Groupe GICA
GROUPE GICA
GICA (Groupe Industriel des Ciments d’Algérie ) est un groupe algérien de matériaux de construction. Il est composé de 23 filiales spécialisées, dont 14 cimenteries, 3 sociétés de Granulats et de BPE, une société de distribution, deux sociétés de maintenance industrielle, un centre d’assistance technique, un centre de formation et perfectionnement, et une société de gardiennage.
Depuis 2021, le groupe est présent sur le marché européen (notamment l’Italie, l’Espagne et la Grande Bretagne) avec des exportations en ciment et clinker dont le volume a presque été multiplié par deux en une année. GICA entend poursuivre son développement à l’international.
En rapide expansion depuis plusieurs années, le Groupe GICA s’est rendu compte qu’il ne pouvait plus fonctionner de la même manière que par le passé. Avec 23 filiales dans tout le pays et des équipes distribuées, la centralisation de l’information au sein d’une seule et même plateforme apparaît essentielle vue la nouvelle stature du groupe.
Détenant 14 cimenteries à travers le territoire national, le groupe GICA produit plusieurs types de ciments adaptés aux différentes utilisations (travaux courants de maçonnerie, préparation de mortiers, grands travaux nécessitant une haute résistance, construction en milieux agressifs et forages de puits de pétrole et de gaz).
Par ailleurs, dans le cadre de la diversification de sa gamme de produits, le groupe algérien s’est lancé dans l’exploitation de marbre et compte également intégrer de nouveaux créneaux d’activité. Il s’agit, entre autres, de la production et la commercialisation de granulats et de bétons prêts à l’emploi, du montage et de la maintenance industriels, de l’assistance technique, de la formation et de la sécurité et gardiennage, précise le communiqué. Autant d’activités qui nécessitent une structuration fine de l’information et une centralisation documentaire au sein d’une GED transverse.
Les enjeux
“Le groupe était déjà équipé d’une GED, explique Nacer Yanes, Responsable maintenance informatique au sein de la DSI. Installée en local sur un serveur, cette GED avait été déployée dans le cadre de la politique “zéro papier” du groupe qui vise, à la fois, à réduire les échanges de documents physiques et à minimiser son impact environnemental. Tous les services y avaient donc accès, mais ses fonctionnalités ne répondaient plus à nos besoins et nous ne pouvions plus faire évoluer”.
“Suite à la restructuration du groupe, qui a pris une dimension nationale, et sous l’impulsion de la direction marketing & communication, nous avons donc décidé de troquer cette GED vieillissante pour une plateforme de gestion documentaire nouvelle génération”, poursuit Nacer Yanes. Plusieurs solutions ont donc été identifiées et benchmarkées, et c’est finalement la solution proposée par DocuWare qui a fait l’unanimité.
“Nous avons dès lors identifié plusieurs services “pilotes” pour démarrer le déploiement de cette nouvelle GED, dont le service marketing bien entendu, à l’origine du projet, mais aussi le secrétariat de la direction générale ou encore le service “audit/conformité”. Et ce, avant de généraliser, cette GED à l’ensemble des services du groupe”.
Le choix de la solution
“Nous voulions avant tout une GED facile à mettre en place, simple à configurer et à utiliser, poursuit Nacer Yanes. Lors de notre benchmark, ce sont ces critères de simplicité qui ont fait pencher la balance pour DocuWare. La facilité d’indexation, son moteur de recherche full texte et le design de l’interface ont immédiatement séduit les utilisateurs.
Avec l’appui de SG Software, intégrateur de logiciels spécialisé dans la gestion électronique de document en Algérie, la GED DocuWare a été installée on-premise. Elle fonctionne pour le moment de manière autonome et n’a pas encore été interconnectée avec d’autres logiciels utilisés en interne. Le paramétrage de workflows est également à l’étude afin d’automatiser certaines opérations.
Les bénéfices
“Nous sommes toujours en phase pilote” précise Nacer Yanes. L’ancienne GED reste donc accessible et héberge toutes les archives du groupe avant sa restructuration. DocuWare ne gère pour l’instant que les documents d’activité courants. Notre objectif étant de migrer rapidement l’ensemble des archives vers DocuWare”.
Nous avons bien entendu défini des rôles et des autorisations d’accès pour chacun des services, avec un administrateur principal et différents niveaux d’accès pour les documents (consultation seulement, consultation/modification, etc.). Gage de sécurité pour le groupe, cette finesse de paramétrage fait incontestablement partie des forces de la GED DocuWare.
A cela s’ajoute la recherche Full Text qui offre une exploration exhaustive de l’ensemble des documents stockés, en recherchant chaque mot et chaque expression. Cette approche assure une pertinence maximale des résultats, facilitant ainsi la localisation rapide et précise des informations recherchées. De plus, cette fonctionnalité élimine la nécessité de connaître les termes exacts ou les métadonnées associées aux documents, rendant la recherche plus intuitive et accessible à un plus large éventail d’utilisateurs.
En outre, elle favorise une analyse approfondie et une découverte proactive de connaissances, en permettant la détection de relations ou de tendances non évidentes à partir du contenu textuel. Elle optimise également l’efficacité opérationnelle en réduisant le temps nécessaire à la localisation des informations, ce qui se traduit par une productivité accrue et une prise de décision plus informée. Grâce à elle, c’en est fini les recherches dans des classeurs ou des boîtes d’archives ! Elle apporte un confort immense aux utilisateurs.
Cette GED DocuWare offre également un gain de temps colossal. L’information étant désormais centralisée, il suffit de quelques clics et de quelques secondes pour disposer d’un document. Auparavant, il fallait se déplacer et cela prenait beaucoup plus de temps.
Enfin, cette GED permet de limiter la manipulation du papier, mais aussi les impressions, les copies, les envois postaux, etc. Elle garantit ainsi une réduction tangible des coûts en consommables (encre, papier, etc.) et des frais d’expédition. Ce qui n’est pas négligeable pour un groupe comme GICA qui entend aussi œuvrer pour un fonctionnement plus vertueux.
“Nous sommes en train de chiffrer ce que coûte réellement ce fonctionnement papier, afin que nous disposions d’indicateurs concrets pour prioriser nos axes d’amélioration”, note Nacer Yanes.
Et demain ?
Une fois cette phase pilote validée par les différents services, la GED DocuWare sera étendue à l’ensemble du groupe.
“Au sein de la DSI, nous sommes devenus des experts de la question et nous sommes aujourd’hui les principaux relais pour démocratiser les usages de DocuWare et en faire l’outil de travail de référence de tous les collaborateurs du groupe”, conclut Nacer Yanes. “Et même si nous n’en sommes pas encore à un fonctionnement “zéro papier”, c’est ce vers quoi nous tendons. Voilà pourquoi nous insistons sur la formation et la communication en interne pour inciter les collaborateurs à utiliser la GED DocuWare et en faire leur réflexe au quotidien”.
