SAHAM Assurance


Le groupe SANLAM, né en 1918, est un groupe d’assurances et de services financiers polyvalent. Implanté en Afrique du Sud, le groupe est mondialement connu comme étant un acteur majeur des services financiers.

Son histoire et son développement en font un acteur incontournable partout dans le monde. C’est aujourd’hui un groupe panafricain de services financiers globaux. Leur développement tend maintenant vers la zone Asie / Moyen-Orient, et en particulier l’Inde, le Liban et la Malaisie.

C’est en 2018 que le groupe SAHAM cède son pôle finance à SANLAM. Un rapprochement stratégique permettant à SANLAM Assurance de devenir un assureur présent en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie, reposant sur un groupe capable d’améliorer et de développer l’activité sur de nouveaux marchés. Ce qui est le cas notamment à Madagascar. Le  groupe propose à la fois des produits d’assurance Vie et Non Vie. Plutôt orientée vers les entreprises, la filiale à Madagascar s’ouvre progressivement au marché des particuliers. À Madagascar, le marché de l’assurance représente aujourd’hui 1% du PIB, mais devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années du fait de l’éducation de la population aux produits d’assurances et à leur changement de comportement vis-à-vis des produits et services financiers.

La véritable valeur ajoutée de SAHAM Assurance repose sur un service de qualité, la diversité des produits et services proposés, une très grande réactivité notamment dans le traitement des sinistres et l’indemnisation. Le Groupe mise sur une capacité d’anticipation des évolutions du marché pour proposer des services innovants à ses clients.

Enjeux

Madame Joé Vinette, auditrice interne, chargée du contrôle, des plans d’audit, de l’analyse du risque et de la conformité en sein de l’entreprise, nous présente les enjeux de la dématérialisation et du nouveau système d’information.

Elle nous explique qu’elle a choisi la solution OnBase avec la même exigence et la même rigueur qu’elle applique à son travail au quotidien. Ce qui était important pour l’entreprise, c’était de favoriser la réactivité des services et être plus proche des clients. Il s’agissait aussi d’améliorer la communication interne et réduire les coûts liés au traitement des dossiers clients. Portée par la Direction générale, cette décision est le fruit d’une volonté du groupe de maintenir ses valeurs en rapport avec la proximité des clients et la réactivité. C’est également le besoin d’être plus efficace et innovant dans un objectif de croissance forte. Tous les services de l’entreprise ont été impliqués dans ce changement et dans la mise en place de cette nouvelle méthode de travail grâce à l’outil OnBase. De la production à la comptabilité en passant par le service sinistre, toutes et tous ont été mobilisés pour s’approprier l’outil et enrichir leurs méthodes de travail.

Madame Vinette nous raconte qu’avant la mise en place de cette solution, tout se faisait sur papier. Il y avait des archivistes avec lesquels ils faisaient des aller-retours pour produire de nouveaux contrats ou simplement des avenants.

Aujourd’hui, ces archivistes font la reprise de tous les contrats. Ensuite, ils se chargeront des flux entrants et sortants pour apporter un soutien au service de production. Ils pourront également scanner les courriers clients pour garder une trace numérique. Le service courrier va fusionner avec le service archive car, depuis le début de l’année, l’entreprise ne traite plus de courrier papier.


Le choix d’OnBase

Les prérequis et critères de décisions ont été la fiabilité du système et la sécurité des données. Il fallait   que l’outil puisse accueillir le plan de classement de façon numérisée. Il fallait pouvoir faire le lien avec les logiciels métiers.

Pour choisir, SAHAM Assurance a mis en concurrence trois entreprises pour la mise en place de ce système. Sur les conseils du service informatique interne, KEPLER-DIGITAL a été retenu.

… Le choix d’OnBase

Les raisons étaient qu’ils étaient recommandés par les SI, qu’ils bénéficient d’une grande expérience, que la qualité de service n’est plus à démontrer et surtout que la sécurité est leur point fort. Tous ces éléments ont été déterminants dans le processus de prise de décision. Selon SAHAM Assurance, les points forts de la solution OnBase sont la célérité, la précision et la traçabilité documentaire.


Utilisation & bénéfices

Maintenant, tous les courriers sont numérisés et classés. C’est un gain de temps considérable pour l’entreprise. A ce jour 30% des documents sont repris dans le système. Les utilisateurs se sont approprié l’outil. SAHAM Assurance cherche une solution de conduite du changement pour accélérer ce processus. Le temps gagné pourra être utilisé pour améliorer les performances commerciales et le service client. Ceci pourrait considérablement améliorer l’expérience client. ‘’L’entreprise pourra passer plus de temps à expliquer les contrats aux clients et ainsi mieux les conseiller sur leurs besoins en matière d’assurance’’ explique Mme Vinette.

Il faut aussi ajouter que OnBase permet la centralisation de tous les documents avec l’ensemble des agences. Ce qui avant prenait des semaines d’échanges par courrier se fait aujourd’hui dans la journée. C’est une véritable amélioration de l’efficacité et un gain de productivité.

‘’SAHAM Assurance c’est plus de 500 documents traités par jour, soit environ 10 000 documents traités par mois. La solution OnBase mise en place par GDExpert et son partenaire Intégrateur KEPLER-DIGITAL est facile à utiliser, elle est aussi très ergonomique. Le système est globalement très pratique, bien organisé et structuré.’’ précise Mme Vinette.

Cette solution pourra très certainement être étendue à l’ensemble des filiales du groupe.