantissant un archivage pĂ©renne pour les documents qui le nĂ©cessitent.
Au sein de lâInstitution, câest le service en charge du SystĂšme dâinformation qui a initiĂ© la recherche. La solution attendue devait ĂȘtre conforme aux standards de la GED, mais aussi proposer une grande flexibilitĂ©.
« Nous souhaitions que la solution puisse sâadapter aux particularitĂ©s de notre institution et quâelle ait une richesse fonctionnelle pour Ă©voluer au mĂȘme rythme que notre organisation. » ajoute M. Bamba.
Câest dans le cadre dâun appel dâoffre que lâĂ©quipe dĂ©cisionnaire a pu effectuer une comparaison entre OnBase et dâautres plateformes, comme SharePoint. OnBase a Ă©tĂ© retenu pour sa grande renommĂ©e sur le marchĂ© et son pĂ©rimĂštre fonctionnel totalement adaptĂ© Ă la GED.
Un des critĂšres dĂ©cisifs a Ă©galement Ă©tĂ© les rĂ©fĂ©rences du fournisseur. LâIGE souhaitait avoir lâassurance de dĂ©ploiements Ă succĂšs sur des sites proches de lâInstitution, de façon Ă avoir « la garantie dâune assistance locale ». Ce quâelle a pu trouver Ă travers la relation avec notre partenaire Socitech, complĂ©tĂ©e par lâexpertise et les rĂ©fĂ©rences de GDExpert.
Bénéfices
La solution OnBase est majoritairement utilisĂ©e par le service des archives. Les mĂ©thodes de travail ont largement Ă©voluĂ© dans le service et les archivistes retiennent tout particuliĂšrement les gains en rapiditĂ© et en confort concernant la localisation des documents papier. De plus, ils apprĂ©cient la facilitĂ© dâutilisation et la convivialitĂ© de la solution.
Et demain ?
OnBase deviendra la plateforme documentaire unique de lâIGE.
« Aujourdâhui, la conduite du changement est en cours. Quand elle sera terminĂ©e au niveau des archives et que les habilitations seront en place, lâutilisation sera Ă©largie Ă toute lâorganisation. ».
DĂšs 2017, lâIGE va passer Ă lâĂ©tape supĂ©rieure en ajoutant les documents nativement Ă©lectroniques.
« Tout le monde a déjà été formé ! » conclut M. Bamba.
Assemblée nationale du Gabon
ASSEMBLĂE NATIONALE DU GABON
LâAssemblĂ©e Nationale du Gabon dĂ©matĂ©rialise les courriers reçus chaque jour et les traite Ă travers un process numĂ©rique qui permet un gain de temps, de fiabilitĂ© et de confort prĂ©cieux pour les agents et la DSI.
« La solution OnBase Ă©tait celle qui sâadaptait au mieux Ă nos besoins. Aujourdâhui, les agents du service courrier ressentent un gain de temps considĂ©rable, notamment lors de lâenregistrement. Par ailleurs, en tant que directeur du service informatique, mes attentes concernant la sĂ©curitĂ© et la gestion des droits sont, elles aussi comblĂ©es. » M. MFOUBOU, Directeur du Service Informatique (DSI) de lâAssemblĂ©e Nationale Gabonaise.
Dans le cadre dâun projet dâinformatisation globale, lâInstitution a choisi de commencer le volet applicatif par la mise en place dâOnBase pour automatiser la gestion de son courrier, puis dans un deuxiĂšme temps, pour centraliser tous les types de documents produits par lâInstitution depuis sa crĂ©ation en 1958, ainsi que la bibliothĂšque.