L’extension de la GED DocuWare à l’ensemble du groupe GICA, assortie de l’intégration prochaine d’un module de workflow permettant d’automatiser certains processus clés, représente une avancée significative dans la modernisation et l’optimisation des opérations du groupe. En automatisant certaines opérations récurrentes, la GED DocuWare pourra, en effet, libérer du temps précieux pour les collaborateurs, qui pourront se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. SG Software accompagnera le groupe dans ces prochaines étapes.
En centralisant l’ensemble des informations au sein d’une plateforme unifiée, la GED favorise également la collaboration inter-services et inter-sites, la cohérence des données et une meilleure gouvernance documentaire. In fine, ce déploiement de la GED à l’ensemble du groupe constitue un puissant levier pour augmenter son efficacité, sa transparence et sa compétitivité.
Coris Bank International
Coris Bank International
Coris Bank International, une institution financière renommée au Burkina Faso, occupe une place de choix dans le secteur bancaire de l’Afrique de l’Ouest. Fondée en 2008, cette banque s’est imposée comme un acteur clé du développement économique du Burkina Faso, en proposant des solutions bancaires innovantes et en favorisant l’inclusion financière.
Aujourd’hui l’établissement compte plus de 700 collaborateurs répartis dans 62 agences à travers le pays et son siège social implanté à Ouagadougou. Elle rayonne également dans d’autres pays d’Afrique de l’Ouest, comme le Mali, le Bénin, le Togo, la Côte d’Ivoire ou encore le Sénégal.
Coris Bank International s’engage à rester à la pointe de la technologie bancaire aussi bien pour ses clients, grâce à des outils digitaux facilitant l’accès aux services financiers, que pour ses collaborateurs afin de simplifier leur quotidien et d’accélérer leurs processus de travail.
Coris Bank International place depuis toujours l’inclusion financière au cœur de sa mission. Elle a développé des produits financiers adaptés aux besoins variés de la population, qu’il s’agisse de petits épargnants, de micro-entrepreneurs ou de grandes entreprises. La banque s’efforce d’atteindre des segments de clientèle sous-bancarisés, jouant un rôle essentiel dans la lutte contre la précarité. La force de Coris Bank International réside toutefois dans l’accompagnement des PME avec des offres commerciales spécifiques et une force de vente dédiée. L’institution met un point d’honneur à aider toutes les entreprises qui se heurtent à la rigidité des banques classiques et qui ne peuvent pas bénéficier de leur appui. Elle accompagne aujourd’hui plus de 500 000 clients, particuliers comme professionnels.
Les enjeux
Depuis 2016, Coris Bank a entrepris un grand chantier de digitalisation. “Et il fallait bien commencer par un processus spécifique, indique Namwinbelè Modeste SOME, Responsable du Département de l’Organisation et des Projets au sein de l’établissement. Nous avons choisi de démarrer par les dossiers de crédit aux particuliers”.
Un appel d’offres a donc été lancé et plusieurs solutions nous ont été présentées. “Après une étude minutieuse, c’est la proposition de GEDOC-CI combinant leur solution de GED/Workflow, le logiciel Kodak Capture Pro et les scanners Kodak Alaris qui nous a semblé la plus pertinente”, ajoute le responsable.
Auparavant, il s’agissait d’un pur processus papier avec des dossiers imprimés, remplis à la main et envoyés par voie postale. Les agences étaient toutefois autorisées à numériser certaines demandes avec des scanners et à les envoyer en pièces jointes par mail afin que la décision soit plus rapide. Mais le stockage n’était pas centralisé et les documents n’étaient pas correctement indexés, ce qui a fini par créer un vrac numérique au sein duquel il était très compliqué de trouver la bonne information.
Voilà pourquoi Coris Bank International a fait de la dématérialisation de ses dossiers de crédit aux particuliers, la première étape d’une digitalisation plus large de ses processus.
Le choix de Kodak Capture Pro
Désormais, les documents nécessaires à la constitution du dossier de crédit sont scannés et convertis en PDF grâce à Kodak Capture Pro. “Nous avons mis en place une liste de QR Codes qui permettent de reconnaître automatiquement les documents numérisés (document d’identité, justificatif, formulaire, etc.).
Pour un document d’identité par exemple, il suffit de poser la feuille du QR Code sur le document d’identité et d’introduire le tout dans le scanner Kodak Alaris. Le logiciel reconnaît alors automatiquement le document (grâce au QR Code) et est directement injecté dans l’emplacement dédié au sein de la GED. L’avantage c’est que cette numérisation peut aussi se faire par lot, afin de gagner du temps. L’articulation de Kodak Capture Pro et de la solution de gestion électronique de document nous a beaucoup plu et constitue une vraie valeur ajoutée pour nos conseillers”, confirme le Namwinbelè Modeste SOME.
Les bénéfices
Toutes les agences du réseau Coris Bank International sont donc équipées de scanners Kodak Alaris mis en réseau et associés à des licences Kodak Capture Pro. Tous les conseillers ont d’ailleurs l’obligation de dématérialiser les dossiers de crédit qui peuvent contenir chacun jusqu’à 50 pages. Et les demandes d’octroi sont quotidiennes, et concernent aussi bien les particuliers que les professionnels.
“Nous sommes particulièrement satisfait de la qualité de cette solution et travaillons maintenant à la formation des utilisateurs, précise le responsable, car Coris Bank International se développe, recrute et souhaite s’assurer que ses collaborateurs sont correctement formés”. L’établissement a également mis en place une assistance technique de premier niveau pour répondre aux éventuels problèmes.
L’association des scanners Kodak Alaris et de Kodak Capture Pro a permis à Coris Bank International d’accélérer le traitement de ses dossiers de crédit. Mais d’autres bénéfices sont à mettre au crédit de cette solution dont :
- Une réduction du temps nécessaire à la numérisation (de 10 minutes auparavant à quelques secondes aujourd’hui).
- La qualité de la numérisation. Un élément important pour disposer de documents toujours propres et lisibles.
- Une indexation plus fine des documents, ce qui facilite la recherche ultérieure.
- L’efficacité et la rapidité d’accès aux documents stockés dans Docubase.
- Une réduction des demandes de consultations des dossiers au niveau des archives.
“Nous voulons désormais tout dématérialiser, poursuit Namwinbelè Modeste SOME. Voilà pourquoi nous avons aussi installé des scanners grande capacité dans la salle d’archives afin de numériser le stock existant. Notre objectif est à la fois de réduire l’espace occupé par les archives papiers, mais aussi de pouvoir détruire certains documents dans le respect des contraintes légales, tout en conservant leurs versions numériques”.
Et demain ?
Ce projet de dématérialisation des dossiers de crédit s’est, depuis, étendu à d’autres pans de l’activité de la banque, à savoir les dossiers individuels du personnel, ou encore les documents de comptabilité et les ouvertures de comptes.
“Tout cela s’est fait au fil des années depuis 2016, avec les avantages que cela comporte, à savoir moins de documents papiers à échanger et à manipuler, une consultation beaucoup plus rapide des dossiers puisque nous n’avons plus besoin désormais d’aller rechercher des documents dans notre salle d’archives”, conclut le responsable.
