La LONACI a opté il y a 2 ans pour la solution OnBase. Jusqu’alors, l’archivage et la recherche des documents s’effectuaient manuellement. En choisissant cet acteur majeur de la dématérialisation à savoir « Onbase », la LONACI, qui traite une trentaine de courriers et importe près de 600 lots d’archives chaque jour, a totalement révolutionné sa gestion des archives et le traitement de l’information.
La Loterie Nationale a été créée par la loi N° 70-209 du 20 mars 1970, sous la forme d’une loterie simple. L’exploitation et la gestion du concept ont été confiées à la Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI), société d’Etat constituée par le décret n°355 du 26 mars 1970
En 1980, à la faveur d’une réforme du secteur parapublic, la Société d’Etat est transformée en Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC). Mais rapidement, ce statut juridique s’est avéré incompatible avec l’activité dévolue à la LONACI.
Le décret n°90/121 du 7 février 1990, fonde en lieu et place de l’EPIC, une Société d’Economie Mixte de type particulier dotée d’un capital social de 400 000 000 F CFA ainsi réparti : Etat de Côte d’Ivoire : 80 % ; CNPS : 15 % ; Personnel LONACI : 5 %.
La Loterie Nationale de Côte d’Ivoire (LONACI) offre la possibilité aux parieurs de jouer et de se faire des gains. La LONACI propose actuellement au grand public plusieurs jeux de paris. Il s’agit du Pari Mutuel Urbain (PMU) et le SPORTCASH, le Lotto, le dog racing, le grattage.
Enjeux
LONACI se devait de passer à la dématérialisation et de réduire drastiquement la masse de papier considérable traitée chaque jour. L’archivage se faisait de manière physique dans le dépôt d’archives, la recherche était manuelle et la transmission du courrier s’effectuait dans les différentes directions et services avec des parapheurs. Initié par la DSI (Direction des Systèmes d’Information), le projet (dans sa phase pilote) s’est donc essentiellement porté sur les documents de la Direction Financière et Comptabilité et le service courrier.
Le choix d’OnBase
L’arrivée, il y a 2 ans, d’un archiviste spécialisé ne suffisait pas pour mettre en place une solution d’une telle ampleur.
Avant tout, ce leader du jeu du hasard, devait déterminer les types de documents produits, valider la durée utilité administrative (DUA) desdits documents et le calendrier de conservation. Il fallait également définir les cycles de vie et de gestion des documents, les processus de gestion dans chaque direction et le circuit de validation du courrier entrant. C’est la SGCI qui s’est chargé des différents audits et de produire un document de cadrage.
LONACI souhaitait trouver une offre accessible garantissant :
- Une sécurité de l’information garantie sur la plateforme
- Un contrôle de l’accès aux données
- La possibilité de modification et de classement des documents
Bénéfices
Aujourd’hui l’ensemble des acteurs de LONACI utilise la solution OnBase. Le service courrier pour l’importation du courrier entrant, les directeurs et chefs de services de toutes les directions (DG, DFC, DC, DM, DAAGP, DAAJC, DEDJ) pour le workflow du courrier et les assistantes de direction et les archivistes pour l’archivage numérique. Le gain de temps dans la recherche de documents comme dans le dispatching du courrier entrant est considérable. La solution OnBase permet aussi de simplifier la gestion des documents et de fluidifier la circulation de l’information. Les employés n’ont plus à circuler avec des parapheurs depuis l’automatisation de certaines tâches.
Plus besoin de fouiller dans les cartons d’archives. Avec cet archivage numérique, nous pouvons trouver et imprimer un document en un ou deux clics grâce au moteur de recherche.
Et demain ?
La formation et l’intégration de la solution se font par étapes. Les résultats probants, rapportés par la direction pilote de l’opération ainsi que toutes les directions de la LONACI impliquées dans cette démarche, invitent désormais à étendre la solution auprès de tous leurs collaborateurs au siège comme en agence.