Dans une logique d’amélioration continue de sa solution de gestion documentaire, DocuWare introduit deux nouveaux modules : DocXporter, qui permet d’exporter des documents et/ou des données d’index avec de nombreuses possibilités de filtrage et de structuration ; et StorageRobot qui permet, au contraire, d’importer et d’indexer tous les documents de manière entièrement automatique dans la GED DocuWare. Voici quelques explications pour vous permettre de mieux comprendre pourquoi ces deux modules vous seront particulièrement utiles. 

DocXporter permet, comme son nom l’indique, d’exporter automatiquement des documents, des données d’index (ou les deux à la fois) à partir d’armoires DocuWare vers votre système de fichiers, pour les mettre à disposition de partenaires externes (clients ou fournisseurs) ; ou bien de les partager sur un portail client ; ou simplement de les transférer vers d’autres logiciels. 

Des exports facilités vers l’ERP ou le SIRH

Les factures fournisseurs par exemple (et leurs données associées) peuvent être exportées et imputées directement dans votre ERP. Les données d’indexation pourront également être filtrées afin d’être exportées en une seule fois (et non de manière séquentielle) dans le format attendu par le logiciel tiers. Et différents types de documents peuvent être concernés, notamment les documents RH (demandes de congés, contrats de travail, notes de frais, etc.) qui, grâce à DocXporter, peuvent, là encore, être injectés facilement dans le SIRH au format attendu. 

Un export paramétrable

DocXporter trouve également son utilité dans le tri et l’archivage des documents dont les DUA (Durée d’Utilité Administrative) arrivent à échéance ou sont dépassées. Ce module vous permet dès lors de sélectionner les documents concernés et de les transférer vers le système d’archivage ou n’importe quel autre système de conservation. Il facilite aussi toutes les opérations de sauvegarde des fichiers et des datas depuis DocuWare sur un autre support. Ces derniers peuvent ainsi être exportés dans leur format d’origine, mais aussi au format PDF ou TIFF. L’exportation au format PDF a ceci d’intéressant qu’elle permet d’inclure, si besoin, les tampons et les annotations DocuWare. Plusieurs fichiers peuvent également être exportés sous forme d’archive ZIP. Quel que soit le format, cette exportation est totalement paramétrable. Ce paramétrage se fait grâce à un fichier XML qu’il est possible d’adapter à vos processus. 

Pour résumer, disons que DocXporter permet d’encapsuler les documents et leurs données d’indexation, de les filtrer si besoin et de paramétrer leur transfert vers d’autres systèmes informatiques (un système d’information bancaire, un SIRH, un SIH, un système d’archivage, etc.). 

StorageRobot, le compagnon d’import et de stockage

De nombreux systèmes, les ERP et les logiciels de gestion de stock par exemple, génèrent des documents sortants, des journaux et des listes sous forme de fichiers prêts à être stockés dans différents formats dans l’armoire ou le bac DocuWare, ou encore dans les dossiers du système de fichiers. C’est là que StorageRobot entre en jeu. Ce module permet, en effet, d’importer, d’indexer et de stocker tous ces documents de manière entièrement automatique dans la GED DocuWare. Prenons le cas des factures générées par votre ERP avec leurs métadonnées : avec storageRobot, elles seront indexées automatiquement dans DocuWare, sans avoir à passer par une API. 

Un assistant polyvalent et flexible

StorageRobot est un assistant tout-en-un flexible à qui il est possible de demander ce que vous voulez, à condition que vous lui expliquiez comment faire. Il pourra ainsi vous assister dans la reprise d’un fonds documentaire existant ou à l’issue d’une prestation de numérisation. StorageRobot pourra, en effet, automatiser l’import du fichier informatique qui vous sera remis par le prestataire avec, à l’intérieur, l’ensemble des documents numérisés et les fichiers d’index. 

Le champion de la migration

Ce module vous sera également utile en cas de migration d’une ancienne GED ou d’un système de fichiers vers DocuWare. Low code et facilement paramétrable, il permet de récupérer, sans programmation, des documents et des données issues d’une autre application GED, et de les importer en toute transparence, dans le format attendu, dans la GED DocuWare. Il limite ainsi les opérations nécessaires à la récupération de documents.

Une large compatibilité de formats

Notez qu’il prend en charge le protocole SFTP, le format UnZIP, les requêtes de base de données (SQL, MySQL, ODBC, OLE DB), les formats de fichiers d’index courants (XML, CSV, TXT ou INI) ou encore la fusion de documents déjà archivés (par exemple une facture avec un bon de livraison déjà archivé). Tous les types de codes-barres, y compris les QR Code, peuvent aussi être lus. Pour les PDF, il est possible de choisir entre l’OCR (permettant de convertir une image de texte en format de texte lisible par une machine) et l’extraction de texte. Tout ou partie des valeurs peuvent être utilisées pour l’indexation.

Prise en charge de gros volumes 

Et rien ne fait peur à storageRobot, pas même les serveurs abritant d’importants volumes de documents. Ce module est, en effet, capable de traiter des volumes supérieurs à 100 000 documents. Et ce, avec une journalisation étendue et un système de notification permettant de conserver une trace de l’ensemble des opérations et des activités effectuées sur les différents fichiers.  

Si vous souhaitez en savoir plus sur ces deux modules, leur installation, leur paramétrage ou demander une démonstration, contactez-nous. 

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