La gestion du courrier entrant, elle, n’a pas encore été intégrée dans ce chantier de digitalisation, et s’appuie sur une solution développée en interne, basée sur un moteur de workflow et couplée à SharePoint.
Les prochains développements concernent l’utilisation de la fonction OCR de Kodak Capture Pro afin de pouvoir extraire automatiquement les informations présentes dans les documents et la digitalisation des dossiers de crédit pour les entreprises. “Nous travaillons actuellement sur le workflow, avant de mettre cela en production et de poursuivre l’utilisation de Kodak Capture Pro…”.
BNI - Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire
Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire
Organisme financier incontournable dans le développement économique, la Banque Nationale d’Investissement de Côte d’Ivoire possédait près de 50 ans d’archives lorsqu’elle s’est engagée dans sa transformation numérique, il y a un peu plus d’une dizaine d’années.
“En amont de la mise à disposition des éléments numérisés, la BNI a choisi la solution de numérisation Kodak Capture Pro pour sa rapidité, son efficacité, et son intelligence particulièrement adaptée aux nombreux besoins quotidiens de numérisation auxquels nous faisons face.”
Organisme financier dédié au développement économique de la Côte d’Ivoire depuis plus de 60 ans, la Caisse Autonome d’Amortissement devient en 2004, et selon une dénomination plus en adéquation avec ses nouvelles orientations, la Banque Nationale d’Investissement (BNI).
Cette Société d’Etat est, comme elle le définit elle-même, “strictement réservée à tout le monde” et proche de ses clients. Combinant les avantages d’une banque ouverte à la fois aux entreprises et aux particuliers, elle est l’interlocuteur privilégié qui accompagne ses clients dans les défis parfois complexes du développement économique en Côte d’Ivoire.
Enjeux
“Les quatre métiers de la BNI sont l’investissement, le refinancement, le conseil, et la gestion d’actifs pour environ 20 000 clients, particuliers et entreprises, qui sont au cœur de nos préoccupations.
Si l’un de nos enjeux est de mettre rapidement à disposition de notre clientèle une gamme de produits et services dont le traitement des données doit être effectué rapidement, nous avions besoin, en amont, d’un logiciel et de scanners professionnels, rapides et très efficaces tout au long du process de capture et ensuite, dans la recherche de documents par exemple. Il ne suffit pas de numériser les documents, encore faut-il que le logiciel de traitement soit bien pensé pour que les documents soient indexés intelligemment et ensuite être retrouvés facilement. Auparavant, les documents étaient rangés aux archives et, à la demande, on partait les chercher. Cela pouvait prendre des jours, voire des semaines ! ”
La BNI poursuit en parallèle une politique d’extension de son réseau d’agences sur tout le territoire national, d’Abidjan aux villes de l’intérieur du pays. Chaque année, la couverture réseau de la banque s’accroît pour délivrer un service vers plus de qualité et de proximité.
C’est le second enjeu de sa transformation numérique : “que les moyens mis à disposition, y compris la capture de données, soient les mêmes en termes de fiabilité, de rapidité, de sécurité, de formation, etc. dans toutes les agences et pour tous les agents qui en ont la nécessité et l’usage tout en conservant un niveau maximum de sécurité.”
Le Choix de Kodak Capture Pro
La BNI a fait des choix de haute qualité, que ce soit dans le matériel de numérisation, dans les progiciels, et dans l’accompagnement/formation proposé par le prestataire qu’elle a retenu.
“Nous voulions une solution puissante, précise et fluide. Il n’y en a pas tant répondant vraiment à ces critères, surtout quand la disponibilité du prestataire sur l’ensemble du process est ajoutée dans le cahier des charges !
Pour ma part, je suis arrivé bien après que la solution ait été mise en place, mais je la vois évoluer depuis 4 ans. Kodak propose de nouvelles fonctionnalités régulièrement, toujours plus intelligentes et adaptées à nos attentes. De la possibilité de marquer les images à supprimer, à l’indexation avancée, en passant par l’extraction intelligente, nous avons la réponse à nos principaux besoins. C’est la fonction de scan et d’indexation que nous utilisons le plus.
La solution Kodak Capture Pro a été choisie sur proposition du prestataire après appel d’offres comme étant la plus adaptée à notre configuration et à nos usages, ceux de l’époque, ceux d’aujourd’hui, et avec la capacité d’évoluer avec le temps selon notre propre développement.
Quant au choix du prestataire et intégrateur GEDOC CI, comme indiqué précédemment, il s’est fait sur sa capacité à être disponible et à couvrir le process de bout en bout, depuis la préparation/scannerisation à l’injection dans le système.
Au-delà de la haute qualité des outils, c’est particulièrement agréable de disposer d’une solution de capture intelligente et d’un référent IT unique chez un prestataire qui répond rapidement à nos demandes, s’adapte avec créativité à nos spécificités et comprend les enjeux de nos ambitions.”
Bénéfices
Les bénéfices
Le principal bénéfice de la solution Kodak Capture Pro pour la BNI réside dans sa capacité d’indexation et d’extraction automatique. Couplé avec une solution de Gestion Electronique de Documents dont ils disposaient déjà, Kodak Capture Pro a permis un travail fin dans le but d’améliorer les performances de recherches. Des champs pré-paramétrés peuvent être définis pour permettre d’indexer et numériser les documents plus rapidement afin d’en extraire automatiquement les données importantes.
“J’en parlais précédemment, retrouver un document rangé aux archives pouvait prendre des semaines auparavant. Nous n’osions imaginer une solution qui nous permette de les obtenir quasi instantanément !
Nous avions besoin d’automatiser le processus d’extraction, de classification et d’indexation de nos données qui provenaient de sources très diverses pour gagner en rapidité et en efficacité. Une fois les champs correctement paramétrés, les collaborateurs de l’atelier chargé de numériser les documents peuvent désormais traiter plus de dossiers en travaillant de façon plus souple et plus détendue, et consacrer le temps gagné à d’autres tâches.
Une dizaine de personnes utilisent au quotidien la solution Kodak Capture Pro via des pools de numérisation répartis en ateliers de 5 à 6 personnes. Les ateliers sont constitués de postes dotés de scanners Kodak Alaris.
Les documents scannés sont stockés dans un répertoire partagé.
Les autres postes de l’atelier se connectent à ce répertoire pour lancer l’indexation puis l’injection dans la base.
Pour faciliter leur activité, nous avons créé une interface avec le core-banking qui complète les champs des formulaires d’indexation à partir de la racine du compte client, ou de la référence de l’opération comptabilisée dans le cas des crédits particuliers et entreprises.”
Pour mobiliser des ressources en direction de programmes sectoriels jugés prioritaires, la BNI assure également, pour le compte du gouvernement de Côte d’Ivoire, la gestion déléguée de fonds nationaux composés de prêts et d’investissement. Là encore, pour être la banque de tous, la BNI déploie son énergie à améliorer le quotidien de ses clients.
