DGMP - Direction Générale des Marchés Publics

La Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) de Côte d’Ivoire est héritière de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCM) créée en 1968, puis devenue, en 1985, avec l’élaboration et ladoption du code des marchés publics, la Direction des Marchés (DMP).

C’est en 2019, qu’elle prend le nom de Direction Générale des Marchés Publics (DGMP), désormais organisée par l’arrêté N°0004/MBPE/DGMP du janvier 2021, permettant ainsi le transfert des compétences traditionnelles de la Direction des Marchés Publics à de nouveaux acteurs par la déconcentration et la décentralisation de la fonction marché.

Le service de la documentation de la DGMP est rattaché à la sous-direction de la Formation et de la Documentation. Son activité se divise en deux axes : la gestion documentaire physique et la gestion électronique des documents.

Concernant la gestion documentaire physique, les missions se résument principalement à réceptionner ou verser les archives physiques des marchés approuvés ; à vérifier les documents à enregistrer dans la base ; à trier et détruire des archives qui ne sont plus d’utilité publique ; à organiser la conservation des documents qui le sont.

La gestion électronique des documents concerne plutôt la préparation physique des documents à numériser, distribuer et sauvegarder ; elle renseigne différents types de documents dont les formulaires marchés ; elle indexe des mots-clés et les classe dans la base GED ; importe des numéros du bulletin officiel des marchés publics (BOMP) dans la base de données ; indexe les courriers ; et gère électroniquement les fichiers qui peuvent l’être.

La plupart de ces données est destinée à fluidifier les missions de l’ensemble du personnel de la Direction générale et à être accessibles en temps réel aux acteurs externes des marchés publics dont les autorités contractantes, les maitres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage privés, ou encore les cellules de passation des marchés publics.


Enjeux

L’enjeu principal depuis sa création est de parvenir à un système des marchés publics toujours plus performant, plus transparent, et toujours mieux accessible en centralisant et sauvegardant linformation pour faciliter l’accès aux données traitées et stockées dans la base.

A l’origine, la gestion des archives physiques était confiée à des personnes non spécialistes dotées d’équipements non conformes aux normes archivistiques. C’est en août 1999 qu’un spécialiste est recruté par la Direction des Marchés Publics pour organiser les archives de la Direction.

En 2000, un projet de réorganisation des archives a été initié et a abouti à la création du Service des Archives et de la Documentation. En 2007, un chef de service des Archives et de la Documentation est nommé pour porter le, service et le faire évoluer.

Un premier projet d’acquisition d’un système électronique des documents et d’autonomisation des processus métiers par la Direction Générale des marchés publics prenait en compte tous les documents produits et reçus par toutes entités de la Direction générale dans le cadre de la réalisation de ses missions. Les documents étaient composés d’archives techniques (les marchés approuvés et tous les documents y afférents) et les archives administratives de la Direction Générale.

Après avoir constaté de graves insuffisances dans la gestion documentaire, la Direction des Marchés Publics, sur proposition du Chef de service des Archives et de la Documentation, initie le projet aujourd’hui encore poursuivi par la DGMP.


Le choix d’OnBase

En 2006, un système intégré de gestion des marchés publics est retenu et mis à disposition du service des Archives et de la Documentation.

Après formation des agents, le logiciel est mis en exploitation, mais à l’usage, beaucoup trop d’insuffisances sont constatées : la faible capacité de stockage des documents, les pannes fréquentes du scanner et les difficultés des techniciens en charge d’en assurer le bon fonctionnement. Cela nous conduit à chercher une nouvelle solution capable de résoudre de façon satisfaisante ces insuffisances. Après une consultation restreinte de cinq prestataires, la commission dirigée par des spécialistes de la GED retient OnBase sur la base de l’offre à la fois conforme à nos attentes et financièrement la moins disante.”


Bénéfices

Les bénéfices

Plusieurs équipes sont en charge de la gestion et du fonctionnement de la solution, mais les bénéfices sont globalement les mêmes, que ce soit pour les archivistes qui traitent les informations et les mettent à la disposition des utilisateurs, les informaticiens qui assurent la gestion technique de l’outil, ou les acteurs et personnels de la DGMP qui consultent les informations centralisées dans la base : “le système est fiable et facile à maintenir, la recherche documentaire est fluide et intuitive, l’accès en ligne est facile, et l’information est très rapidement disponible en temps réel.

Mais là où nous gagnons le plus de temps, c’est dans la recherche documentaire en vue de la mise à disposition de linformation recherchée : avec l’information centralisée dans la base de données après la numérisation, enregistrée et indexée. C’est toujours un moment de magie quand elle est accessible en temps réel !


Et demain ?

