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Archivage

Côte d'Ivoire

OnBase

  • Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics de Côte d’Ivoire (LBTP) a choisi OnBase afin de permettre à ses 300 agents d’accéder rapidement à des informations clés et d’échanger avec les entreprises du pays.

    « La solution OnBase est la solution la plus robuste que nous avons pu trouver sur le marché. Depuis sa mise en place, nous ne lui avons trouvé aucune limite ! Nous gagnons un temps précieux au quotidien et sécurisons notre patrimoine informationnel. » M. KOUAME Louis, Conservateur d’archives du LBTP

    En tant qu’institution historique du pays depuis 1954, le LBTP a choisi OnBase pour faire face au défi de la gestion et de la sécurisation de ses 1 million de boîtes archives et de ses 200 rapports de chantier par mois. Les agents accèdent désormais à l’information en quelques secondes et échangent plus rapidement et facilement avec les entreprises du pays.

    Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics de Côte d’Ivoire

    Le Laboratoire du Bâtiment et des Travaux Publics (LBTP) de Côte d’Ivoire est une institution de l’Etat créée en 1954. Ses missions sont aujourd’hui assez larges et englobent tout ce qui a trait aux projets de construction du Pays : études géotechniques, contrôle et expertise, recherche et optimisation des consommations d’électricité et d’eau. Le LBTP intervient en tant que partenaire dans des domaines d’activité variés : bâtiment, génie civil, industries, énergie (contrôle industriel d’appareils sous pression de gaz et vapeur), recherche. Le LBTP est par ailleurs le garant de la sécurité des installations électriques intérieures du Pays. Il s’est vu honoré par le titre de « laboratoire de référence de l’espace UEMOA (Union Economique et Monétaire Ouest Africaine) ».


    Enjeux

    En tant que premier laboratoire de Côte d’Ivoire, l’Institution était confrontée en 2016 au défi de la gestion et de l’exploitation des archives, réparties dans 1 million de boîtes. Le LBTP gère en effet depuis 63 ans, un rapport d’étude complet par chantier, comprenant chacun de nombreuses pièces justificatives. La conservation de tous ces documents est fondamentale pour la maintenance et le développement futurs des bâtiments. Toutes les entreprises du bâtiment du pays ont recours au LBTP pour retrouver les archives concernant la construction des bâtiments, avant leurs interventions. La recherche des documents était devenue très longue et fastidieuse, parfois même infructueuse pour cause de documents manquants dans les boîtes…

    Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.

    C’est donc à l’initiative de l’actuel Ministre des infrastructures économiques, Ex Directeur Général du LBTP (Docteur M. Amédé Koffi Kouakou), de l’actuel Directeur Général (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opérations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion documentaire a été initié dès 2012 et validé en 2015.


    La Solution

    C’est après 8 mois d’étude que l’équipe projet du Laboratoire a porté son choix final sur la plateforme ECM OnBase.

    « La solution attendue devait pouvoir garantir sa robustesse pour absorber tout le volume de papier de notre organisation et s’y adapter» précise M. Kouame.

    12 entreprises spécialisées en numérisation ont été consultées pour proposer leur solution. Le Laboratoire a choisi de travailler avec GDExpert et Socitech Business Solutions, notamment grâce aux forts atouts de la plateforme OnBase : flexible, adaptée aux besoins spécifiques de l’organisation et éprouvée par de très grandes organisations publiques, comme privées, dans le monde entier.

    « Ce qui a aussi fait la différence dans la proposition de GDExpert a été le fait que l’on pouvait s’appuyer sur des partenaires expérimentés avec des références très sérieuses. L’assurance d’un partenariat durable et complet avec l’éditeur de la solution OnBase et ses partenaires locaux en Côte d’Ivoire a été décisif. » explique M. Kouame.

    Aujourd’hui, les 300 agents du LBTP utilisent la plateforme pour la gestion (consultation et échanges principalement) des documents courants des chantiers, et ce depuis 2016.

    « 200 rapports sont versés dans la solution chaque mois, chacun comportant environ 400 pages » précise M. Kouame.


    Bénéfices

    Tous les agents gagnent beaucoup de temps lors de l’accès aux documents.

    « Avant, malgré une organisation physique des archives exemplaire, il fallait presque une journée pour trouver un document et maintenant, il s’agit de quelques secondes » précise M. Kouame.

    Chaque utilisateur peut désormais accéder au document voulu facilement, le télécharger et remettre une copie à l’entreprise en demande. Les originaux sont ainsi préservés.

    L’utilisation d’OnBase a fortement aidé le LBTP dans la mise en place de sa démarche ISO 9001 et sa certification fin 2016. Les échanges numériques entre le LBTP et les entreprises du bâtiment du pays sont beaucoup plus simples que les envois physiques de documents, impactés par un réseau routier compliqué.

    « La mise à jour en permanence du flux documentaire est facilitée et a changé la vie de nos agents » ajoute M. Kouame.


    Et demain ?

    La reprise du fond documentaire existant depuis 1954 sera l’étape suivante et permettra de pouvoir détruire une partie des documents papier et ainsi de libérer de l’espace de stockage. Le Laboratoire a misé sur un partenariat long terme avec OnBase, GDExpert et son partenaire local Socitech Business Solutions.

    « Que le partenariat dure ! » conclut M. Kouame