“La GED mise en place il y a une dizaine d’années était un outil nécessaire suffisamment solide pour permettre de traiter une importante quantité de données, suffisamment souple pour évoluer en fonction des besoins et des attentes, et suffisamment intuitif pour être utilisé facilement par nos collaborateurs. Là encore, la qualité du travail de numérisation effectué en amont détermine pour une très grande part l’adéquation aux objectifs de la suite, l’indexation, la recherche, etc.
Quand il y a quelques années un atelier de 6 personnes pouvait traiter 80 dossiers par jour, aujourd’hui ce sont en moyenne, et toujours par jour, environ 350 à 450 dossiers qui sont scannés.
Dans certains cas précis, nous pouvons même éviter de redemander à nos clients des éléments déjà en notre possession. C’est aussi un gain de temps et un facteur de satisfaction pour eux !”
Et demain ?
Demain se résume presque sous forme de devise : à chaque problème, une solution pérenne.
“Si nos scanners ont une puissance remarquable, je me suis aperçu que nous n’en n’exploitions pas toute la puissance car nous n’utilisons sans doute pas toutes les innombrables possibilités offertes par la solution Kodak Capture Pro. Dans l’avenir, nous allons donc continuer à nous former pour utiliser au mieux ces possibilités et tirer le meilleur parti des outils dans lesquels nous avons massivement investi.
Nous avons de grandes ambitions pour élargir nos usages et le nombre de collaborateurs qui les utilisent. Je suis confiant, à ce jour et sans exception, à chaque problème une solution pérenne a été trouvée par notre prestataire pour nous accompagner dans notre progression ! Rendez-vous donc quand toute notre activité sera digitalisée et que tous nos agents utiliseront l’outil de capture Kodak ! ”
GAM Assurances
GAM Assurances
Composée d’un réseau de 210 agences
employant de plus de 400 économistes et experts des risques répartis sur l’ensemble du territoire algérien, la GAM, qui effectue la gestion des risques à proximité des lieux d’habitation ou d’implantation de ses clients, a rencontré récemment la nécessité d’internaliser sa GED.
“Passer d’une GED externalisée à une GED gérée en interne n’est pas de prime abord chose aisée. Ce fut finalement plus facile et plus rapidement productif que nous
l’estimions. En application depuis exactement un an, OnBase présente des résultats déjà très prometteurs qui ne demandent qu’à être dupliqués à l’ensemble de nos services. ”
— Youcef Setti, Manager Infrastructure et Sécurité GAM Assurances
GAM Assurances — pour Générale Assurance Méditerranéenne, est une compagnie algérienne qui adresse des opérations d’assurances de dommages à l’ensemble du marché Algérien, des particuliers aux professionnels, tous secteurs d’activité confondus.
Agréée par le Ministère des Finances en juillet 2001, elle est rachetée en 2007 par un groupe d’investissement américain, puis en 2020 par un groupe familial algérien qui exerce dans des secteurs d’activité variés depuis plus de 50 ans.
En 2021, la GAM a donc célébré ses 20 ans d’activité.
GAM Assurances est en outre la première assurance Takaful* sur le marché algérien à avoir obtenu l’agrément de l’Autorité Charaïque Nationale de la Fatwa pour l’Industrie de la Finance Islamique auprès du Haut Conseil Islamique.
Elle gère les fonds des participants en organisant la collecte, l’investissement et l’indemnisation des sinistres, dans l’intérêt commun de tous les participants. En cas de perte, si le montant des indemnisations est supérieur à celui des ressources, la GAM accorde par exemple un prêt sans intérêt au fonds des participants.
*L’assurance Takaful est un principe qui consiste à se garantir mutuellement en respectant les trois interdits fondamentaux que sont le hasard, les intérêts et la spéculation.
Enjeux
Amélioration des process métier
Avec un service client reconnu comme particulièrement professionnel, notamment élu meilleur service client deux années consécutives en 2021 et 2022, les efforts de digitalisation, de transformation numérique et d’innovation devaient non seulement permettre une meilleure gestion en interne, mais contribuer à augmenter l’efficacité visible auprès des clients, tout en restant conforme au statut d’assureur Takaful.
« Après constatation de quelques insuffisances dans notre ancien fonctionnement, l’enjeu principal de notre démarche de transformation numérique était d’optimiser nos processus métier.
Nous avions clairement conscience qu’avec une GED externalisée, les délais de traitement étaient beaucoup trop longs, et les risques d’erreur beaucoup trop importants.
Nous faisions, entre autres, face à un problème précis : quand il s’agissait de réunir tous les documents, en cas de contestation lors d’un sinistre par exemple, il arrivait fréquemment qu’un document soit manquant, ou bien qu’il ne soit pas signé par les deux parties, ce qui nous portait systématiquement préjudice. Le cas ne se rencontre désormais plus aujourd’hui. Tous les documents sont centralisés et signés pour chaque dossier, quelle que soit l’agence qui traite le dossier ou le sinistre. Ils sont facilement localisables, exportables, partageables sans risque d’erreur ni de perte.”
Le choix d’OnBase
Globalement, une excellente décision
En 2020, après le rachat de la GAM, la nouvelle direction a souhaité internaliser la GED et accélérer leur transformation numérique pour fluidifier les tâches en interne, et accroître la qualité du service client.
“Après avoir étudié d’autres solutions possibles qui répondaient à nos critères financiers et techniques, dont celui essentiel de pouvoir gérer les serveurs sur le territoire algérien — la législation algérienne ne permettant pas d’envoyer de données nationales dans un cloud étranger — notre choix s’est porté sur OnBase. D’une part parce que c’est la solution qui a obtenu la meilleure pondération, d’autre part pour les performances de l’outil, et enfin pour les qualités professionnelles de GDExpert ainsi que de son partenaire local SG Software, qui est un intégrateur ECM reconnu, fiable et disponible sur l’ensemble du territoire national. ”
La mise en application étant récente, la GAM n’a pas encore gagné d’espace de stockage, puisqu’en renonçant à l’externalisation de sa GED, la décision a été prise de rapatrier tous les documents dans leurs locaux.
Depuis le choix d’OnBase, les documents sont intégrés en commençant par le passif pour insérer au jour le jour les contrats d’assurance, les documents personnels, les procès-verbaux d’expertises de sinistres, les jugements etc.
Le passif en cours d’intégration est de l’ordre de 20 000 boîtes d’archives.“Pour l’instant, nous n’avons pas encore changé d’organisation mais nous disposons désormais de beaucoup plus de KPI de contrôle de résultat grâce aux workflows souscrits.”
Bénéfices
Les bénéfices
Désormais, tout est en ordre.
Auparavant la GAM traitait ses dossiers par email.
Lorsque la GED était externalisée, la personne en charge d’un dossier demandait les documents au prestataire externe. Ils lui étaient envoyés et elle les intégrait au dossier qui circulait par email d’intervenant en intervenant.
