LONACI

La Loterie Nationale a été créée par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme d’une loterie simple. L’exploitation et la gestion du concept ont été confiées à la Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI), société d’Etat constituée par le décret n°355 du 26 mars 1970

En 1980, à la faveur d’une réforme du secteur parapublic, la Société d’Etat est transformée en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique s’est avéré incompatible avec l’activité dévolue à la LONACI.

Le décret n°90/121 du 7 février 1990, fonde en lieu et place de l’EPIC, une Société d’Economie Mixte de type particulier dotée d’un capital social de 400 000 000 F CFA ainsi réparti : Etat de Côte d’Ivoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.

La Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI) offre la possibilité aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il s’agit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.

Enjeux

LONACI se devait de passer à la dématérialisation et de réduire drastiquement la masse de papier considérable traitée chaque jour. L’archivage se faisait de manière physique dans le dépôt d’archives, la recherche était manuelle et la transmission du courrier s’effectuait dans les différentes directions et services avec des parapheurs. Initié par la DSI (Direction des Systèmes d’Information), le projet (dans sa phase pilote) s’est donc essentiellement porté sur les documents de la Direction Financière et Comptabilité et le service courrier.


Le choix d’OnBase

L’arrivée, il y a 2 ans, d’un archiviste spécialisé ne suffisait pas pour mettre en place une solution d’une telle ampleur.

Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait déterminer les types de documents produits, valider la durée utilité administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait également définir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. C’est la SGCI qui s’est chargé des différents audits et de produire un document de cadrage.

LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :

  • Une sécurité de l’information garantie sur la plateforme
  • Un contrôle de l’accès aux données
  • La possibilité de modification et de classement des documents

Bénéfices

Aujourd’hui l’ensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour l’importation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour l’archivage numérique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considérable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de l’information.  Les employés n’ont plus à circuler avec des parapheurs depuis l’automatisation de certaines tâches.

Plus besoin de fouiller dans les cartons d’archives. Avec cet archivage numérique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grâce au moteur de recherche.


Et demain ?

La formation et l’intégration de la solution se font par étapes. Les résultats probants, rapportés par la direction pilote de l’opération ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquées dans cette démarche, invitent désormais à étendre la solution auprès de tous leurs collaborateurs au siège comme en agence.


Saham Assurance

Son histoire et son développement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourd’hui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur développement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier l’Inde, le Liban et la Malaisie.

C’est en 2018 que le groupe SAHAM cède son pôle finance à SANLAM. Un rapprochement stratégique permettant à SANLAM Assurance de devenir un assureur présent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable d’améliorer et de développer l’activité sur de nouveaux marchés. Ce qui est le cas notamment à Madagascar. Le  groupe propose à la fois des produits d’assurance Vie et Non Vie. Plutôt orientée vers les entreprises, la filiale à Madagascar s’ouvre progressivement au marché des particuliers. À Madagascar, le marché de l’assurance représente aujourd’hui 1% du PIB, mais devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années du fait de l’éducation de la population aux produits d’assurances et à leur changement de comportement vis-à-vis des produits et services financiers.

La véritable valeur ajoutée de SAHAM Assurance repose sur un service de qualité, la diversité des produits et services proposés, une très grande réactivité notamment dans le traitement des sinistres et l’indemnisation. Le Groupe mise sur une capacité d’anticipation des évolutions du marché pour proposer des services innovants à ses clients.

Enjeux

Madame Joé Vinette, auditrice interne, chargée du contrôle, des plans d’audit, de l’analyse du risque et de la conformité en sein de l’entreprise, nous présente les enjeux de la dématérialisation et du nouveau système d’information.

Elle nous explique qu’elle a choisi la solution OnBase avec la même exigence et la même rigueur qu’elle applique à son travail au quotidien. Ce qui était important pour l’entreprise, c’était de favoriser la réactivité des services et être plus proche des clients. Il s’agissait aussi d’améliorer la communication interne et réduire les coûts liés au traitement des dossiers clients. Portée par la Direction générale, cette décision est le fruit d’une volonté du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximité des clients et la réactivité. C’est également le besoin d’être plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle méthode de travail grâce à l’outil OnBase. De la production à la comptabilité en passant par le service sinistre, toutes et tous ont été mobilisés pour s’approprier l’outil et enrichir leurs méthodes de travail.

Madame Vinette nous raconte qu’avant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.

Aujourd’hui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront également scanner les courriers clients pour garder une trace numérique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le début de l’année, l’entreprise ne traite plus de courrier papier.


