CHAABI LLD
CHAABI LLD est une entreprise créée en 2004 dont la promesse réside dans sa base-line : la location longue durée en toute simplicité.
Société anonyme à conseil d’administration de droit marocain, elle offre à ses clients, des PME, de grandes entreprises, et des administrations, des solutions de location longue durée de flottes de véhicules utilitaires et particuliers dont le tonnage est inférieur à 3.5 tonnes.
Filiale du Groupe Banques Populaires, CHAABI LLD bénéficie de deux atouts décisifs : l’appui d’un groupe puissant, et le savoir-faire d’une équipe de professionnels.
Confrontée à une demi-douzaine de concurrents sur son territoire et ses cœurs de métier, l’entreprise se démarque par une grande qualité d’écoute et un très haut niveau de service.
Dans le quotidien, l’entreprise CHAABI LLD doit gérer les données relatives aux flottes de véhicules loués, celles afférentes à ses clients, et celles propres à l’entreprise.
Enjeux
Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD depuis 2018 qualifie elle-même son entreprise “d’entreprise de paperasse” !
“Avec la gestion des dossiers de près de 600 clients et 9 000 véhicules loués sur des périodes allant de 4 à 5 ans, il faut gérer des milliers de données de tarification, facturation clients et fournisseurs, gestion des entretiens, documents de bord, de cession, des contraventions – la liste des documents attachés à chaque dossier est longue, à laquelle s’ajoutent les activités habituelles d’une entreprise qui emploie plus d’une cinquantaine de personnes. ”
Il fallait donc rapidement trouver une solution d’automatisation, de digitalisation, et d’archivage qui puisse ensuite être étendue aux différentes activités et services de l’entreprise.
Les enjeux étaient donc de simplifier les accès aux documents, assurer leur traçabilité, automatiser leur traitement, et les archiver selon des critères facilement compréhensibles par toutes celles et ceux qui devraient ensuite utiliser ces documents.
Le choix d’OnBase
Lorsqu’Asmaa Hari propose au groupe Banques Populaires l’adoption d’une solution de dématérialisation et de gestion documentaire, elle réalise son propre benchmark en interrogeant directement les clients qui utilisent les 4 ou 5 solutions qu’elle a au préalable repéré.
Ses critères sont à la fois simples et rigoureux : les développements possibles, le workflow, les prestations proposées.
“ Je m’arrête rapidement sur OnBase qui répond à 99 % de ma problématique !
La solution est particulièrement flexible, évolutive à 360°, adaptable à mes ERP, ouverte avec une grande variété d’API et surtout, GDScan, filiale de GDExpert, partage nos préoccupations d’écoute client et de sens du service. La grande disponibilité et le profil de notre interlocuteur, qui est aussi compétent commercialement que techniquement, a fait aussi rapidement la différence avec les autres solutions.”
— Asmaa Hari, DSI de CHAABI LLD
C’est donc tout autant une solution qu’un prestataire partenaire qui a été choisi.
Bénéfices
“Piloter la direction d’une GED, c’était pour moi avec l’objectif non seulement de gagner du temps, mais surtout de ne pas en perdre !
Nous sommes passés du tout manuel à l’automatisation. Avant, quand on avait besoin d’info, il fallait faire appel à un archiviste – avec comme corollaire les temps d’attente pour accéder à des informations, qui en bout de course, n’étaient pas ou plus forcément disponibles. Avec la survenue de la Covid, le télétravail s’est accentué et le besoin d’accéder aux documents encore plus !
A l’origine destinée plus spécifiquement à la direction technique, la GED s’est retrouvée rapidement indispensable à presque tout le monde ! ”
En 2021, c’est la direction financière qui s’engage dans le processus pour la gestion des factures fournisseurs.
“Aujourd’hui, plus de 200 types de documents sont traités par nos différents services. Multipliez par le nombre de dossiers, vous aurez une idée vertigineuse de la masse de données traitées !”
Disponibilité de l’info, automatisation, et facilité de gestion, tout le monde y gagne, clients et collaborateurs.
“Plus de photocopies qui se perdent, on sait où est chaque document rapidement, qui l’a utilisé pour en faire quoi. Et de façon pragmatique, cela génère beaucoup moins de coût. Couplé avec un outil de capture, je peux exporter notifier etc. En plus, pas besoin de formation technique, c’est simple, rapide, et efficace.
En ce qui concerne la gestion des contraventions par exemple, nous avons quasiment gagné 2 jours de traitement par semaine ! Imaginez 1000 contraventions, scannées et injectées y compris dans l’extranet client, avec les copies indexées, le client notifié via le workflow !
C’est à peu près la même chose pour les factures fournisseurs. Nous avons gagné 2 à 3h par jour et par service !”
Et demain ?
“ A l’horizon 2025, d’une société de paperasse, nous avons pour objectif de passer à une société zéro papier dont tous les processus seront automatisés !”
CHAABI LLD a pour ambition de transposer l’automatisation de la gestion des données à tous ses services (financier, ressources humaines etc.) pour la plupart des tâches automatisables à accomplir. De quoi libérer du temps pour se consacrer plus encore à ce qui fait leur force : l’écoute et le service client.
L’équipe GDScan est très fière de les accompagner dans cet objectif ambitieux mais atteignable !