LâAssemblĂ©e Nationale du Gabon est une institution centrale du pays crĂ©Ă©e en 1958, au moment oĂč le Gabon acquiert la souverainetĂ© internationale et est admis en qualitĂ© de membre de lâOrganisation des Nations Unies (ONU). Son rĂŽle est essentiel dans le bon fonctionnement de la dĂ©mocratie : voter les lois de la nation, consentir lâimpĂŽt et contrĂŽler lâaction du gouvernement. Aujourdâhui, cette institution reste animĂ©e par lâĂ©lan de renouveau dĂ©mocratique insufflĂ© par la IIIe RĂ©publique et sâinscrit en permanence dans la dynamique de modernisation globale du pays.
Enjeux
A lâinitiative du prĂ©sident de lâInstitution, lâAssemblĂ©e Nationale Gabonaise a lancĂ© un projet global dâinformatisation sur plusieurs annĂ©es. Afin dâoptimiser les investissements de lâinstitution, cette grande mission a dĂ©butĂ© par un audit prĂ©cis qui a requis un accompagnement de lâassemblĂ©e par un expert : la sociĂ©tĂ© Socitech, prestataire informatique gabonais et fidĂšle partenaire de GDExpert. La premiĂšre Ă©tape du plan dâactions tri annuel (2013-2015) a concernĂ© la refonte de lâarchitecture rĂ©seau, le renouvellement des Ă©quipements (serveurs et postes utilisateurs) et lâinstallation du wifi. TrĂšs rapidement ensuite, lâapplication Ă mettre en place en prioritĂ© a Ă©tĂ© une application de gestion Ă©lectronique de documents.
Ce projet a Ă©tĂ© divisĂ© en deux pĂ©rimĂštres : lâautomatisation de la gestion du courrier dans un premier temps, puis lâarchivage de tous les types de documents produits par lâInstitution depuis sa crĂ©ation. Le secrĂ©taire gĂ©nĂ©ral avait comme tous dans lâAssemblĂ©e des attentes fortes vis-Ă -vis dâune telle solution : offrir plus de confort aux agents sur leurs missions mais aussi augmenter lâefficacitĂ© au quotidien. La solution devait bien Ă©videmment fonctionner avec les Ă©quipements de derniĂšre gĂ©nĂ©ration tout juste acquis.
Les problĂ©matiques de conservation sans altĂ©ration des documents, de sĂ©curisation de lâinformation et de facilitation de lâaccĂšs se sont alors rapidement imposĂ©es Ă lâensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de lâInstitution comprenant une migration vers un site unique, a renforcĂ© le besoin de dĂ©matĂ©rialisation des documents archives et courants.
Câest donc Ă lâinitiative de lâactuel Ministre des infrastructures Ă©conomiques, Ex Directeur GĂ©nĂ©ral du LBTP (Docteur M. AmĂ©dĂ© Koffi Kouakou), de lâactuel Directeur GĂ©nĂ©ral (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opĂ©rations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dĂ©matĂ©rialisation et de gestion documentaire a Ă©tĂ© initiĂ© dĂšs 2012 et validĂ© en 2015.
Le choix dâOnBase
Suite Ă la prĂ©sentation de trois applications, câest la plateforme ECM OnBase prĂ©sentĂ©e par Socitech et GDExpert qui a Ă©tĂ© retenue. La renommĂ©e dâOnBase, sa communautĂ© et la qualitĂ© de la prĂ©sentation ont Ă©tĂ© autant dâarguments dĂ©cisifs dans le choix de la solution dâHyland Software.
Le plus important reste pour M. MâFOUBOU (DSI) lâadaptabilitĂ© dâOnBase aux besoins de lâAssemblĂ©e Nationale :
« OnBase intégrait tous nos besoins en termes de gestion de documents. Nous pouvions personnaliser tout le circuit de traitement et ne pas modifier nos habitudes de travail. La conduite du changement facilitée est un point important pour nos équipes.»