Le choix d’OnBase

Les prérequis et critères de décisions ont été la fiabilité du système et la sécurité des données. Il fallait   que l’outil puisse accueillir le plan de classement de façon numérisée. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels métiers.

Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce système. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.

… Le choix d’OnBase

Les raisons étaient qu’ils étaient recommandés par les SI, qu’ils bénéficient d’une grande expérience, que la qualité de service n’est plus à démontrer et surtout que la sécurité est leur point fort. Tous ces éléments ont été déterminants dans le processus de prise de décision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la célérité, la précision et la traçabilité documentaire.


Utilisation & bénéfices

Maintenant, tous les courriers sont numérisés et classés. C’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le système. Les utilisateurs se sont approprié l’outil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accélérer ce processus. Le temps gagné pourra être utilisé pour améliorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considérablement améliorer l’expérience client. ‘’L’entreprise pourra passer plus de temps à expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matière d’assurance’’ explique Mme Vinette.

Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec l’ensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines d’échanges par courrier se fait aujourd’hui dans la journée. C’est une véritable amélioration de l’efficacité et un gain de productivité.

‘’SAHAM Assurance c’est plus de 500 documents traités par jour, soit environ 10 000 documents traités par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire Intégrateur KEPLER-DIGITAL est facile à utiliser, elle est aussi très ergonomique. Le système est globalement très pratique, bien organisé et structuré.’’ précise Mme Vinette.

Cette solution pourra très certainement être étendue à l’ensemble des filiales du groupe.


TOTAL ALGÉRIE

Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa réputation d’expertise et d’excellence, Total Algérie se devait d’accompagner la transformation digitale opérée dans tout le pays. Avec un volume considérable de documents traités chaque jour, Total Algérie, en choisissant cet acteur majeur de l’archivage, poursuit ses engagements en terme de dématérialisation.

 « Aujourd’hui nous avons une solution d’archivage complète : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier

2 filiales une ambition commune :

Portées par la vision d’être un contributeur engagé à la société et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algériennes de TOTAL comptent devenir un acteur clé en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.

Total Bitumes Algérie SPA opère dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallèle, Total Lubrifiants Algérie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volonté d’accompagner le développement économique du pays en lançant de nouveaux programmes d’investissements importants mis en place au fil des ans.

Enjeux

Total Algérie devait s’équiper d’une solution d’archivage puissante pour faciliter l’accès à la masse de documents que l’entreprise traite. Il leur était nécessaire de gagner en autonomie et en temps opérationnel. La solution OnBase a donc été mise en place par les intégrateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprès de différents services, des tests, des prémices d’utilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid s’impose.


Et la Covid ?

L’installation de la solution OnBase et les formations associées ont précédé la crise sanitaire. Une véritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait été profondément différente et aurait mis la filiale en difficulté. L’absence du chômage partiel en Algérie et l’automatisation du travail à domicile ont permis aux salariés d’utiliser la plateforme à distance et d’échanger des documents grâce à OnBase très facilement.


Utilisation & Bénéfices

Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SPA ne sont pas passés par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de l’empirisme. Utilisé et reconnu pour son extrême efficacité et simplicité dans d’autres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait déjà fait largement ses preuves.

En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualité-prix, mais également pour l’accompagnement personnalisé et professionnel proposé par notre partenaire local SG SOFTWARE.

… Utilisation & Bénéfices

Il était sur la table de discussion algérienne depuis 2018. Le projet n’avait pas abouti à l’époque avant d’être repris par Thomas MLODZINSKI :

« J’ai déterré ce projet de dématérialisation, sans chercher particulièrement la comparaison avec d’autres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les différentes filiales de Total m’en avaient fait ».

Tous les services ont bénéficié des nombreux avantages d’OnBase, notamment en termes de :

  • Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
  • Accès à distance: l’accès était auparavant extrêmement complexe une fois un document scanné et déposé dans un dossier partagé
  • Charge de l’indexation, tout particulièrement optimisée
  • Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel

Et demain ?

Maintenant que la filiale a franchi cette 1ère étape de dématérialisation, il est impératif d’assurer la pérennité de la solution et que différents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le système. Il ne s’agit plus d’intégrer mais d’utiliser de façon optimale la solution. L’enjeu N°1 est d’abord un retour sur investissement et un vrai travail de retour d’expériences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et m’assurer qu’elle est bien utilisée. » précise Thomas MLODZINSKI.