Grâce aux bons résultats obtenus, nous avons opté pour la centralisation de toutes les informations de la Direction Générale.
Cest-à-dire que nous souhaitons étendre la solution à tous les services et à tous les documents produits et reçus de la Direction Générale.
C’est vous dire si nous en apprécions les bénéfices et si nous avons confiance dans la solution OnBase et dans les capacités de GDExpert et son partenaire Socitech Business Solutions à accompagner dans le temps l’intégralité de notre transformation numérique !


ONEP Office National d'Eau Potable de Côte d'Ivoire

L’Office National de l’Eau Potable (ONEP) est une société d’état ivoirienne chargée de la gestion de l’eau potable au capital de 150 millions de FCFA et soumis à l’Acte uniforme portant organisation des sociétés commerciales et groupement d’intérêts économiques de l’OHADA, Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.

L’accès de tous à l’eau potable !
Placé sous la tutelle technique du Ministère de l’Hydraulique et la tutelle financière du Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat, l’ONEP a pour objet principal d’accompagner l’État et les collectivités Territoriales dans l’accès à l’eau potable pour l’ensemble de la population. L’office national gère également les patrimoines publics et privés de l’État dans le secteur de l’eau potable.
GDExpert a recueilli le témoignage de M. Bakayoko Boikhey, responsable de la Gestion Documentaire de l’ONEP.


Enjeux

La transformation numérique de l’ONEP cristallise plusieurs enjeux dont les deux principaux sont :
– d’une part un flux très important de documents qui croit de façon exponentielle. Les clients de l’ONEP sont en effet nombreux : outre ses ministères de tutelle, il s’agit de la totalité de la population ivoirienne (particuliers, entreprises, organisations etc.) qui a accès à l’eau potable !
“Dans un premier temps, nous avions urgemment besoin d’une solution pour gérer les nombreux flux documentaires de façon beaucoup plus fluide, et de créer des flux pour la gestion des courriers entrants, des courriers sortants, et des échanges internes.”
– et d’autre part, anticiper l’évolution de la structure.
A ce jour l’ONEP n’a pas encore de concurrent direct, mais l’Etat est en train d’ouvrir le marché à la concurrence pour permettre aux différents acteurs du secteur d’intervenir sur toutes les parties du territoire.
Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.


Le choix d’OnBase

Le constat était simple : nous avions trop de flux documentaires, trop de dossiers, trop de courriers, beaucoup de papier, sans aucune possibilité de réduire ces flux qui augmentent toujours. De plus, dans une structure étatique, nous avons des obligations de conserver les documents.
Il nous fallait donc une solution simple mais robuste, facile à mettre en place mais capable de gérer des situations complexes. »

La mise en place de la solution OnBase et l’adhésion que rencontrent la transformation numérique de l’ONEP ont fait école. L’Office National de l’Assainissement et du Drainage (ONAD) s’est également tourné vers cette solution pour sa gestion documentaire qui comporte des points communs avec les spécificités et les enjeux de l’ONEP.


Bénéfices

Le projet s’est mis en place en deux phases :
« Tout d’abord, il a fallu définir nos besoins dans un appel d’offres à marché public, en les dimensionnant de façon à pouvoir s’adapter aux évolutions du secteur de l’eau potable.
Ensuite, une fois OnBase retenue comme solution, nous l’avons mise en place dans nos services en suivant la feuille de route établie avec les équipes du prestataire.”

L’ONEP, qui ne disposait pas réellement d’archiviste, a ouvert un poste et recruté une personne dévolue à cette fonction essentielle dans la réussite de leur transformation numérique. L’archiviste a conduit la partie fonctionnelle, tandis que les équipes informatiques du partenaire l’accompagnaient dans la gestion des parties techniques.

Le projet, initié par la direction des études et de la planification, s’adressait au personnel de trois autres services. Ensuite, au fur et à mesure que nous avancions dans le déploiement, il a été élargi pour absorber tous les documents, avec un accompagnement dans la formation des personnels concernés, tout en aidant à la mise en service de scanners pour parachever la maîtrise totale de la gestion des documents.


Et demain ?

Une fois la phase actuelle maîtrisée par toutes les personnes amenées à l’utiliser, et une fois que nous aurons réussi à atteindre l’objectif zéro papier, nous pourrions arriver à la signature électronique pour authentifier un certain nombre de documents.
La solution OnBase est un réel progrès qui s’appuie sur des développements qui ont fait leurs preuves, surtout quand tout le monde participe pour que ce soit un succès. La qualité de l’accompagnement est aussi fondamentale.

Notre partenaire, la Société de Gestion et de Concept en Informatique (SGCI) est un véritable intégrateur de solution. Ils ont en effet su déployer et paramétrer tout le projet en s’adaptant pour tout ce qui concerne les parties techniques. Ils nous ont aidé à monter en compétences en expliquant les bonnes pratiques pour modifier les mauvaises habitudes qui freinent l’adoption des changements. Cela facilite le travail de changer ses habitudes pour aller vers le mieux.”