“ Engagé il y a un an, le nouveau processus a constitué tout d’abord à digitaliser la gestion des créances. Par exemple, lorsqu’une entreprise souscrit une assurance dont le montant est important, elle le règle avec des tranches de paiement. Autrefois, l’ensemble était géré par des papiers physiques avec les risques de perte ou d’erreur évoqués précédemment. En digitalisant et en le faisant par nous-même, la procédure est enfin totalement respectée, les délais sont raccourcis et respectés. Désormais, tout est en ordre.”
“La liste et le détail des bénéfices seront certainement plus importants dans quelques mois car nous avons mis OnBase en application il y a seulement un an, en août 2021, mais nous sentons déjà très nettement la différence entre cette époque-là et aujourd’hui.
Les interactions entre les différents intervenants internes se sont accrues en bonne intelligence. Elles sont d’une fiabilité et d’une précision à toute épreuve. Grâce à notre nouveau système d’information en clustering, notre gestion des sinistres est tellement plus rapide, plus sécurisée et plus efficace que nous en faisons un argument marketing.”
Et demain ?
Exploiter la GED en temps réel
“Les documents gérés sont uniquement ceux utilisés dans les workflows. En parallèle, une reprise du passif des dossiers dans la GED est en cours, avant de lancer la GED en production pour les nouveaux dossiers.
Aujourd’hui, nous traitons 300 à 400 documents/jour parce que nous n’avons pas encore totalement lancé la GED, mais demain et à terme ce seront des milliers quotidiennement.”
L’exploitation de la GED en temps réel sera lancée par la GAM dés finalisation du passif, prévue à partir d’octobre 2022.
Rendez-vous dans quelques mois pour la suite de cette étude de cas !
DGMP - Direction Générale des Marchés Publics
DGMP
En évolution continue depuis 1999, le système des marchés publics de Côte d’Ivoire est le fruit de plusieurs grandes réformes successives qui ont abouti à son haut niveau de compétence grâce à une transformation numérique menée, et réussie, par étapes.
“La première solution de GED que nous avions retenu ne nous satisfaisait pas. Nous avons donc cherché une autre solution, plus solide, plus étoffée, qui résolve efficacement les problèmes précédemment rencontrés. Avec OnBase nous avons enfin le bon niveau de stockage, des scanners adaptés faciles à maintenir, et un accompagnement disponible et fiable.”
La Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) de Côte d’Ivoire est héritière de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCM) créée en 1968, puis devenue, en 1985, avec l’élaboration et l’adoption du code des marchés publics, la Direction des Marchés (DMP).
C’est en 2019, qu’elle prend le nom de Direction Générale des Marchés Publics (DGMP), désormais organisée par l’arrêté N°0004/MBPE/DGMP du janvier 2021, permettant ainsi le transfert des compétences traditionnelles de la Direction des Marchés Publics à de nouveaux acteurs par la déconcentration et la décentralisation de la fonction marché.
Le service de la documentation de la DGMP est rattaché à la sous-direction de la Formation et de la Documentation. Son activité se divise en deux axes : la gestion documentaire physique et la gestion électronique des documents.
Concernant la gestion documentaire physique, les missions se résument principalement à réceptionner ou verser les archives physiques des marchés approuvés ; à vérifier les documents à enregistrer dans la base ; à trier et détruire des archives qui ne sont plus d’utilité publique ; à organiser la conservation des documents qui le sont.
La gestion électronique des documents concerne plutôt la préparation physique des documents à numériser, distribuer et sauvegarder ; elle renseigne différents types de documents dont les formulaires marchés ; elle indexe des mots-clés et les classe dans la base GED ; importe des numéros du bulletin officiel des marchés publics (BOMP) dans la base de données ; indexe les courriers ; et gère électroniquement les fichiers qui peuvent l’être.
La plupart de ces données est destinée à fluidifier les missions de l’ensemble du personnel de la Direction générale et à être accessibles en temps réel aux acteurs externes des marchés publics dont les autorités contractantes, les maitres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage privés, ou encore les cellules de passation des marchés publics.
Enjeux
“L’enjeu principal depuis sa création est de parvenir à un système des marchés publics toujours plus performant, plus transparent, et toujours mieux accessible en centralisant et sauvegardant l’information pour faciliter l’accès aux données traitées et stockées dans la base.”
A l’origine, la gestion des archives physiques était confiée à des personnes non spécialistes dotées d’équipements non conformes aux normes archivistiques. C’est en août 1999 qu’un spécialiste est recruté par la Direction des Marchés Publics pour organiser les archives de la Direction.
En 2000, un projet de réorganisation des archives a été initié et a abouti à la création du Service des Archives et de la Documentation. En 2007, un chef de service des Archives et de la Documentation est nommé pour porter le, service et le faire évoluer.
Un premier projet d’acquisition d’un système électronique des documents et d’autonomisation des processus métiers par la Direction Générale des marchés publics prenait en compte tous les documents produits et reçus par toutes entités de la Direction générale dans le cadre de la réalisation de ses missions. Les documents étaient composés d’archives techniques (les marchés approuvés et tous les documents y afférents) et les archives administratives de la Direction Générale.
Après avoir constaté de graves insuffisances dans la gestion documentaire, la Direction des Marchés Publics, sur proposition du Chef de service des Archives et de la Documentation, initie le projet aujourd’hui encore poursuivi par la DGMP.
Le choix d’OnBase
En 2006, un système intégré de gestion des marchés publics est retenu et mis à disposition du service des Archives et de la Documentation.
“Après formation des agents, le logiciel est mis en exploitation, mais à l’usage, beaucoup trop d’insuffisances sont constatées : la faible capacité de stockage des documents, les pannes fréquentes du scanner et les difficultés des techniciens en charge d’en assurer le bon fonctionnement. Cela nous conduit à chercher une nouvelle solution capable de résoudre de façon satisfaisante ces insuffisances. Après une consultation restreinte de cinq prestataires, la commission dirigée par des spécialistes de la GED retient OnBase sur la base de l’offre à la fois conforme à nos attentes et financièrement la moins disante.”
Bénéfices
Les bénéfices
Plusieurs équipes sont en charge de la gestion et du fonctionnement de la solution, mais les bénéfices sont globalement les mêmes, que ce soit pour les archivistes qui traitent les informations et les mettent à la disposition des utilisateurs, les informaticiens qui assurent la gestion technique de l’outil, ou les acteurs et personnels de la DGMP qui consultent les informations centralisées dans la base : “le système est fiable et facile à maintenir, la recherche documentaire est fluide et intuitive, l’accès en ligne est facile, et l’information est très rapidement disponible en temps réel. ”
“Mais là où nous gagnons le plus de temps, c’est dans la recherche documentaire en vue de la mise à disposition de l’information recherchée : avec l’information centralisée dans la base de données après la numérisation, enregistrée et indexée. C’est toujours un moment de magie quand elle est accessible en temps réel !”
Et demain ?
“Grâce aux bons résultats obtenus, nous avons opté pour la centralisation de toutes les informations de la Direction Générale.
C’est-à-dire que nous souhaitons étendre la solution à tous les services et à tous les documents produits et reçus de la Direction Générale.