« Pour l’instant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », néanmoins, l’étape suivante serait d’évoluer vers le développement des workflows, notamment ceux recommandés par le groupe.

Globalement, l’objectif est de poursuivre l’effort de dématérialisation qui repose sur les fondations d’OnBase.


MAJOREL

Majorel est lalliance stratégique née en 2019 entre deux grands groupes Bertelsmann et Saham. Bertelsmann est un groupe Allemand qui propose des services de médias, de publicité et de communication et Saham est le spécialiste Marocain de lexternalisation. Ces deux groupes partageaient déjà une collaboration fructueuse à travers Arvato, une entreprise dédiée à la relation client.

Acteur majeur de la gestion de la relation client, Majorel a réalisé en 2018 un chiffre daffaires denviron 341 M. Les prestations de service sarticulent autour du service client, du programme de fidélité, du Social CRM, de labonnement et de la gestion de documents (e-contrat, e-facture, etc.).

Enjeux

Les enjeux pour Majorel sont multiples. Majorel souhaite développer son activité à linternational, notamment en Asie et en Amérique. Le rôle des centres dappels offshore était jusqu’à maintenant simplement une question de réduction des coûts de la gestion de la relation client. Seulement lactivité économique et la pression sur les marchés ont obligé les sociétés comme Majorel à monter en gamme. Cet objectif de croissance et de développement passe notamment par la formation, de la fidélisation des collaborateurs et laugmentation de la qualité des prestations.

Majorel est lexemple typique de lentreprise internationale capable de combiner culture et savoir-faire pour se développer et conquérir de nouveaux marchés. Face aux opportunités et aux menaces qui pèsent sur le secteur de la gestion de la relation client (GRC), Majorel doit faire face aux baisses de budget dans certains secteurs et des contrainte de coûts dans dautres. Cest pourquoi l’élargissement de la clientèle à dautres secteurs dactivités que les télécoms, comme la banque et lassurance, est devenue indispensable.

Une nouvelle opportunité se présente aussi à Majorel, celle des missions de Front office (Accueil clients, prise de rendez-vous, etc.) et de back office (reporting, archivage, etc.). Cette croissance doit impérativement sappuyer sur une croissance endogène et sur lamélioration des process.


Le choix d’OnBase

Pour améliorer ses process et renforcer son efficacité opérationnelle, Majorel a choisi la solution OnBase. « À lorigine nous avions besoin de dématérialiser les factures, de passer du papier à l’électronique », précise Kaouthar HABACH, Chef de projet IT.

Dans un groupe comme Majorel la gestion du papier et des processus de prise de décision était devenue une véritable source de perte de profit. Il était devenu indispensable pour Majorel de mettre en œuvre une amélioration des process et innover dans les procédés. Changer la façon de travailler pour gagner en efficacité et en rapidité. « Avant, pour prendre une décision ou faire valider un document, il fallait attendre plusieurs jours et parfois plusieurs semaines. C’était devenu très compliqué de travailler avec des processus de validation trop long », ajoute M. HABACH. En effet, le nombre important de direction pouvant intervenir sur un dossier rendait les circuits de validation très complexe et lourds à gérer. Aujourdhui, tout est numérisé, les documents peuvent être validés instantanément par les différentes directions (Information, Juridique, Achat, Com, Opération, Moyens généraux, etc.).

Comme le rappelle M. HABACH : « Il ne faut pas oublier que Majorel est un groupe international, qui compte près de 50 000 collaborateurs répartis dans plusieurs pays en Afrique et en Europe. Aujourdhui, OnBase est la solution qui a été choisie pour automatiser les processus et sécuriser nos documents sensibles. OnBase a réduit les coûts de traitement des documents, amélioré les processus, augmenté notre productivité et réduit les coûts de stockage. Cette solution a également limmense avantage de sintégrer à nos applications métiers. Donc sans changer nos façons de faire, nous les avons améliorées ».

Au sein de Majorel, ce sont les services Financiers et SI qui ont été à lorigine de la recherche dune solution. Les attentes se posaient en termes defficacité et de coût pour lorganisation : « Nous avons souhaité supprimer le papier dans le traitement des factures, et nous voulions une solution évolutive pour étendre la digitalisation à dautres process ». La recherche de solution a été rapide et simple, OnBase sest présentée comme étant la solution la plus rapide à mettre en œuvre et la plus flexible pour répondre à lensemble des besoins de Majorel. Assurer la transformation numérique de Majorel était une priorité et un enjeu majeur pour maintenir un avantage compétitif ».