Nous ne saurions mieux dire !


CHAABI LLD

CHAABI LLD est une entreprise créée en 2004 dont la promesse réside dans sa base-line : la location longue durée en toute simplicité.
Société anonyme à conseil d’administration de droit marocain, elle offre à ses clients, des PME, de grandes entreprises, et des administrations, des solutions de location longue durée de flottes de véhicules utilitaires et particuliers dont le tonnage est inférieur à 3.5 tonnes.
Filiale du Groupe Banques Populaires, CHAABI LLD bénéficie de deux atouts décisifs : l’appui d’un groupe puissant, et le savoir-faire d’une équipe de professionnels.
Confrontée à une demi-douzaine de concurrents sur son territoire et ses cœurs de métier, l’entreprise se démarque par une grande qualité d’écoute et un très haut niveau de service.
Dans le quotidien, l’entreprise CHAABI LLD doit gérer les données relatives aux flottes de véhicules loués, celles afférentes à ses clients, et celles propres à l’entreprise.


Enjeux

Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD depuis 2018 qualifie elle-même son entreprise “d’entreprise de paperasse” !

Avec la gestion des dossiers de près de 600 clients et 9 000 véhicules loués sur des périodes allant de 4 à 5 ans, il faut gérer des milliers de données de tarification, facturation clients et fournisseurs, gestion des entretiens, documents de bord, de cession, des contraventions – la liste des documents attachés à chaque dossier est longue, à laquelle s’ajoutent les activités habituelles d’une entreprise qui emploie plus d’une cinquantaine de personnes.

Il fallait donc rapidement trouver une solution d’automatisation, de digitalisation, et d’archivage qui puisse ensuite être étendue aux différentes activités et services de l’entreprise.

Les enjeux étaient donc de simplifier les accès aux documents, assurer leur traçabilité, automatiser leur traitement, et les archiver selon des critères facilement compréhensibles par toutes celles et ceux qui devraient ensuite utiliser ces documents.


Le choix d’OnBase

Lorsqu’Asmaa Hari propose au groupe Banques Populaires l’adoption d’une solution de dématérialisation et de gestion documentaire, elle réalise son propre benchmark en interrogeant directement les clients qui utilisent les 4 ou 5 solutions qu’elle a au préalable repéré.

Ses critères sont à la fois simples et rigoureux : les développements possibles, le workflow, les prestations proposées.
Je m’arrête rapidement sur OnBase qui répond à 99 % de ma problématique ! 

La solution est particulièrement flexible, évolutive à 360°, adaptable à mes ERP, ouverte avec une grande variété d’API et surtout, GDScan, filiale de GDExpert, partage nos préoccupations d’écoute client et de sens du service. La grande disponibilité et le profil de notre interlocuteur, qui est aussi compétent commercialement que techniquement, a fait aussi rapidement la différence avec les autres solutions.

— Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD

C’est donc tout autant une solution qu’un prestataire partenaire qui a été choisi.


Bénéfices

Piloter la direction d’une GED, c’était pour moi avec l’objectif non seulement de gagner du temps, mais surtout de ne pas en perdre ! 

Nous sommes passés du tout manuel à l’automatisation. Avant, quand on avait besoin d’info, il fallait faire appel à un archiviste – avec comme corollaire les temps d’attente pour accéder à des informations, qui en bout de course, n’étaient pas ou plus forcément disponibles. Avec la survenue de la Covid, le télétravail s’est accentué et le besoin d’accéder aux documents encore plus !

A l’origine destinée plus spécifiquement à la direction technique, la GED s’est retrouvée rapidement indispensable à presque tout le monde !

En 2021, c’est la direction financière qui s’engage dans le processus pour la gestion des factures fournisseurs.

Aujourd’hui, plus de 200 types de documents sont traités par nos différents services. Multipliez par le nombre de dossiers, vous aurez une idée vertigineuse de la masse de données traitées !

Disponibilité de l’info, automatisation, et facilité de gestion, tout le monde y gagne, clients et collaborateurs.

Plus de photocopies qui se perdent, on sait où est chaque document rapidement, qui l’a utilisé pour en faire quoi. Et de façon pragmatique, cela génère beaucoup moins de coût. Couplé avec un outil de capture, je peux exporter notifier etc. En plus, pas besoin de formation technique, c’est simple, rapide, et efficace. 

En ce qui concerne la gestion des contraventions par exemple, nous avons quasiment gagné 2 jours de traitement par semaine ! Imaginez 1000 contraventions, scannées et injectées y compris dans l’extranet client, avec les copies indexées, le client notifié via le workflow ! 