La solution est utilisĂ©e aujourdâhui par les cinq agents du service courrier qui reçoivent au moins une quarantaine de courriers par jour. Tous les agents jouent le mĂȘme rĂŽle : ils rĂ©ceptionnent le courrier, le lisent pour vĂ©rification de lâauthenticitĂ© et son typage, et le scannent. Lâenvoi dans la solution est fait automatiquement et initie un circuit de traitement : de lâenregistrement, Ă la transmission aux diffĂ©rents destinataires internes ou externes. Les diffĂ©rentes Ă©tapes sont les mĂȘmes quâavant, sauf quâau lieu de manipuler le papier, parcourir les bureaux pour distribuer ou suivre les courriers, et chercher en permanence dans les boĂźtes dâarchives, les tĂąches sont devenues numĂ©riques grĂące Ă une solution de workflow et de gestion Ă©lectronique de documents multiformes.
Bénéfices
Câest aux Ă©tapes dâenregistrement et de consultation des courriers que le gain de temps est le plus significatif pour les agents du service courrier. La consultation rapide dâun document est une avancĂ©e majeure au quotidien, quand avant lâarrivĂ©e dâOnBase dans lâinstitution, ces mĂȘmes agents devaient chercher lâinformation dans les archives papier stockĂ©es dans un espace Ă©loignĂ© des bureaux et poussiĂ©reux car accueille les archives depuis 1958.
De plus, pour une institution aussi importante, la garantie que les courriers arrivent systématiquement au bon interlocuteur et le plus rapidement possible est un point trÚs rassurant.
Et demain ?
En 2016, lâAssemblĂ©e va lancer la deuxiĂšme Ă©tape du projet OnBase, dĂšs lors que tous les utilisateurs maitriseront la solution : une gestion centralisĂ©e des archives de lâInstitution et de la bibliothĂšque.
« Les archives sont lĂ depuis les annĂ©es 58 et câest un grand chantier qui va prendre beaucoup de temps. » M. MFOUBOU en est convaincu : « Câest la direction Ă prendre ! ».
Total Maroc
TOTAL MAROC
Total Maroc dématérialise et rationalise la gestion des 250 bons de livraison quotidiens avec OnBase.
« Câest un fait avĂ©rĂ© dont nous sommes trĂšs satisfaits : avec le dĂ©ploiement dâOnBase, nous sommes passĂ©s dâune gestion trĂšs disparate, Ă une homogĂ©nĂ©isation fiable des mĂ©thodes. » Fadoua Mettioui, Responsable DSI, Total Maroc
Que fait Total Maroc ?
PrĂ©sent dans le Royaume depuis plus de 80 ans, Total Maroc, est le troisiĂšme acteur du marchĂ© marocain du pĂ©trole grĂące Ă un vaste rĂ©seau, des clients industriels de renom, et un savoir-faire Ă©prouvĂ© dans les secteurs du gaz, des lubrifiants et de lâaviation.
Enjeux
DĂšs 2010, Total Maroc a engagĂ© une rĂ©flexion relative Ă une solution qui permettrait de maĂźtriser lâarchivage papier et son impact sur lâenvironnement. Constatant une gestion qui manquait dâhomogĂ©nĂ©itĂ© et Ă©tait parfois source
dâerreurs et de perte de documents et de temps, lâexpĂ©rience sâest portĂ©e dans un premier temps, sur la gestion des bons de livraison des produits pĂ©troliers. Comment gĂ©rer 250 bons de livraisons quotidiens en diminuant significativement le dĂ©lai de leur traitement, les pertes et les contentieux, tout en les rendant simultanĂ©ment accessibles Ă Â tous les collaborateurs, et en restant attentif Ă leur empreinte Ă©cologique ? Comment aussi mettre en oeuvre une gestion documentaire Ă©lectronique pour le fonds documentaire juridique ?
Le choix d’OnBase
AprÚs étude et comparaison des solutions en compétition, OnBase, de Hyland Software a emporté le marché pour 3 raisons :
- lâergonomie
- le rapport qualité/prix
- la capacité du représentant Hyland Software Maroc à proposer un accompagnement professionnel et une solution personnalisée particuliÚrement en adéquation avec la spécificité des problÚmes liés aux bons de livraison.