La présence de GDExpert sur le marché Africain a été un élément décisif dans le processus de prise de décision : pouvoir accéder à son fournisseur sur place est la garantie dun bon service après-vente et dune bonne compréhension des enjeux et des besoins.


Utilisation & bénéfices

A l’origine la solution OnBase était principalement utilisée par le service facturation. Les bénéfices apportés par la solution ont rapidement permis de faire évoluer son implémentation au niveau de l’ensemble des workflow, notamment la gestion des contrats, la gestion de bons de commande, les notes de frais, les ordres de mission, la demande de projet et d’investissement, et la gestion des projets dans leur ensemble.

« Aujoud’hui, OnBase est implémenté dans toutes les directions, et nous réfléchissons à une mise en œuvre globalisée sur l’ensemble de nos sites à l’international ».

Grâce à OnBase, nous avons gagné en rapidité, en visibilité sur les projets, ainsi que dans nos process de suivi et de validation. Un grand plus également est la possibilité de reprendre l’historique plus facilement.

Enfin, « la version mobile apporte un plus considérable pour les collaborateurs en déplacement ».


LEM

Bureau d’Études d’ingénierie, il intervient dans toutes les activités liées aux infrastructures portuaires et maritimes (ingénierie, simulation en laboratoire, expertise, environnement, reconnaissance sous-marine, assistance à maitrise douvrage) mais aussi dans le domaine hydraulique des barrages (reconnaissances et simulation en laboratoire). Leader dans le domaine maritime à l’échelle nationale, il dispose d’outils numériques performants au service de ses clients de premier plan : ministères et entreprises publiques ou privées des secteurs de l’hydraulique, de l’industrie et de l’énergie, en Algérie ou à l’international.

Enjeux

Le Laboratoire d’Études Maritimes est amené à gérer et conserver un important fonds documentaire, qui ne cesse par ailleurs de se développer et de s’enrichir. La recherche et l’exploitation des données s’étant complexifiées au fil des années, il était devenu indispensable de mettre à niveau son système dinformation afin d’automatiser les pratiques et d’améliorer la communication au sein de ses structures. Il a ainsi été décidé dès 2017 de mettre initialement en place un outil de Gestion Électronique de Documents performant.


Le choix d’OnBase

OnBase a été sélectionné après étude de marché car cette solution était la plus à même de gérer non seulement les documents (GED) mais aussi les différents contenus de l’entreprise (ECM). Le Laboratoire d’Études Maritimes était à la recherche d’une solution flexible, offrant une gestion centralisée et efficace des documents, permettant d’améliorer les processus de l’entreprise et d’accélérer les prises de décision.

« Lexpertise dOnBase s’est avérée particulièrement convaincante dans sa capacité à concrétiser les besoins identifiés mais aussi par ses fonctionnalités de traçabilité, de sécurisation et de confidentialité des données traitées » précise Mlle Amel Khenien, Directrice des Technologies de lInformation de l’entreprise LEM.

Un projet pilote intégrant le management de la qualité, le service documentation et le département Finances et Comptabilité a d’abord été élaboré. Il a permis de gagner en visibilité sur linformation et l’automatisation optimales des processus de gestion. La solution s’est ensuite progressivement déployée pour répondre aux besoins des différentes structures  de l’entreprise  telles que celle des ressources humaines et de la direction technique en passant par le service « bureau des marchés ».

Ainsi, plusieurs process ont été automatisés au sein du LEM, dont un workflow pour le traitement et suivi des courriers, des consultations et des appels d’offres, et d’autres pour la gestion interne des dossiers (facturations et demandes de documents internes).


Bénéfices

Le LEM traite chaque jour plus de 60 dossiers et jusqu’à 100 documents, que la plateforme collaborative OnBase et son interface interactive gèrent avec facilité. La solution permet au quotidien d’économiser du temps à chaque étape du process, qu’il s’agisse de chercher de linformation, de prendre une décision ou d’archiver des données.

En 30 mois, de la configuration du système jusqu’à la formation des utilisateurs, OnBase a contribué à améliorer significativement la collecte dinformations et la création de nouvelles connaissances organisationnelles. L’entreprise a également pu développer simultanément linnovation technique et lamélioration des processus de production en les automatisant avec les workflows d’OnBase. Les tableaux de bord offrent une visibilité totale des processus et permettent de suivre en temps réel leur évolution et des prises de décision rapides.


 Et demain ?