C’est à peu près la même chose pour les factures fournisseurs. Nous avons gagné 2 à 3h par jour et par service !


Et demain ?

A l’horizon 2025, d’une société de paperasse, nous avons pour objectif de passer à une société zéro papier dont tous les processus seront automatisés !
CHAABI LLD a pour ambition de transposer l’automatisation de la gestion des données à tous ses services (financier, ressources humaines etc.) pour la plupart des tâches automatisables à accomplir. De quoi libérer du temps pour se consacrer plus encore à ce qui fait leur force : l’écoute et le service client.
L’équipe GDScan est très fière de les accompagner dans cet objectif ambitieux mais atteignable !


LONACI

La Loterie Nationale a été créée par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme d’une loterie simple. L’exploitation et la gestion du concept ont été confiées à la Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI), société d’Etat constituée par le décret n°355 du 26 mars 1970

En 1980, à la faveur d’une réforme du secteur parapublic, la Société d’Etat est transformée en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique s’est avéré incompatible avec l’activité dévolue à la LONACI.

Le décret n°90/121 du 7 février 1990, fonde en lieu et place de l’EPIC, une Société d’Economie Mixte de type particulier dotée d’un capital social de 400 000 000 F CFA ainsi réparti : Etat de Côte d’Ivoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.

La Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI) offre la possibilité aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il s’agit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.

Enjeux

LONACI se devait de passer à la dématérialisation et de réduire drastiquement la masse de papier considérable traitée chaque jour. L’archivage se faisait de manière physique dans le dépôt d’archives, la recherche était manuelle et la transmission du courrier s’effectuait dans les différentes directions et services avec des parapheurs. Initié par la DSI (Direction des Systèmes d’Information), le projet (dans sa phase pilote) s’est donc essentiellement porté sur les documents de la Direction Financière et Comptabilité et le service courrier.


Le choix d’OnBase

L’arrivée, il y a 2 ans, d’un archiviste spécialisé ne suffisait pas pour mettre en place une solution d’une telle ampleur.

Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait déterminer les types de documents produits, valider la durée utilité administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait également définir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. C’est la SGCI qui s’est chargé des différents audits et de produire un document de cadrage.

LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :

  • Une sécurité de l’information garantie sur la plateforme
  • Un contrôle de l’accès aux données
  • La possibilité de modification et de classement des documents

Bénéfices

Aujourd’hui l’ensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour l’importation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour l’archivage numérique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considérable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de l’information.  Les employés n’ont plus à circuler avec des parapheurs depuis l’automatisation de certaines tâches.

Plus besoin de fouiller dans les cartons d’archives. Avec cet archivage numérique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grâce au moteur de recherche.


Et demain ?

La formation et l’intégration de la solution se font par étapes. Les résultats probants, rapportés par la direction pilote de l’opération ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquées dans cette démarche, invitent désormais à étendre la solution auprès de tous leurs collaborateurs au siège comme en agence.


Saham Assurance

Son histoire et son développement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourd’hui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur développement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier l’Inde, le Liban et la Malaisie.

C’est en 2018 que le groupe SAHAM cède son pôle finance à SANLAM. Un rapprochement stratégique permettant à SANLAM Assurance de devenir un assureur présent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable d’améliorer et de développer l’activité sur de nouveaux marchés. Ce qui est le cas notamment à Madagascar. Le  groupe propose à la fois des produits d’assurance Vie et Non Vie. Plutôt orientée vers les entreprises, la filiale à Madagascar s’ouvre progressivement au marché des particuliers. À Madagascar, le marché de l’assurance représente aujourd’hui 1% du PIB, mais devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années du fait de l’éducation de la population aux produits d’assurances et à leur changement de comportement vis-à-vis des produits et services financiers.

La véritable valeur ajoutée de SAHAM Assurance repose sur un service de qualité, la diversité des produits et services proposés, une très grande réactivité notamment dans le traitement des sinistres et l’indemnisation. Le Groupe mise sur une capacité d’anticipation des évolutions du marché pour proposer des services innovants à ses clients.

Enjeux

Madame Joé Vinette, auditrice interne, chargée du contrôle, des plans d’audit, de l’analyse du risque et de la conformité en sein de l’entreprise, nous présente les enjeux de la dématérialisation et du nouveau système d’information.

Elle nous explique qu’elle a choisi la solution OnBase avec la même exigence et la même rigueur qu’elle applique à son travail au quotidien. Ce qui était important pour l’entreprise, c’était de favoriser la réactivité des services et être plus proche des clients. Il s’agissait aussi d’améliorer la communication interne et réduire les coûts liés au traitement des dossiers clients. Portée par la Direction générale, cette décision est le fruit d’une volonté du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximité des clients et la réactivité. C’est également le besoin d’être plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle méthode de travail grâce à l’outil OnBase. De la production à la comptabilité en passant par le service sinistre, toutes et tous ont été mobilisés pour s’approprier l’outil et enrichir leurs méthodes de travail.