C’est vous dire si nous en apprécions les bénéfices et si nous avons confiance dans la solution OnBase et dans les capacités de GDExpert et son partenaire Socitech Business Solutions à accompagner dans le temps l’intégralité de notre transformation numérique !”
ONEP Office National d'Eau Potable de Côte d'Ivoire
ONEP
Acteur majeur de la gestion de l’eau potable en Cote d’Ivoire, l’ONEP a engagé sa transformation numérique et ses méthodes font école.
“Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.”
L’Office National de l’Eau Potable (ONEP) est une société d’état ivoirienne chargée de la gestion de l’eau potable au capital de 150 millions de FCFA et soumis à l’Acte uniforme portant organisation des sociétés commerciales et groupement d’intérêts économiques de l’OHADA, Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.
L’accès de tous à l’eau potable !
Placé sous la tutelle technique du Ministère de l’Hydraulique et la tutelle financière du Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat, l’ONEP a pour objet principal d’accompagner l’État et les collectivités Territoriales dans l’accès à l’eau potable pour l’ensemble de la population. L’office national gère également les patrimoines publics et privés de l’État dans le secteur de l’eau potable.
GDExpert a recueilli le témoignage de M. Bakayoko Boikhey, responsable de la Gestion Documentaire de l’ONEP.
Enjeux
La transformation numérique de l’ONEP cristallise plusieurs enjeux dont les deux principaux sont :
– d’une part un flux très important de documents qui croit de façon exponentielle. Les clients de l’ONEP sont en effet nombreux : outre ses ministères de tutelle, il s’agit de la totalité de la population ivoirienne (particuliers, entreprises, organisations etc.) qui a accès à l’eau potable !
“Dans un premier temps, nous avions urgemment besoin d’une solution pour gérer les nombreux flux documentaires de façon beaucoup plus fluide, et de créer des flux pour la gestion des courriers entrants, des courriers sortants, et des échanges internes.”
– et d’autre part, anticiper l’évolution de la structure.
A ce jour l’ONEP n’a pas encore de concurrent direct, mais l’Etat est en train d’ouvrir le marché à la concurrence pour permettre aux différents acteurs du secteur d’intervenir sur toutes les parties du territoire.
“Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.”
Le choix d’OnBase
“Le constat était simple : nous avions trop de flux documentaires, trop de dossiers, trop de courriers, beaucoup de papier, sans aucune possibilité de réduire ces flux qui augmentent toujours. De plus, dans une structure étatique, nous avons des obligations de conserver les documents.
Il nous fallait donc une solution simple mais robuste, facile à mettre en place mais capable de gérer des situations complexes. »
La mise en place de la solution OnBase et l’adhésion que rencontrent la transformation numérique de l’ONEP ont fait école. L’Office National de l’Assainissement et du Drainage (ONAD) s’est également tourné vers cette solution pour sa gestion documentaire qui comporte des points communs avec les spécificités et les enjeux de l’ONEP.
Bénéfices
Le projet s’est mis en place en deux phases :
« Tout d’abord, il a fallu définir nos besoins dans un appel d’offres à marché public, en les dimensionnant de façon à pouvoir s’adapter aux évolutions du secteur de l’eau potable.
Ensuite, une fois OnBase retenue comme solution, nous l’avons mise en place dans nos services en suivant la feuille de route établie avec les équipes du prestataire.”
L’ONEP, qui ne disposait pas réellement d’archiviste, a ouvert un poste et recruté une personne dévolue à cette fonction essentielle dans la réussite de leur transformation numérique. L’archiviste a conduit la partie fonctionnelle, tandis que les équipes informatiques du partenaire l’accompagnaient dans la gestion des parties techniques.
“Le projet, initié par la direction des études et de la planification, s’adressait au personnel de trois autres services. Ensuite, au fur et à mesure que nous avancions dans le déploiement, il a été élargi pour absorber tous les documents, avec un accompagnement dans la formation des personnels concernés, tout en aidant à la mise en service de scanners pour parachever la maîtrise totale de la gestion des documents.”
Et demain ?
“Une fois la phase actuelle maîtrisée par toutes les personnes amenées à l’utiliser, et une fois que nous aurons réussi à atteindre l’objectif zéro papier, nous pourrions arriver à la signature électronique pour authentifier un certain nombre de documents.”
La solution OnBase est un réel progrès qui s’appuie sur des développements qui ont fait leurs preuves, surtout quand tout le monde participe pour que ce soit un succès. La qualité de l’accompagnement est aussi fondamentale.
“Notre partenaire, la Société de Gestion et de Concept en Informatique (SGCI) est un véritable intégrateur de solution. Ils ont en effet su déployer et paramétrer tout le projet en s’adaptant pour tout ce qui concerne les parties techniques. Ils nous ont aidé à monter en compétences en expliquant les bonnes pratiques pour modifier les mauvaises habitudes qui freinent l’adoption des changements. Cela facilite le travail de changer ses habitudes pour aller vers le mieux.”
Nous ne saurions mieux dire !
CHAABI LLD
CHAABI LLD
CHAABI LLD est une entreprise créée en 2004 dont la promesse réside dans sa base-line : la location longue durée en toute simplicité.
Société anonyme à conseil d’administration de droit marocain, elle offre à ses clients, des PME, de grandes entreprises, et des administrations, des solutions de location longue durée de flottes de véhicules utilitaires et particuliers dont le tonnage est inférieur à 3.5 tonnes.
Filiale du Groupe Banques Populaires, CHAABI LLD bénéficie de deux atouts décisifs : l’appui d’un groupe puissant, et le savoir-faire d’une équipe de professionnels.
Confrontée à une demi-douzaine de concurrents sur son territoire et ses cœurs de métier, l’entreprise se démarque par une grande qualité d’écoute et un très haut niveau de service.
Dans le quotidien, l’entreprise CHAABI LLD doit gérer les données relatives aux flottes de véhicules loués, celles afférentes à ses clients, et celles propres à l’entreprise.
Enjeux
Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD depuis 2018 qualifie elle-même son entreprise “d’entreprise de paperasse” !
“Avec la gestion des dossiers de près de 600 clients et 9 000 véhicules loués sur des périodes allant de 4 à 5 ans, il faut gérer des milliers de données de tarification, facturation clients et fournisseurs, gestion des entretiens, documents de bord, de cession, des contraventions – la liste des documents attachés à chaque dossier est longue, à laquelle s’ajoutent les activités habituelles d’une entreprise qui emploie plus d’une cinquantaine de personnes. ”
Il fallait donc rapidement trouver une solution d’automatisation, de digitalisation, et d’archivage qui puisse ensuite être étendue aux différentes activités et services de l’entreprise.
Les enjeux étaient donc de simplifier les accès aux documents, assurer leur traçabilité, automatiser leur traitement, et les archiver selon des critères facilement compréhensibles par toutes celles et ceux qui devraient ensuite utiliser ces documents.
Le choix d’OnBase
Lorsqu’Asmaa Hari propose au groupe Banques Populaires l’adoption d’une solution de dématérialisation et de gestion documentaire, elle réalise son propre benchmark en interrogeant directement les clients qui utilisent les 4 ou 5 solutions qu’elle a au préalable repéré.