De nouvelles passerelles avec les applications métiers vont encore être développées afin de gérer tous les documents et informations du LEM et tenter d’atteindre à terme l’objectif de « zéro papier »


BP SHORE BACK OFFICE

Située au Maroc, à Casablanca, BP SHORE BACK OFFICE est une filiale du groupe Banque Populaire. Spécialisée dans le traitement du Back Office bancaire, elle assure la gestion déléguée des processus d’affaires des 1600 agences du Groupe sur le territoire marocain. Son expertise dans la gestion des services financiers externalisés couvre plusieurs domaines d’activités tels que : Flux domestique, Crédits, Trade Finance, Epargne & Comptes, compliance et gestion des données.

Enjeux

Le business model de l’entreprise, qui doit traiter tous les traitements back office de toutes les agences mais aussi des différentes filiales du Groupe, a toujours intégré la transformation numérique. Dans cette optique, l’intégration d’une solution de gestion électronique des documents est vite apparue indispensable.

« Nous étions à la recherche d’une solution qui puisse nous permettre de traiter et de sauvegarder le riche patrimoine documentaire de l’ensemble de nos agences.»

M. Mohamed AIT ALI (Responsable BO Cash & Data Management de BP Shore Back Office)


Le choix d’OnBase

BP SHORE BACK OFFICE a étudié les propositions de plusieurs prestataires avant de choisir OnBase et son partenaire GDScan filiale de GDExpert. « Nous avons décidé d’acquérir OnBase avec ses différents modules, des plus simples au plus complexes, afin de bénéficier d’une plateforme de produits et de services de qualité à coût optimisé. Cette solution modulable mais aussi extensible présente beaucoup datouts en terme de fonctionnalités. Par ailleurs, aucun autre prestataire ne nous proposait un accompagnement aussi poussé, tant en terme d’assistance que de partenariat », précise M. Ait Ali.

Bénéfices

Certaines fonctionnalités clé d’OnBase, comme le pilotage automatique des scanners de production, la séparation/assemblage automatique des documents, la possibilité de mettre en œuvre des circuits de production complexes très facilement, et rapidement déployables auprès des utilisateurs de production apportent un vrai bénéfice plébiscité par les utilisateurs d’OnBase au sein de l’entreprise. Le module d’export/import en masse, afin de communiquer avec d’autres systèmes GED / Métiers, ainsi que la puissance du moteur de workflow pour le déploiement des cycles de vie des documents, la multiplicité des modules, et leurs installations simplifiées, sont également très appréciées.


Et demain ?

BP SHORE BACK OFFICE compte étendre l’utilisation de cette solution en la mutualisant auprès de l’ensemble des différentes agences et filiales du Groupe. Elle envisage également d’acquérir d’autres services proposés par GDExpert, peut-être notamment dans le domaine de l’automatisation des comptes de la banque.

« Nous aurons beaucoup à faire pour les prochaines années, et notre objectif est d’établir un véritable partenariat sur la durée avec GDExpert ! », conclut M. Ait Ali.


ALGERIAN QATARI STEEL

L’entreprise industrielle Algerian Qatari Steel a choisi OnBase pour faciliter la gestion de nombreux documents produits chaque jour, liés notamment à la construction en cours des différents bâtiments de son usine. Une solution jugée idéale par ses utilisateurs, ingénieurs comme administrateurs.

Enjeux

AQS est une société récente, créée en décembre 2013 et employant plus de 1100 salariés. Elle opère dans le secteur de l’industrie sidérurgique et se consacre à la production et à la distribution de fil machine et de rond à béton. Ses clients sont majoritairement des entreprises de BTP spécialisées dans la construction mais AQS travaille aussi pour des particuliers.

« Nous sommes équipés de la technologie la plus avancée au monde et notre société occupe une place importante sur la carte de l’industrie sidérurgique nationale » précise M. Habib Kidri, chef de département Base de données et développement au sein de la société.


Le choix d’OnBase

AQS utilisait au préalable une autre solution de gestion de documents, qui était elle aussi adaptée à son activité industrielle. Elle a toutefois décidé de changer de prestataire pour gagner en efficacité.

« Nous avons choisi OnBase après avoir effectué une étude de marché car elle était la solution qui répondait le mieux à nos critères »,ajoute M. Kidri. « Les deux principaux points qui nous ont convaincus étant l’expertise d’OnBase et sa capacité à couvrir tous les besoins identifiés par nos équipes de production. »

… Le choix d’OnBase

Avec OnBase, AQS a ainsi trouvé la solution la plus adaptée à son activité de gestion des plans de construction de son usine. Ses utilisateurs sont principalement des planificateurs, des ingénieurs de suivi, des contrôleurs document et bien sûr leurs responsables, soit une cinquantaine de salariés au total. OnBase leur permet ainsi de traiter plus d’une centaine de documents chaque jour.