Madame Vinette nous raconte qu’avant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.

Aujourd’hui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront également scanner les courriers clients pour garder une trace numérique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le début de l’année, l’entreprise ne traite plus de courrier papier.


Le choix d’OnBase

Les prérequis et critères de décisions ont été la fiabilité du système et la sécurité des données. Il fallait   que l’outil puisse accueillir le plan de classement de façon numérisée. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels métiers.

Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce système. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.

… Le choix d’OnBase

Les raisons étaient qu’ils étaient recommandés par les SI, qu’ils bénéficient d’une grande expérience, que la qualité de service n’est plus à démontrer et surtout que la sécurité est leur point fort. Tous ces éléments ont été déterminants dans le processus de prise de décision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la célérité, la précision et la traçabilité documentaire.


Utilisation & bénéfices

Maintenant, tous les courriers sont numérisés et classés. C’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le système. Les utilisateurs se sont approprié l’outil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accélérer ce processus. Le temps gagné pourra être utilisé pour améliorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considérablement améliorer l’expérience client. ‘’L’entreprise pourra passer plus de temps à expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matière d’assurance’’ explique Mme Vinette.

Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec l’ensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines d’échanges par courrier se fait aujourd’hui dans la journée. C’est une véritable amélioration de l’efficacité et un gain de productivité.

‘’SAHAM Assurance c’est plus de 500 documents traités par jour, soit environ 10 000 documents traités par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire Intégrateur KEPLER-DIGITAL est facile à utiliser, elle est aussi très ergonomique. Le système est globalement très pratique, bien organisé et structuré.’’ précise Mme Vinette.

Cette solution pourra très certainement être étendue à l’ensemble des filiales du groupe.


TOTAL ALGÉRIE

Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa réputation d’expertise et d’excellence, Total Algérie se devait d’accompagner la transformation digitale opérée dans tout le pays. Avec un volume considérable de documents traités chaque jour, Total Algérie, en choisissant cet acteur majeur de l’archivage, poursuit ses engagements en terme de dématérialisation.

 « Aujourd’hui nous avons une solution d’archivage complète : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier

2 filiales une ambition commune :

Portées par la vision d’être un contributeur engagé à la société et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algériennes de TOTAL comptent devenir un acteur clé en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.

Total Bitumes Algérie SPA opère dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallèle, Total Lubrifiants Algérie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volonté d’accompagner le développement économique du pays en lançant de nouveaux programmes d’investissements importants mis en place au fil des ans.

Enjeux

Total Algérie devait s’équiper d’une solution d’archivage puissante pour faciliter l’accès à la masse de documents que l’entreprise traite. Il leur était nécessaire de gagner en autonomie et en temps opérationnel. La solution OnBase a donc été mise en place par les intégrateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprès de différents services, des tests, des prémices d’utilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid s’impose.


Et la Covid ?

L’installation de la solution OnBase et les formations associées ont précédé la crise sanitaire. Une véritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait été profondément différente et aurait mis la filiale en difficulté. L’absence du chômage partiel en Algérie et l’automatisation du travail à domicile ont permis aux salariés d’utiliser la plateforme à distance et d’échanger des documents grâce à OnBase très facilement.


Utilisation & Bénéfices

Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SPA ne sont pas passés par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de l’empirisme. Utilisé et reconnu pour son extrême efficacité et simplicité dans d’autres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait déjà fait largement ses preuves.

En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualité-prix, mais également pour l’accompagnement personnalisé et professionnel proposé par notre partenaire local SG SOFTWARE.

… Utilisation & Bénéfices

Il était sur la table de discussion algérienne depuis 2018. Le projet n’avait pas abouti à l’époque avant d’être repris par Thomas MLODZINSKI :

« J’ai déterré ce projet de dématérialisation, sans chercher particulièrement la comparaison avec d’autres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les différentes filiales de Total m’en avaient fait ».

Tous les services ont bénéficié des nombreux avantages d’OnBase, notamment en termes de :

  • Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
  • Accès à distance: l’accès était auparavant extrêmement complexe une fois un document scanné et déposé dans un dossier partagé
  • Charge de l’indexation, tout particulièrement optimisée
  • Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel

Et demain ?

Maintenant que la filiale a franchi cette 1ère étape de dématérialisation, il est impératif d’assurer la pérennité de la solution et que différents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le système. Il ne s’agit plus d’intégrer mais d’utiliser de façon optimale la solution. L’enjeu N°1 est d’abord un retour sur investissement et un vrai travail de retour d’expériences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et m’assurer qu’elle est bien utilisée. » précise Thomas MLODZINSKI.