La gestion des bons de livraison concerne les acteurs travaillant sur le terrain, le dĂ©ploiement sâest donc effectuĂ© Ă tous les niveaux de la chaĂźne de livraison des produits pĂ©troliers. Dans le mĂȘme temps, le fonds documentaire juridique a commencĂ© Ă ĂȘtre numĂ©risĂ© pour ĂȘtre utilisĂ© par les collaborateurs en exprimant la nĂ©cessitĂ©.
Bénéfices
- gain de temps : dâ1 mois parfois, le dĂ©lai de remontĂ©e des bons de livraison des sites livranciers en central est tombĂ© Ă 1 journĂ©e. Ce dĂ©lai au jour le jour Ă©tant liĂ© au fait que la plupart des bons est scannĂ©e en fin de journĂ©e.
- plus de fiabilité : les documents ne sont plus égarables ni égarés, leur suivi est facilité, ils sont sécurisés et accessibles à toute la chaßne de collaborateurs de façon instantanée.
- moins de besoin de stockage : Ă ce jour Total Maroc a pu dĂ©gager lâĂ©quivalent de 25 m2 dâespace de stockage en central et cet espace a pu ĂȘtre utilisĂ© Ă dâautres fins.
Et demain ?
Total Maroc envisage de partager son expĂ©rience de dĂ©ploiement de la solution OnBase avec la Direction GĂ©nĂ©rale du Groupe Total. Une note de cadrage accompagne lâĂ©volution du dĂ©ploiement spĂ©cifique pour Total Maroc, qui devrait sâintĂ©resser dans un premier temps Ă des modules workflow gĂ©rant et standardisant diffĂ©rents formulaires internes. Ă terme, la totalitĂ© du processus fournisseur devrait Ă©galement ĂȘtre dĂ©matĂ©rialisĂ©.
Renault Algérie
RENAULT ALGĂRIE
« La mise en place de la solution OnBase est une petite rĂ©volution pour le service commercial de Renault AlgĂ©rie ! [âŠ] En presquâun an, nous nâavons rencontrĂ© aucun bug. Avec 100 000 documents scannĂ©s, nous ne nous attendions pas Ă une aussi bonne scalabilitĂ© de la solution. » Mohand ADJAOUD, Responsable du service Commercial â Renault AlgĂ©rie.
Présente en Algérie depuis plus de 90 ans, Renault, avec ses deux succursales et ses 65 agents répartis sur tout le territoire national, est depuis huit ans le groupe automobile leader du marché algérien, avec les marques Renault et Dacia.
Cette rĂ©ussite repose sur la confiance et la satisfaction client au coeur de la stratĂ©gie commerciale du groupe Renault. MesurĂ©e chaque mois par un organisme indĂ©pendant, la satisfaction-client affiche aujourdâhui des retours trĂšs satisfaisants : prĂšs de 9 clients sur 10 recommandent les showrooms et les ateliers de Renault AlgĂ©rie pour leur qualitĂ©Â de service. Cette rĂ©ussite est aussi en partie liĂ©e Ă lâadoption de nouveaux outils de numĂ©risation qui ont permis dâamĂ©liorer la qualitĂ© du service sur le terrain de façon remarquable.
Enjeux
Le service commercial de Renault AlgĂ©rie croulait sous le papier avec plus de 100 000 bons de commandes annuels. Avec une croissance extrĂȘmement rapide ces 24 derniers mois, la gestion des bons de commandes via fichiers Excel devenait de plus en plus chaotique et dĂ©licate Ă gĂ©rer.
Comment gérer ce flux massif de papiers, diminuer les délais de leur traitement en respectant la traçabilité et la sécurisation des données, et surtout comment supprimer totalement le risque de perte des bons de commandes initiaux ?
Le choix d’OnBase
Renault AlgĂ©rie a donc cherchĂ© une solution de GED permettant de sâadapter rapidement, et simplement, aux spĂ©cificitĂ©s de ses contraintes : câest la solution OnBase qui est retenue puis mise en place dĂšs juillet 2013. Elle est intĂ©grĂ©e puis dĂ©ployĂ©e pour, dans un premier temps, dĂ©matĂ©rialiser et gĂ©rer 100 000 bons de commandes de clients finaux.