Ses critères sont à la fois simples et rigoureux : les développements possibles, le workflow, les prestations proposées.
“ Je m’arrête rapidement sur OnBase qui répond à 99 % de ma problématique !
La solution est particulièrement flexible, évolutive à 360°, adaptable à mes ERP, ouverte avec une grande variété d’API et surtout, GDScan, filiale de GDExpert, partage nos préoccupations d’écoute client et de sens du service. La grande disponibilité et le profil de notre interlocuteur, qui est aussi compétent commercialement que techniquement, a fait aussi rapidement la différence avec les autres solutions.”
— Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD
C’est donc tout autant une solution qu’un prestataire partenaire qui a été choisi.
Bénéfices
“Piloter la direction d’une GED, c’était pour moi avec l’objectif non seulement de gagner du temps, mais surtout de ne pas en perdre !
Nous sommes passés du tout manuel à l’automatisation. Avant, quand on avait besoin d’info, il fallait faire appel à un archiviste – avec comme corollaire les temps d’attente pour accéder à des informations, qui en bout de course, n’étaient pas ou plus forcément disponibles. Avec la survenue de la Covid, le télétravail s’est accentué et le besoin d’accéder aux documents encore plus !
A l’origine destinée plus spécifiquement à la direction technique, la GED s’est retrouvée rapidement indispensable à presque tout le monde ! ”
En 2021, c’est la direction financière qui s’engage dans le processus pour la gestion des factures fournisseurs.
“Aujourd’hui, plus de 200 types de documents sont traités par nos différents services. Multipliez par le nombre de dossiers, vous aurez une idée vertigineuse de la masse de données traitées !”
Disponibilité de l’info, automatisation, et facilité de gestion, tout le monde y gagne, clients et collaborateurs.
“Plus de photocopies qui se perdent, on sait où est chaque document rapidement, qui l’a utilisé pour en faire quoi. Et de façon pragmatique, cela génère beaucoup moins de coût. Couplé avec un outil de capture, je peux exporter notifier etc. En plus, pas besoin de formation technique, c’est simple, rapide, et efficace.
En ce qui concerne la gestion des contraventions par exemple, nous avons quasiment gagné 2 jours de traitement par semaine ! Imaginez 1000 contraventions, scannées et injectées y compris dans l’extranet client, avec les copies indexées, le client notifié via le workflow !
C’est à peu près la même chose pour les factures fournisseurs. Nous avons gagné 2 à 3h par jour et par service !”
Et demain ?
“ A l’horizon 2025, d’une société de paperasse, nous avons pour objectif de passer à une société zéro papier dont tous les processus seront automatisés !”
CHAABI LLD a pour ambition de transposer l’automatisation de la gestion des données à tous ses services (financier, ressources humaines etc.) pour la plupart des tâches automatisables à accomplir. De quoi libérer du temps pour se consacrer plus encore à ce qui fait leur force : l’écoute et le service client.
L’équipe GDScan est très fière de les accompagner dans cet objectif ambitieux mais atteignable !
LONACI
Loterie Nationale de Côte d'Ivoire
La LONACI a opté il y a 2 ans pour la solution OnBase. Jusqu’alors, l’archivage et la recherche des documents s’effectuaient manuellement. En choisissant cet acteur majeur de la dématérialisation à savoir « Onbase », la LONACI, qui traite une trentaine de courriers et importe près de 600 lots d’archives chaque jour, a totalement révolutionné sa gestion des archives et le traitement de l’information.
La Loterie Nationale a été créée par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme d’une loterie simple. L’exploitation et la gestion du concept ont été confiées à la Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI), société d’Etat constituée par le décret n°355 du 26 mars 1970
En 1980, à la faveur d’une réforme du secteur parapublic, la Société d’Etat est transformée en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique s’est avéré incompatible avec l’activité dévolue à la LONACI.
Le décret n°90/121 du 7 février 1990, fonde en lieu et place de l’EPIC, une Société d’Economie Mixte de type particulier dotée d’un capital social de 400 000 000 F CFA ainsi réparti : Etat de Côte d’Ivoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.
La Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI) offre la possibilité aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il s’agit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.
Enjeux
LONACI se devait de passer à la dématérialisation et de réduire drastiquement la masse de papier considérable traitée chaque jour. L’archivage se faisait de manière physique dans le dépôt d’archives, la recherche était manuelle et la transmission du courrier s’effectuait dans les différentes directions et services avec des parapheurs. Initié par la DSI (Direction des Systèmes d’Information), le projet (dans sa phase pilote) s’est donc essentiellement porté sur les documents de la Direction Financière et Comptabilité et le service courrier.
Le choix d’OnBase
L’arrivée, il y a 2 ans, d’un archiviste spécialisé ne suffisait pas pour mettre en place une solution d’une telle ampleur.
Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait déterminer les types de documents produits, valider la durée utilité administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait également définir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. C’est la SGCI qui s’est chargé des différents audits et de produire un document de cadrage.
LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :
- Une sécurité de l’information garantie sur la plateforme
- Un contrôle de l’accès aux données
- La possibilité de modification et de classement des documents
Bénéfices
Aujourd’hui l’ensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour l’importation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour l’archivage numérique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considérable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de l’information. Les employés n’ont plus à circuler avec des parapheurs depuis l’automatisation de certaines tâches.
Plus besoin de fouiller dans les cartons d’archives. Avec cet archivage numérique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grâce au moteur de recherche.
Et demain ?
La formation et l’intégration de la solution se font par étapes. Les résultats probants, rapportés par la direction pilote de l’opération ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquées dans cette démarche, invitent désormais à étendre la solution auprès de tous leurs collaborateurs au siège comme en agence.
Saham Assurance
SAHAM Assurance
Le groupe SANLAM, né en 1918, est un groupe d’assurances et de services financiers polyvalent. Implanté en Afrique du Sud, le groupe est mondialement connu comme étant un acteur majeur des services financiers.
Son histoire et son développement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourd’hui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur développement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier l’Inde, le Liban et la Malaisie.
C’est en 2018 que le groupe SAHAM cède son pôle finance à SANLAM. Un rapprochement stratégique permettant à SANLAM Assurance de devenir un assureur présent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable d’améliorer et de développer l’activité sur de nouveaux marchés. Ce qui est le cas notamment à Madagascar. Le groupe propose à la fois des produits d’assurance Vie et Non Vie. Plutôt orientée vers les entreprises, la filiale à Madagascar s’ouvre progressivement au marché des particuliers. À Madagascar, le marché de l’assurance représente aujourd’hui 1% du PIB, mais devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années du fait de l’éducation de la population aux produits d’assurances et à leur changement de comportement vis-à-vis des produits et services financiers.
La véritable valeur ajoutée de SAHAM Assurance repose sur un service de qualité, la diversité des produits et services proposés, une très grande réactivité notamment dans le traitement des sinistres et l’indemnisation. Le Groupe mise sur une capacité d’anticipation des évolutions du marché pour proposer des services innovants à ses clients.