« Pour l’instant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », néanmoins, l’étape suivante serait d’évoluer vers le développement des workflows, notamment ceux recommandés par le groupe.

Globalement, l’objectif est de poursuivre l’effort de dématérialisation qui repose sur les fondations d’OnBase.


MAJOREL

Majorel est lalliance stratégique née en 2019 entre deux grands groupes Bertelsmann et Saham. Bertelsmann est un groupe Allemand qui propose des services de médias, de publicité et de communication et Saham est le spécialiste Marocain de lexternalisation. Ces deux groupes partageaient déjà une collaboration fructueuse à travers Arvato, une entreprise dédiée à la relation client.

Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a réalisé en 2018 un chiffre daffaires denviron 341 M. Les prestations de service sarticulent autour du service client, du programme de fidélité, du Social CRM, de labonnement et de la gestion de documents (e-contrat, e-facture, etc.).

Enjeux

Les enjeux pour Majorel sont multiples. Majorel souhaite développer son activité à linternational, notamment en Asie et en Amérique. Le rôle des centres dappels offshore était jusqu’à maintenant simplement une question de réduction des coûts de la gestion de la relation client. Seulement lactivité économique et la pression sur les marchés ont obligé les sociétés comme Majorel à monter en gamme. Cet objectif de croissance et de développement passe notamment par la formation, de la fidélisation des collaborateurs et laugmentation de la qualité des prestations.

Majorel est lexemple typique de lentreprise internationale capable de combiner culture et savoir-faire pour se développer et conquérir de nouveaux marchés. Face aux opportunités et aux menaces qui pèsent sur le secteur de la gestion de la relation client (GRC), Majorel doit faire face aux baisses de budget dans certains secteurs et des contrainte de coûts dans dautres. Cest pourquoi l’élargissement de la clientèle à dautres secteurs dactivités que les télécoms, comme la banque et lassurance, est devenue indispensable.

Une nouvelle opportunité se présente aussi à Majorel, celle des missions de Front office (Accueil clients, prise de rendez-vous, etc.) et de back office (reporting, archivage, etc.). Cette croissance doit impérativement sappuyer sur une croissance endogène et sur lamélioration des process.


Le choix d’OnBase

Pour améliorer ses process et renforcer son efficacité opérationnelle, Majorel a choisi la solution OnBase. « À lorigine nous avions besoin de dématérialiser les factures, de passer du papier à l’électronique », précise Kaouthar HABACH, Chef de projet IT.

Dans un groupe comme Majorel la gestion du papier et des processus de prise de décision était devenue une véritable source de perte de profit. Il était devenu indispensable pour Majorel de mettre en œuvre une amélioration des process et innover dans les procédés. Changer la façon de travailler pour gagner en efficacité et en rapidité. « Avant, pour prendre une décision ou faire valider un document, il fallait attendre plusieurs jours et parfois plusieurs semaines. C’était devenu très compliqué de travailler avec des processus de validation trop long », ajoute M. HABACH. En effet, le nombre important de direction pouvant intervenir sur un dossier rendait les circuits de validation très complexe et lourds à gérer. Aujourdhui, tout est numérisé, les documents peuvent être validés instantanément par les différentes directions (Information, Juridique, Achat, Com, Opération, Moyens généraux, etc.).

Comme le rappelle M. HABACH : « Il ne faut pas oublier que Majorel est un groupe international, qui compte près de 50 000 collaborateurs répartis dans plusieurs pays en Afrique et en Europe. Aujourdhui, OnBase est la solution qui a été choisie pour automatiser les processus et sécuriser nos documents sensibles. OnBase a réduit les coûts de traitement des documents, amélioré les processus, augmenté notre productivité et réduit les coûts de stockage. Cette solution a également limmense avantage de sintégrer à nos applications métiers. Donc sans changer nos façons de faire, nous les avons améliorées ».

Au sein de Majorel, ce sont les services Financiers et SI qui ont été à lorigine de la recherche dune solution. Les attentes se posaient en termes defficacité et de coût pour lorganisation : « Nous avons souhaité supprimer le papier dans le traitement des factures, et nous voulions une solution évolutive pour étendre la digitalisation à dautres process ». La recherche de solution a été rapide et simple, OnBase sest présentée comme étant la solution la plus rapide à mettre en œuvre et la plus flexible pour répondre à lensemble des besoins de Majorel. Assurer la transformation numérique de Majorel était une priorité et un enjeu majeur pour maintenir un avantage compétitif ».

La présence de GDExpert sur le marché Africain a été un élément décisif dans le processus de prise de décision : pouvoir accéder à son fournisseur sur place est la garantie dun bon service après-vente et dune bonne compréhension des enjeux et des besoins.