Bénéfices
- Plus de rigueur et de fiabilitĂ© : en une annĂ©e plus aucun bon de commande nâa Ă©tĂ© Ă©garĂ©. Un document est traçable sans limite de temps, y compris une fois le dossier clos.
- Gains de temps : de J+1, qui reprĂ©sentait le temps moyen pour ĂȘtre transmis au siĂšge, les bons de commandes sont dĂ©sormais traitĂ©s, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps rĂ©el.
- Gains de place : moins de documents papiers originaux qui, une fois numĂ©risĂ©s nĂ©cessitent moins dâespace de stockage.
GrĂące Ă OnBase, la satisfaction client, qui reste le coeur de la stratĂ©gie commerciale de Renault AlgĂ©rie, augmente sensiblement pour la plus grande fiertĂ© des plus de 2 000 collaborateurs du rĂ©seau de distribution qui ont Ă cĆur la qualitĂ© du service et son amĂ©lioration constante.
Et demain ?
Renault AlgĂ©rie envisage plusieurs Ă©volutions dans le dĂ©ploiement dâOnBase dans ses services ou directions : via le service commercial pour parvenir Ă la boucle totale qui va de la commande Ă la facturation en passant par lâentrĂ©e en stock, les immatriculations etc., ainsi que via dâautres services, comme les Ressources Humaines, ou dâautres tĂąches comme par exemple la gestion des piĂšces de rechange.
Arab Leasing Corporation
ARAB LEASING CORPORATION
Arab Leasing Corporation a mis en place OnBase pour réduire les délais de réponse à ses clients, sécuriser et améliorer la visibilité de ses process internes.
« En peu de temps, nous avons pu apprĂ©cier la facilitĂ© avec laquelle OnBase se dĂ©ploie et sâintĂšgre dans une interface conviviale . Cela nous a permis de discipliner nos mĂ©thodes de travail et dâaboutir Ă une vue dâensemble beaucoup plus claire de nos process, que nous pouvons dĂ©sormais amĂ©liorer en permanence. »
Que fait Arab Leasing Corporation ?
CrĂ©Ă©e en 2001, Arab Leasing Corporation (ALC) est la premiĂšre sociĂ©tĂ© de leasing/crĂ©dit bail Ă sâĂ©tablir en AlgĂ©rie. Elle participe activement au dĂ©veloppement des agents Ă©conomiques algĂ©riens, petites et moyennes entreprises, en proposant de nouveaux outils de financement simples adaptĂ©s à leurs besoins et Ă leurs exigences.
Enjeux
En 2011, ALC a lancĂ© un grand chantier de refonte de son systĂšme dâinformation arrivĂ© enfin de vie. Ce projet lourd devait permettre de choisir et acquĂ©rir une solution capable de rĂ©pondre efficacement Ă deux problĂ©matiques urgentes :
- RĂ©duire considĂ©rablement le dĂ©lai de rĂ©ponse lorsquâun client prĂ©sente un dossier de leasing/crĂ©dit bail et en interne,
- Créer les outils permettant une meilleure visibilité des process pour homogénéiser les méthodes de travail de chacun.
Le choix d’OnBase
ALC Ă©tait dans lâurgence de lâautomatisation de certains process tels que la gestion et maĂźtrise des dĂ©lais de prise en charge des dossiers clients, et a optĂ© pour lâacquisition, dans un premier temps, dâun ECM.
Lâentreprise a choisit OnBase pour la pertinence de la prĂ©sentation rĂ©alisĂ©e par le reprĂ©sentant local en AlgĂ©rie, mais aussi pour limiter les risques par rapport Ă une solution open-source, grĂące Ă un accompagnement professionnel dans le dĂ©ploiement dâune solution facilement intĂ©grable, souple et trĂšs sĂ©curisĂ©e.
