ASSEMBLÉE NATIONALE DU GABON
L’Assemblée Nationale du Gabon dématérialise les courriers reçus chaque jour et les traite à travers un process numérique qui permet un gain de temps, de fiabilité et de confort précieux pour les agents et la DSI.
« La solution OnBase était celle qui s’adaptait au mieux à nos besoins. Aujourd’hui, les agents du service courrier ressentent un gain de temps considérable, notamment lors de l’enregistrement. Par ailleurs, en tant que directeur du service informatique, mes attentes concernant la sécurité et la gestion des droits sont, elles aussi comblées. » M. MFOUBOU, Directeur du Service Informatique (DSI) de l’Assemblée Nationale Gabonaise.
Dans le cadre d’un projet d’informatisation globale, l’Institution a choisi de commencer le volet applicatif par la mise en place d’OnBase pour automatiser la gestion de son courrier, puis dans un deuxième temps, pour centraliser tous les types de documents produits par l’Institution depuis sa création en 1958, ainsi que la bibliothèque.
L’Assemblée Nationale du Gabon est une institution centrale du pays créée en 1958, au moment où le Gabon acquiert la souveraineté internationale et est admis en qualité de membre de l’Organisation des Nations Unies (ONU). Son rôle est essentiel dans le bon fonctionnement de la démocratie : voter les lois de la nation, consentir l’impôt et contrôler l’action du gouvernement. Aujourd’hui, cette institution reste animée par l’élan de renouveau démocratique insufflé par la IIIe République et s’inscrit en permanence dans la dynamique de modernisation globale du pays.
Enjeux
A l’initiative du président de l’Institution, l’Assemblée Nationale Gabonaise a lancé un projet global d’informatisation sur plusieurs années. Afin d’optimiser les investissements de l’institution, cette grande mission a débuté par un audit précis qui a requis un accompagnement de l’assemblée par un expert : la société Socitech, prestataire informatique gabonais et fidèle partenaire de GDExpert. La première étape du plan d’actions tri annuel (2013-2015) a concerné la refonte de l’architecture réseau, le renouvellement des équipements (serveurs et postes utilisateurs) et l’installation du wifi. Très rapidement ensuite, l’application à mettre en place en priorité a été une application de gestion électronique de documents.
Ce projet a été divisé en deux périmètres : l’automatisation de la gestion du courrier dans un premier temps, puis l’archivage de tous les types de documents produits par l’Institution depuis sa création. Le secrétaire général avait comme tous dans l’Assemblée des attentes fortes vis-à-vis d’une telle solution : offrir plus de confort aux agents sur leurs missions mais aussi augmenter l’efficacité au quotidien. La solution devait bien évidemment fonctionner avec les équipements de dernière génération tout juste acquis.
Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.
C’est donc à l’initiative de l’actuel Ministre des infrastructures économiques, Ex Directeur Général du LBTP (Docteur M. Amédé Koffi Kouakou), de l’actuel Directeur Général (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opérations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion documentaire a été initié dès 2012 et validé en 2015.
Le choix d’OnBase
Suite à la présentation de trois applications, c’est la plateforme ECM OnBase présentée par Socitech et GDExpert qui a été retenue. La renommée d’OnBase, sa communauté et la qualité de la présentation ont été autant d’arguments décisifs dans le choix de la solution d’Hyland Software.
Le plus important reste pour M. M’FOUBOU (DSI) l’adaptabilité d’OnBase aux besoins de l’Assemblée Nationale :
« OnBase intégrait tous nos besoins en termes de gestion de documents. Nous pouvions personnaliser tout le circuit de traitement et ne pas modifier nos habitudes de travail. La conduite du changement facilitée est un point important pour nos équipes.»
La solution est utilisée aujourd’hui par les cinq agents du service courrier qui reçoivent au moins une quarantaine de courriers par jour. Tous les agents jouent le même rôle : ils réceptionnent le courrier, le lisent pour vérification de l’authenticité et son typage, et le scannent. L’envoi dans la solution est fait automatiquement et initie un circuit de traitement : de l’enregistrement, à la transmission aux différents destinataires internes ou externes. Les différentes étapes sont les mêmes qu’avant, sauf qu’au lieu de manipuler le papier, parcourir les bureaux pour distribuer ou suivre les courriers, et chercher en permanence dans les boîtes d’archives, les tâches sont devenues numériques grâce à une solution de workflow et de gestion électronique de documents multiformes.
Bénéfices
C’est aux étapes d’enregistrement et de consultation des courriers que le gain de temps est le plus significatif pour les agents du service courrier. La consultation rapide d’un document est une avancée majeure au quotidien, quand avant l’arrivée d’OnBase dans l’institution, ces mêmes agents devaient chercher l’information dans les archives papier stockées dans un espace éloigné des bureaux et poussiéreux car accueille les archives depuis 1958.
De plus, pour une institution aussi importante, la garantie que les courriers arrivent systématiquement au bon interlocuteur et le plus rapidement possible est un point très rassurant.
Et demain ?
En 2016, l’Assemblée va lancer la deuxième étape du projet OnBase, dès lors que tous les utilisateurs maitriseront la solution : une gestion centralisée des archives de l’Institution et de la bibliothèque.
« Les archives sont là depuis les années 58 et c’est un grand chantier qui va prendre beaucoup de temps. » M. MFOUBOU en est convaincu : « C’est la direction à prendre ! ».