Utilisation & bénéfices

A l’origine la solution OnBase était principalement utilisée par le service facturation. Les bénéfices apportés par la solution ont rapidement permis de faire évoluer son implémentation au niveau de l’ensemble des workflow, notamment la gestion des contrats, la gestion de bons de commande, les notes de frais, les ordres de mission, la demande de projet et d’investissement, et la gestion des projets dans leur ensemble.

« Aujoud’hui, OnBase est implémenté dans toutes les directions, et nous réfléchissons à une mise en œuvre globalisée sur l’ensemble de nos sites à l’international ».

Grâce à OnBase, nous avons gagné en rapidité, en visibilité sur les projets, ainsi que dans nos process de suivi et de validation. Un grand plus également est la possibilité de reprendre l’historique plus facilement.

Enfin, « la version mobile apporte un plus considérable pour les collaborateurs en déplacement ».


LEM

Bureau d’Études d’ingénierie, il intervient dans toutes les activités liées aux infrastructures portuaires et maritimes (ingénierie, simulation en laboratoire, expertise, environnement, reconnaissance sous-marine, assistance à maitrise douvrage) mais aussi dans le domaine hydraulique des barrages (reconnaissances et simulation en laboratoire). Leader dans le domaine maritime à l’échelle nationale, il dispose d’outils numériques performants au service de ses clients de premier plan : ministères et entreprises publiques ou privées des secteurs de l’hydraulique, de l’industrie et de l’énergie, en Algérie ou à l’international.

Enjeux

Le Laboratoire d’Études Maritimes est amené à gérer et conserver un important fonds documentaire, qui ne cesse par ailleurs de se développer et de s’enrichir. La recherche et l’exploitation des données s’étant complexifiées au fil des années, il était devenu indispensable de mettre à niveau son système dinformation afin d’automatiser les pratiques et d’améliorer la communication au sein de ses structures. Il a ainsi été décidé dès 2017 de mettre initialement en place un outil de Gestion Électronique de Documents performant.


Le choix d’OnBase

OnBase a été sélectionné après étude de marché car cette solution était la plus à même de gérer non seulement les documents (GED) mais aussi les différents contenus de l’entreprise (ECM). Le Laboratoire d’Études Maritimes était à la recherche d’une solution flexible, offrant une gestion centralisée et efficace des documents, permettant d’améliorer les processus de l’entreprise et d’accélérer les prises de décision.

« Lexpertise dOnBase s’est avérée particulièrement convaincante dans sa capacité à concrétiser les besoins identifiés mais aussi par ses fonctionnalités de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données traitées » précise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de lInformation de l’entreprise LEM.

Un projet pilote intégrant le management de la qualité, le service documentation et le département Finances et Comptabilité a d’abord été élaboré. Il a permis de gagner en visibilité sur linformation et l’automatisation optimales des processus de gestion. La solution s’est ensuite progressivement déployée pour répondre aux besoins des différentes structures  de l’entreprise  telles que celle des ressources humaines et de la direction technique en passant par le service « bureau des marchés ».

Ainsi, plusieurs process ont été automatisés au sein du LEM, dont un workflow pour le traitement et suivi des courriers, des consultations et des appels d’offres, et d’autres pour la gestion interne des dossiers (facturations et demandes de documents internes).


Bénéfices

Le LEM traite chaque jour plus de 60 dossiers et jusqu’à 100 documents, que la plateforme collaborative OnBase et son interface interactive gèrent avec facilité. La solution permet au quotidien d’économiser du temps à chaque étape du process, qu’il s’agisse de chercher de linformation, de prendre une décision ou d’archiver des données.

En 30 mois, de la configuration du système jusqu’à la formation des utilisateurs, OnBase a contribué à améliorer significativement la collecte dinformations et la création de nouvelles connaissances organisationnelles. L’entreprise a également pu développer simultanément linnovation technique et lamélioration des processus de production en les automatisant avec les workflows d’OnBase. Les tableaux de bord offrent une visibilité totale des processus et permettent de suivre en temps réel leur évolution et des prises de décision rapides.


 Et demain ?

De nouvelles passerelles avec les applications métiers vont encore être développées afin de gérer tous les documents et informations du LEM et tenter d’atteindre à terme l’objectif de « zéro papier »


BP SHORE BACK OFFICE

Située au Maroc, à Casablanca, BP SHORE BACK OFFICE est une filiale du groupe Banque Populaire. Spécialisée dans le traitement du Back Office bancaire, elle assure la gestion déléguée des processus d’affaires des 1600 agences du Groupe sur le territoire marocain. Son expertise dans la gestion des services financiers externalisés couvre plusieurs domaines d’activités tels que : Flux domestique, Crédits, Trade Finance, Epargne & Comptes, compliance et gestion des données.