Bénéfices

Parmi les principaux bénéfices d’OnBase pour ses utilisateurs : la simplicité de l’organisation en arborescence de l’archive et la rapidité de traitement de documents automatiquement et directement accessibles.

« Nous avions également besoin d’assurance quant à la  traçabilité, la sécurisation et la confidentialité des données traitées. Et nous avons sur ce point aussi été conquis », se rappelle M. Kidri.


Et demain ?

Le résultat est là : AQS compte à l’avenir déployer la GED OnBase auprès de l’ensemble de ses services. Avec à terme un objectif net et précis : passer au zéro document papier, tout simplement.


LNCPP

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques utilise OnBase pour faciliter l’archivage et la consultation de ses très nombreux et volumineux documents. Une solution innovante qui a vite fait l’unanimité.

Enjeux

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques a été créé en 1997. Cette autorité de contrôle a pour mission principale le contrôle de qualité et l’expertise des médicaments et produits pharmaceutiques ainsi que la recherche et la formation. Le LNCPP travaille avec environ 200 opérateurs pharmaceutiques. L’ensemble de ses services techniques était initialement envahi par la masse de document papier. Il devenait urgent de trouver une solution pour gérer leurs flux massifs, diminuer les délais de traitement tout en respectant la traçabilité et la sécurisation des données.


Le choix d’OnBase

L’enjeu immédiat était de traiter plus facilement une énorme quantité de documents mais aussi de permettre à chacun d’y accéder plus facilement.

« Chaque dossier technique de médicament contient plus de 5000 pages, qui doivent être consultés par de nombreux départements et services différents. Nous devions auparavant consulter nos dossiers papiers dans une salle, une personne à la fois ! » Mehdi AMROUNI, Directeur des Services d’Information au LNCPP.

L’utilisation de la solution OnBase a permis de digitaliser les documents et de simplifier l’archivage. La copie numérique a aussi permis de transférer les documents très rapidement pour que chacun puisse consulter ce dont il a besoin, quand il le souhaite. « Une étude de dossier technique ne nous prend plus que 2 mois, contre 4 à 12 mois auparavant ! » ajoute M. Amrouni.

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques a choisi la seule solution qui lui proposait une plateforme évolutive, qu’il était facile de modifier au gré de l’évolution de la société.

Bénéfices

Le Laboratoire traite chaque jour plus de 50 fichiers PDF et 100 documents scannés. Des fichiers techniques très volumineux, constitués de plusieurs modules et enrichis par chaque service. La solution GD Expert qu’il utilise a été conçue sur-mesure pour répondre à nos besoins.

Les avantages de la numérisation ont vite conquis tous les collaborateurs, même ceux qui étaient au départ les plus rétifs au changement ! Chacun a pu constater concrètement l’utilité de la solution, et surtout en profiter. Les bénéfices les plus immédiats sont au nombre de trois :

  • La rapidité de traitement des dossiers avec des recherches facilitées et une accessibilité simplifiée.
  • La traçabilité du travail donné et du travail fait, qui permet de mieux suivre l’avancement des dossiers et de savoir qui a consulté quoi.
  • La sécurité car l’accès au traitement des dossiers est maintenant bien mieux protégé.

Et demain ?

Le Laboratoire National de Contrôle des Produits Pharmaceutiques envisage d’étendre l’utilisation en interne, un audit est en cours afin de déployer la solution aux services administratifs notamment. À terme, tous devraient pouvoir en bénéficier.

Le LNCPP ne compte pas s’arrêter là. Il travaille de concert avec l’intégrateur local certifié pour explorer les possibilités avancées du logiciel et définir les fonctionnalités qui lui permettront de gagner encore en efficience.


LBTP

Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics (LBTP) de Côte d’Ivoire est une institution de l’Etat créée en 1954. Ses missions sont aujourd’hui assez larges et englobent tout ce qui a trait aux projets de construction du Pays : études géotechniques, contrôle et expertise, recherche et optimisation des consommations d’électricité et d’eau. Le LBTP intervient en tant que partenaire dans des domaines d’activité variés : bâtiment, génie civil, industries, énergie (contrôle industriel d’appareils sous pression de gaz et vapeur), recherche. Le LBTP est par ailleurs le garant de la sécurité des installations électriques intérieures du Pays. Il s’est vu honoré par le titre de « laboratoire de référence de l’espace UEMOA (Union Economique et Monétaire Ouest Africaine) ».

