ONEP
Acteur majeur de la gestion de l’eau potable en Cote d’Ivoire, l’ONEP a engagé sa transformation numérique et ses méthodes font école.
“Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.”
L’Office National de l’Eau Potable (ONEP) est une société d’état ivoirienne chargée de la gestion de l’eau potable au capital de 150 millions de FCFA et soumis à l’Acte uniforme portant organisation des sociétés commerciales et groupement d’intérêts économiques de l’OHADA, Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.
L’accès de tous à l’eau potable !
Placé sous la tutelle technique du Ministère de l’Hydraulique et la tutelle financière du Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat, l’ONEP a pour objet principal d’accompagner l’État et les collectivités Territoriales dans l’accès à l’eau potable pour l’ensemble de la population. L’office national gère également les patrimoines publics et privés de l’État dans le secteur de l’eau potable.
GDExpert a recueilli le témoignage de M. Bakayoko Boikhey, responsable de la Gestion Documentaire de l’ONEP.
Enjeux
La transformation numérique de l’ONEP cristallise plusieurs enjeux dont les deux principaux sont :
– d’une part un flux très important de documents qui croit de façon exponentielle. Les clients de l’ONEP sont en effet nombreux : outre ses ministères de tutelle, il s’agit de la totalité de la population ivoirienne (particuliers, entreprises, organisations etc.) qui a accès à l’eau potable !
“Dans un premier temps, nous avions urgemment besoin d’une solution pour gérer les nombreux flux documentaires de façon beaucoup plus fluide, et de créer des flux pour la gestion des courriers entrants, des courriers sortants, et des échanges internes.”
– et d’autre part, anticiper l’évolution de la structure.
A ce jour l’ONEP n’a pas encore de concurrent direct, mais l’Etat est en train d’ouvrir le marché à la concurrence pour permettre aux différents acteurs du secteur d’intervenir sur toutes les parties du territoire.
“Anticiper cette ouverture en nous dotant d’outils performants et efficaces, tout en faisant monter nos personnels en compétence permet de garder un temps d’avance et d’installer durablement les bonnes pratiques pour rester les plus compétents dans les évolutions futures.”
Le choix d’OnBase
“Le constat était simple : nous avions trop de flux documentaires, trop de dossiers, trop de courriers, beaucoup de papier, sans aucune possibilité de réduire ces flux qui augmentent toujours. De plus, dans une structure étatique, nous avons des obligations de conserver les documents.
Il nous fallait donc une solution simple mais robuste, facile à mettre en place mais capable de gérer des situations complexes. »
La mise en place de la solution OnBase et l’adhésion que rencontrent la transformation numérique de l’ONEP ont fait école. L’Office National de l’Assainissement et du Drainage (ONAD) s’est également tourné vers cette solution pour sa gestion documentaire qui comporte des points communs avec les spécificités et les enjeux de l’ONEP.
Bénéfices
Le projet s’est mis en place en deux phases :
« Tout d’abord, il a fallu définir nos besoins dans un appel d’offres à marché public, en les dimensionnant de façon à pouvoir s’adapter aux évolutions du secteur de l’eau potable.
Ensuite, une fois OnBase retenue comme solution, nous l’avons mise en place dans nos services en suivant la feuille de route établie avec les équipes du prestataire.”
L’ONEP, qui ne disposait pas réellement d’archiviste, a ouvert un poste et recruté une personne dévolue à cette fonction essentielle dans la réussite de leur transformation numérique. L’archiviste a conduit la partie fonctionnelle, tandis que les équipes informatiques du partenaire l’accompagnaient dans la gestion des parties techniques.
“Le projet, initié par la direction des études et de la planification, s’adressait au personnel de trois autres services. Ensuite, au fur et à mesure que nous avancions dans le déploiement, il a été élargi pour absorber tous les documents, avec un accompagnement dans la formation des personnels concernés, tout en aidant à la mise en service de scanners pour parachever la maîtrise totale de la gestion des documents.”
Et demain ?
“Une fois la phase actuelle maîtrisée par toutes les personnes amenées à l’utiliser, et une fois que nous aurons réussi à atteindre l’objectif zéro papier, nous pourrions arriver à la signature électronique pour authentifier un certain nombre de documents.”
La solution OnBase est un réel progrès qui s’appuie sur des développements qui ont fait leurs preuves, surtout quand tout le monde participe pour que ce soit un succès. La qualité de l’accompagnement est aussi fondamentale.
“Notre partenaire, la Société de Gestion et de Concept en Informatique (SGCI) est un véritable intégrateur de solution. Ils ont en effet su déployer et paramétrer tout le projet en s’adaptant pour tout ce qui concerne les parties techniques. Ils nous ont aidé à monter en compétences en expliquant les bonnes pratiques pour modifier les mauvaises habitudes qui freinent l’adoption des changements. Cela facilite le travail de changer ses habitudes pour aller vers le mieux.”
Nous ne saurions mieux dire !