Enjeux

Le business model de l’entreprise, qui doit traiter tous les traitements back office de toutes les agences mais aussi des différentes filiales du Groupe, a toujours intégré la transformation numérique. Dans cette optique, l’intégration d’une solution de gestion électronique des documents est vite apparue indispensable.

« Nous étions à la recherche d’une solution qui puisse nous permettre de traiter et de sauvegarder le riche patrimoine documentaire de l’ensemble de nos agences.»

M. Mohamed AIT ALI (Responsable BO Cash & Data Management de BP Shore Back Office)


Le choix d’OnBase

BP SHORE BACK OFFICE a étudié les propositions de plusieurs prestataires avant de choisir OnBase et son partenaire GDScan filiale de GDExpert. « Nous avons décidé d’acquérir OnBase avec ses différents modules, des plus simples au plus complexes, afin de bénéficier d’une plateforme de produits et de services de qualité à coût optimisé. Cette solution modulable mais aussi extensible présente beaucoup datouts en terme de fonctionnalités. Par ailleurs, aucun autre prestataire ne nous proposait un accompagnement aussi poussé, tant en terme d’assistance que de partenariat », précise M. Ait Ali.

Bénéfices

Certaines fonctionnalités clé d’OnBase, comme le pilotage automatique des scanners de production, la séparation/assemblage automatique des documents, la possibilité de mettre en œuvre des circuits de production complexes très facilement, et rapidement déployables auprès des utilisateurs de production apportent un vrai bénéfice plébiscité par les utilisateurs d’OnBase au sein de l’entreprise. Le module d’export/import en masse, afin de communiquer avec d’autres systèmes GED / Métiers, ainsi que la puissance du moteur de workflow pour le déploiement des cycles de vie des documents, la multiplicité des modules, et leurs installations simplifiées, sont également très appréciées.


Et demain ?

BP SHORE BACK OFFICE compte étendre l’utilisation de cette solution en la mutualisant auprès de l’ensemble des différentes agences et filiales du Groupe. Elle envisage également d’acquérir d’autres services proposés par GDExpert, peut-être notamment dans le domaine de l’automatisation des comptes de la banque.

« Nous aurons beaucoup à faire pour les prochaines années, et notre objectif est d’établir un véritable partenariat sur la durée avec GDExpert ! », conclut M. Ait Ali.


ALGERIAN QATARI STEEL

L’entreprise industrielle Algerian Qatari Steel a choisi OnBase pour faciliter la gestion de nombreux documents produits chaque jour, liés notamment à la construction en cours des différents bâtiments de son usine. Une solution jugée idéale par ses utilisateurs, ingénieurs comme administrateurs.

Enjeux

AQS est une société récente, créée en décembre 2013 et employant plus de 1100 salariés. Elle opère dans le secteur de l’industrie sidérurgique et se consacre à la production et à la distribution de fil machine et de rond à béton. Ses clients sont majoritairement des entreprises de BTP spécialisées dans la construction mais AQS travaille aussi pour des particuliers.

« Nous sommes équipés de la technologie la plus avancée au monde et notre société occupe une place importante sur la carte de l’industrie sidérurgique nationale » précise M. Habib Kidri, chef de département Base de données et développement au sein de la société.


Le choix d’OnBase

AQS utilisait au préalable une autre solution de gestion de documents, qui était elle aussi adaptée à son activité industrielle. Elle a toutefois décidé de changer de prestataire pour gagner en efficacité.

« Nous avons choisi OnBase après avoir effectué une étude de marché car elle était la solution qui répondait le mieux à nos critères »,ajoute M. Kidri. « Les deux principaux points qui nous ont convaincus étant l’expertise d’OnBase et sa capacité à couvrir tous les besoins identifiés par nos équipes de production. »

… Le choix d’OnBase

Avec OnBase, AQS a ainsi trouvé la solution la plus adaptée à son activité de gestion des plans de construction de son usine. Ses utilisateurs sont principalement des planificateurs, des ingénieurs de suivi, des contrôleurs document et bien sûr leurs responsables, soit une cinquantaine de salariés au total. OnBase leur permet ainsi de traiter plus d’une centaine de documents chaque jour.


Bénéfices

Parmi les principaux bénéfices d’OnBase pour ses utilisateurs : la simplicité de l’organisation en arborescence de l’archive et la rapidité de traitement de documents automatiquement et directement accessibles.

« Nous avions également besoin d’assurance quant à la  traçabilité, la sécurisation et la confidentialité des données traitées. Et nous avons sur ce point aussi été conquis », se rappelle M. Kidri.


Et demain ?

Le résultat est là : AQS compte à l’avenir déployer la GED OnBase auprès de l’ensemble de ses services. Avec à terme un objectif net et précis : passer au zéro document papier, tout simplement.