Enjeux

En tant que premier laboratoire de Côte d’Ivoire, l’Institution était confrontée en 2016 au défi de la gestion et de l’exploitation des archives, réparties dans 1 million de boîtes. Le LBTP gère en effet depuis 63 ans, un rapport d’étude complet par chantier, comprenant chacun de nombreuses pièces justificatives. La conservation de tous ces documents est fondamentale pour la maintenance et le développement futurs des bâtiments. Toutes les entreprises du bâtiment du pays ont recours au LBTP pour retrouver les archives concernant la construction des bâtiments, avant leurs interventions. La recherche des documents était devenue très longue et fastidieuse, parfois même infructueuse pour cause de documents manquants dans les boîtes…

Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.

C’est donc à l’initiative de l’actuel Ministre des infrastructures économiques, Ex Directeur Général du LBTP (Docteur M. Amédé Koffi Kouakou), de l’actuel Directeur Général (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opérations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion documentaire a été initié dès 2012 et validé en 2015.


La Solution

C’est après 8 mois d’étude que l’équipe projet du Laboratoire a porté son choix final sur la plateforme ECM OnBase.

« La solution attendue devait pouvoir garantir sa robustesse pour absorber tout le volume de papier de notre organisation et s’y adapter» précise M. Kouame.

12 entreprises spécialisées en numérisation ont été consultées pour proposer leur solution. Le Laboratoire a choisi de travailler avec GDExpert et Socitech Business Solutions, notamment grâce aux forts atouts de la plateforme OnBase : flexible, adaptée aux besoins spécifiques de l’organisation et éprouvée par de très grandes organisations publiques, comme privées, dans le monde entier.

« Ce qui a aussi fait la différence dans la proposition de GDExpert a été le fait que l’on pouvait s’appuyer sur des partenaires expérimentés avec des références très sérieuses. L’assurance d’un partenariat durable et complet avec l’éditeur de la solution OnBase et ses partenaires locaux en Côte d’Ivoire a été décisif. » explique M. Kouame.

Aujourd’hui, les 300 agents du LBTP utilisent la plateforme pour la gestion (consultation et échanges principalement) des documents courants des chantiers, et ce depuis 2016.

« 200 rapports sont versés dans la solution chaque mois, chacun comportant environ 400 pages » précise M. Kouame.


Bénéfices

Tous les agents gagnent beaucoup de temps lors de l’accès aux documents.

« Avant, malgré une organisation physique des archives exemplaire, il fallait presque une journée pour trouver un document et maintenant, il s’agit de quelques secondes » précise M. Kouame.

Chaque utilisateur peut désormais accéder au document voulu facilement, le télécharger et remettre une copie à l’entreprise en demande. Les originaux sont ainsi préservés.

L’utilisation d’OnBase a fortement aidé le LBTP dans la mise en place de sa démarche ISO 9001 et sa certification fin 2016. Les échanges numériques entre le LBTP et les entreprises du bâtiment du pays sont beaucoup plus simples que les envois physiques de documents, impactés par un réseau routier compliqué.

« La mise à jour en permanence du flux documentaire est facilitée et a changé la vie de nos agents » ajoute M. Kouame.


Et demain ?

La reprise du fond documentaire existant depuis 1954 sera l’étape suivante et permettra de pouvoir détruire une partie des documents papier et ainsi de libérer de l’espace de stockage. Le Laboratoire a misé sur un partenariat long terme avec OnBase, GDExpert et son partenaire local Socitech Business Solutions.

« Que le partenariat dure ! » conclut M. Kouame


IGE DE CÔTE D'IVOIRE

La conception et la formalisation du système de contrôle, ancêtre de l’IGE, remonte à 1904 par l’administration coloniale. L’organisation actuelle date de 2010 et définit l’Inspection Générale d’État (IGE) comme un organe de contrôle supérieur de l’Etat. Rattachée à la Présidence, l’Institution est en charge de mener des actions d’inspection et d’audit auprès de toute l’administration publique (services publics, parapublics et sociétés à participation financière publique). Ses missions sont complétées par l’étude, le conseil et l’assistance aux services administratifs et financiers, ainsi que la coordination et l’appui méthodologique aux structures de contrôle et d’inspection. L’Inspecteur Général actuel a amorcé depuis plusieurs années une modernisation et digitalisation de l’organisation.