ALC a mis en place la solution OnBase avec une prioritĂ© : dĂ©tecter les insuffisances et les goulots dâĂ©tranglement pour rĂ©duire au maximum le dĂ©lai de rĂ©ponse Ă ses clients.
Bénéfices
- RĂ©duction du dĂ©lai de rĂ©ponse aux clients grĂące Ă lâaccĂšs aux dossiers en temps rĂ©el via un canal unique.
- EfficacitĂ© dans les mĂ©thodes de travail, devenues les mĂȘmes pour tous.
- Meilleure visibilitĂ© des process, facilitant la conduite du changement et la crĂ©ation de tableaux de bord de plus en plus performants Ă la grande satisfaction de la Direction GĂ©nĂ©rale dâALC.
- Amélioration notable du systÚme de stockage.
- AmĂ©lioration du systĂšme de numĂ©risation qui permet dĂ©sormais plus de traçabilitĂ© et plus dâautonomie.
Oilibya
OiLibya optimise lâaccessibilitĂ© des archives, rĂ©duit les cas de litige et amĂ©liore la satisfaction client grĂące Ă OnBase.
« OiLibya a choisi la solution OnBase pour la maturitĂ© du produit, un produit puissant qui a fait ses preuves auprĂšs de grandes sociĂ©tĂ©s avec satisfaction, et pour la possibilitĂ© de trouver rapidement de lâaide et des rĂ©ponses Ă nos questions sur la communautĂ© trĂšs active. Cela nous a permis de maĂźtriser rapidement par nousâmĂȘmes les process quand nous le souhaitions.» »
Que fait OiLibya ?
Libya Oil est un acteur de lâindustrie Ă©nergĂ©tique. Les activitĂ©s de OiLibya vont de la vente au dĂ©tail (fourniture de carburant et lubrifiants dans les stations service) Ă lâindustrie (alimentation en carburants et lubrifiants des clients de gros), en passant par lâaviation et la marine.
Enjeux
Face Ă un archivage papier croissant et Ă une gestion de ses documents de plus en plus lourde Ă maĂźtriser, OiLibya sâest interrogĂ©e : comment accĂ©der plus rapidement et plus simplement aux documents, notamment en cas
de litige, et plus globalement comment augmenter la satisfaction client, tout en mesurant le travail effectué et les progrÚs accomplis ?
Le choix d’OnBase
OiLibya a retenu la solution OnBase de Hyland Software comme Ă©tant la plus adaptĂ©e Ă Â ses besoins. La prĂ©sence de GDExpert via ses partenaires, dont son reprĂ©sentant local Socitech au Cameroun, a Ă©tĂ© un facteur dĂ©cisif dans le choix final de la solution. Elle lui permet de dĂ©matĂ©rialiser totalement lâensemble du systĂšme papier de ses salles dâarchive et de numĂ©riser les documents entrants de façon Ă modifier les habitudes de travail pour les rendre plus simples et plus fonctionnelles.. A ce jour, la numĂ©risation des documents reprĂ©sente plus dâun million de pages.
Bénéfices
- Gains de temps grĂące Ă lâaccĂšs immĂ©diat et plus simple aux documents numĂ©risĂ©s par toutes les personnes ayant Ă intervenir sur les documents
- Plus dâefficacitĂ© dans la gestion des litiges, et une meilleure satisfaction client.
- La gestion des remontĂ©es des problĂšmes majeurs rencontrĂ©s dans la maintenance des stationsâservice est devenue partie intĂ©grante du process management et la visibilitĂ© du travail effectuĂ© permet dâamĂ©liorer
le process en continu.
OiLibya envisage dâĂ©tendre les capacitĂ©s du systĂšme sur plusieurs projets dont le traitement des factures fournisseurs semi-automatisĂ©es, pour un meilleur suivi, une meilleure analyse des performances et le reporting de statistiques fiables.