Enjeux
Madame Joé Vinette, auditrice interne, chargée du contrôle, des plans d’audit, de l’analyse du risque et de la conformité en sein de l’entreprise, nous présente les enjeux de la dématérialisation et du nouveau système d’information.
Elle nous explique qu’elle a choisi la solution OnBase avec la même exigence et la même rigueur qu’elle applique à son travail au quotidien. Ce qui était important pour l’entreprise, c’était de favoriser la réactivité des services et être plus proche des clients. Il s’agissait aussi d’améliorer la communication interne et réduire les coûts liés au traitement des dossiers clients. Portée par la Direction générale, cette décision est le fruit d’une volonté du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximité des clients et la réactivité. C’est également le besoin d’être plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle méthode de travail grâce à l’outil OnBase. De la production à la comptabilité en passant par le service sinistre, toutes et tous ont été mobilisés pour s’approprier l’outil et enrichir leurs méthodes de travail.
Madame Vinette nous raconte qu’avant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.
Aujourd’hui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront également scanner les courriers clients pour garder une trace numérique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le début de l’année, l’entreprise ne traite plus de courrier papier.
Le choix d’OnBase
Les prérequis et critères de décisions ont été la fiabilité du système et la sécurité des données. Il fallait que l’outil puisse accueillir le plan de classement de façon numérisée. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels métiers.
Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce système. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.
… Le choix d’OnBase
Les raisons étaient qu’ils étaient recommandés par les SI, qu’ils bénéficient d’une grande expérience, que la qualité de service n’est plus à démontrer et surtout que la sécurité est leur point fort. Tous ces éléments ont été déterminants dans le processus de prise de décision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la célérité, la précision et la traçabilité documentaire.
Utilisation & bénéfices
Maintenant, tous les courriers sont numérisés et classés. C’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le système. Les utilisateurs se sont approprié l’outil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accélérer ce processus. Le temps gagné pourra être utilisé pour améliorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considérablement améliorer l’expérience client. ‘’L’entreprise pourra passer plus de temps à expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matière d’assurance’’ explique Mme Vinette.
Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec l’ensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines d’échanges par courrier se fait aujourd’hui dans la journée. C’est une véritable amélioration de l’efficacité et un gain de productivité.
‘’SAHAM Assurance c’est plus de 500 documents traités par jour, soit environ 10 000 documents traités par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire Intégrateur KEPLER-DIGITAL est facile à utiliser, elle est aussi très ergonomique. Le système est globalement très pratique, bien organisé et structuré.’’ précise Mme Vinette.
Cette solution pourra très certainement être étendue à l’ensemble des filiales du groupe.
TOTAL ALGÉRIE
TOTAL Algérie
Encouragées par les autres filiales du groupe Total, Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SP ont opté pour la solution OnBase.
Avec son expertise des grands projets, sa culture du partenariat, sa réputation d’expertise et d’excellence, Total Algérie se devait d’accompagner la transformation digitale opérée dans tout le pays. Avec un volume considérable de documents traités chaque jour, Total Algérie, en choisissant cet acteur majeur de l’archivage, poursuit ses engagements en terme de dématérialisation.
« Aujourd’hui nous avons une solution d’archivage complète : on scanne, on stocke, on indexe, pour facilement trouver un document. » Thomas MLODZINSKI – Directeur Administratif et Financier
2 filiales une ambition commune :
Portées par la vision d’être un contributeur engagé à la société et un centre d’expertise et d’excellence, les 2 filiales algériennes de TOTAL comptent devenir un acteur clé en apportant leur savoir-faire et des solutions globales garantissant une totale satisfaction.
Total Bitumes Algérie SPA opère dans la production, transformation et commercialisation des bitumes. En parallèle, Total Lubrifiants Algérie SPA se concentre sur la production et la commercialisation des lubrifiants des marques TOTAL et ELF. Total affirme sa volonté d’accompagner le développement économique du pays en lançant de nouveaux programmes d’investissements importants mis en place au fil des ans.
Enjeux
Total Algérie devait s’équiper d’une solution d’archivage puissante pour faciliter l’accès à la masse de documents que l’entreprise traite. Il leur était nécessaire de gagner en autonomie et en temps opérationnel. La solution OnBase a donc été mise en place par les intégrateurs locaux fin 2019. Ont suivi des formations auprès de différents services, des tests, des prémices d’utilisation, par chance, avant que la crise sanitaire de la Covid s’impose.
Et la Covid ?
L’installation de la solution OnBase et les formations associées ont précédé la crise sanitaire. Une véritable aubaine : sans OnBase, la gestion du confinement aurait été profondément différente et aurait mis la filiale en difficulté. L’absence du chômage partiel en Algérie et l’automatisation du travail à domicile ont permis aux salariés d’utiliser la plateforme à distance et d’échanger des documents grâce à OnBase très facilement.
Utilisation & Bénéfices
Total Bitumes Algérie SPA et Total Lubrifiants Algérie SPA ne sont pas passés par un audit pour opter pour OnBase ; Ils ont fait le choix de l’empirisme. Utilisé et reconnu pour son extrême efficacité et simplicité dans d’autres filiales, notamment celle du Maroc, le logiciel OnBase avait déjà fait largement ses preuves.
En effet, le choix de la solution se justifie plus que jamais pour son ergonomie, le rapport qualité-prix, mais également pour l’accompagnement personnalisé et professionnel proposé par notre partenaire local SG SOFTWARE.
… Utilisation & Bénéfices
Il était sur la table de discussion algérienne depuis 2018. Le projet n’avait pas abouti à l’époque avant d’être repris par Thomas MLODZINSKI :
« J’ai déterré ce projet de dématérialisation, sans chercher particulièrement la comparaison avec d’autres solutions, mais en me basant sur les excellents retours que les différentes filiales de Total m’en avaient fait ».
Tous les services ont bénéficié des nombreux avantages d’OnBase, notamment en termes de :
- Partage de documents : dans un service donné tout comme entre les différents départements
- Accès à distance: l’accès était auparavant extrêmement complexe une fois un document scanné et déposé dans un dossier partagé
- Charge de l’indexation, tout particulièrement optimisée
- Gains de temps : les documents sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel
Et demain ?
Maintenant que la filiale a franchi cette 1ère étape de dématérialisation, il est impératif d’assurer la pérennité de la solution et que différents interlocuteurs et utilisateurs ne contournent pas le système. Il ne s’agit plus d’intégrer mais d’utiliser de façon optimale la solution. L’enjeu N°1 est d’abord un retour sur investissement et un vrai travail de retour d’expériences. « Je compte suivre et poursuivre la mise en place et m’assurer qu’elle est bien utilisée. » précise Thomas MLODZINSKI.
« Pour l’instant on se concentre sur la partie ARCHIVAGE. », néanmoins, l’étape suivante serait d’évoluer vers le développement des workflows, notamment ceux recommandés par le groupe.
Globalement, l’objectif est de poursuivre l’effort de dématérialisation qui repose sur les fondations d’OnBase.