Enjeux

Face aux problématiques de gestion manuelle des nombreuses archives de l’organisme, conservées depuis l’indépendance (1961) et représentant plus de 7000 documents, l’IGE a initié la recherche d’une solution de gestion documentaire.

« Nous avons recherché une solution de GED, en toute méconnaissance au départ. Nous étions motivés, avant tout, par le fait que les archives sont devenues ingérables manuellement. » précise M. Bamba, Contrôleur d’Etat.

C’est face à ces défis de plus en plus complexes de manipulation, conservation et localisation du papier, que l’IGE a formulé le besoin d’une telle solution logicielle. Le contexte socio-politique global du pays a renforcé les inquiétudes concernant la perte et la destruction des documents, constituant le patrimoine immatériel de l’organisation depuis plus de 50 ans.
Outre cette problématique d’accès, le suivi de l’obsolescence des documents était un autre défi. Des documents sans valeur ajoutée étaient conservés, gonflant ainsi les espaces de stockage et complexifiant la recherche en augmentant le nombre d’archives.
Rapidement, en avançant dans la définition de son besoin, l’Institution s’est rendue compte que le projet de dématérialisation dépasserait le seul périmètre des archives et concernerait à terme également tous les documents courants et vivants utilisés au quotidien, ainsi que tous les services.


La solution

Le premier périmètre du projet a d’abord désigné la gestion électronique des archives, comme une priorité.

« Avant de trouver un document il fallait savoir où le chercher ! Seuls les documents importants étaient localisés et tout reposait sur les personnes qui étaient là. » explique M. Bamba.

Il fallait se rendre dans les différents espaces de stockage et y consacrer du temps. Un fichier Excel aidait à la localisation des documents les plus récents seulement, et ne suffisait pas. « Quand le document était emprunté, on ne savait pas par qui, ni quand pouvoir y accéder de nouveau. L’organisation n’était donc pas à la hauteur de la performance attendue. » rajoute M. Bamba.
L’équipe a dû réorganiser les archives pour affiner la localisation. Un processus d’inventaire des documents via un fichier intermédiaire sous Excel a été nécessaire. Aujourd’hui, en quelques clics avec la recherche par mots clés ou par dossiers dans OnBase, les documents déjà traités sont localisés et pour certains accessibles dans leur version numérique. La récupération du fond documentaire étant en cours et la gestion des habilitations est une phase longue.

A terme tous les documents seront numérisés et intégrés. OnBase est déjà configuré pour accueillir tous les types de documents. OnBase permet également de gérer les délais d’archivage, document par document, et ainsi d’épurer le système courant quand nécessaire tout en garantissant un archivage pérenne pour les documents qui le nécessitent.

Au sein de l’Institution, c’est le service en charge du Système d’information qui a initié la recherche. La solution attendue devait être conforme aux standards de la GED, mais aussi proposer une grande flexibilité.

« Nous souhaitions que la solution puisse s’adapter aux particularités de notre institution et qu’elle ait une richesse fonctionnelle pour évoluer au même rythme que notre organisation. » ajoute M. Bamba.

C’est dans le cadre d’un appel d’offre que l’équipe décisionnaire a pu effectuer une comparaison entre OnBase et d’autres plateformes, comme SharePoint. OnBase a été retenu pour sa grande renommée sur le marché et son périmètre fonctionnel totalement adapté à la GED.
Un des critères décisifs a également été les références du fournisseur. L’IGE souhaitait avoir l’assurance de déploiements à succès sur des sites proches de l’Institution, de façon à avoir « la garantie d’une assistance locale ». Ce qu’elle a pu trouver à travers la relation avec notre partenaire Socitech, complétée par l’expertise et les références de GDExpert.


Bénéfices

La solution OnBase est majoritairement utilisée par le service des archives. Les méthodes de travail ont largement évolué dans le service et les archivistes retiennent tout particulièrement les gains en rapidité et en confort concernant la localisation des documents papier. De plus, ils apprécient la facilité d’utilisation et la convivialité de la solution.


Et demain ?

OnBase deviendra la plateforme documentaire unique de l’IGE.

« Aujourd’hui, la conduite du changement est en cours. Quand elle sera terminée au niveau des archives et que les habilitations seront en place, l’utilisation sera élargie à toute l’organisation. ».

Dès 2017, l’IGE va passer à l’étape supérieure en ajoutant les documents nativement électroniques.

« Tout le monde a déjà été formé ! » conclut M. Bamba.