Assemblée nationale du Gabon

L’Assemblée Nationale du Gabon est une institution centrale du pays créée en 1958, au moment où le Gabon acquiert la souveraineté internationale et est admis en qualité de membre de l’Organisation des Nations Unies (ONU). Son rôle est essentiel dans le bon fonctionnement de la démocratie : voter les lois de la nation, consentir l’impôt et contrôler l’action du gouvernement. Aujourd’hui, cette institution reste animée par l’élan de renouveau démocratique insufflé par la IIIe République et s’inscrit en permanence dans la dynamique de modernisation globale du pays.


Enjeux

A l’initiative du président de l’Institution, l’Assemblée Nationale Gabonaise a lancé un projet global d’informatisation sur plusieurs années. Afin d’optimiser les investissements de l’institution, cette grande mission a débuté par un audit précis qui a requis un accompagnement de l’assemblée par un expert : la société Socitech, prestataire informatique gabonais et fidèle partenaire de GDExpert. La première étape du plan d’actions tri annuel (2013-2015) a concerné la refonte de l’architecture réseau, le renouvellement des équipements (serveurs et postes utilisateurs) et l’installation du wifi. Très rapidement ensuite, l’application à mettre en place en priorité a été une application de gestion électronique de documents.
Ce projet a été divisé en deux périmètres : l’automatisation de la gestion du courrier dans un premier temps, puis l’archivage de tous les types de documents produits par l’Institution depuis sa création. Le secrétaire général avait comme tous dans l’Assemblée des attentes fortes vis-à-vis d’une telle solution : offrir plus de confort aux agents sur leurs missions mais aussi augmenter l’efficacité au quotidien. La solution devait bien évidemment fonctionner avec les équipements de dernière génération tout juste acquis.

Les problématiques de conservation sans altération des documents, de sécurisation de l’information et de facilitation de l’accès se sont alors rapidement imposées à l’ensemble du personnel. De plus, un projet de globalisation des sites de l’Institution comprenant une migration vers un site unique, a renforcé le besoin de dématérialisation des documents archives et courants.

C’est donc à l’initiative de l’actuel Ministre des infrastructures économiques, Ex Directeur Général du LBTP (Docteur M. Amédé Koffi Kouakou), de l’actuel Directeur Général (M. Kouassi Jean-Claude), de la Direction des opérations techniques (Docteur Kouassi Paulin, Directeur du projet) et du service des archives (M. Kouame Louis, Chef de projet) que le projet de mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion documentaire a été initié dès 2012 et validé en 2015.


Le choix d’OnBase

Suite à la présentation de trois applications, c’est la plateforme ECM OnBase présentée par Socitech et GDExpert qui a été retenue. La renommée d’OnBase, sa communauté et la qualité de la présentation ont été autant d’arguments décisifs dans le choix de la solution d’Hyland Software.

Le plus important reste pour M. M’FOUBOU (DSI) l’adaptabilité d’OnBase aux besoins de l’Assemblée Nationale :

« OnBase intégrait tous nos besoins en termes de gestion de documents. Nous pouvions personnaliser tout le circuit de traitement et ne pas modifier nos habitudes de travail. La conduite du changement facilitée est un point important pour nos équipes.»

La solution est utilisée aujourd’hui par les cinq agents du service courrier qui reçoivent au moins une quarantaine de courriers par jour. Tous les agents jouent le même rôle : ils réceptionnent le courrier, le lisent pour vérification de l’authenticité et son typage, et le scannent. L’envoi dans la solution est fait automatiquement et initie un circuit de traitement : de l’enregistrement, à la transmission aux différents destinataires internes ou externes. Les différentes étapes sont les mêmes qu’avant, sauf qu’au lieu de manipuler le papier, parcourir les bureaux pour distribuer ou suivre les courriers, et chercher en permanence dans les boîtes d’archives, les tâches sont devenues numériques grâce à une solution de workflow et de gestion électronique de documents multiformes.


Bénéfices

C’est aux étapes d’enregistrement et de consultation des courriers que le gain de temps est le plus significatif pour les agents du service courrier. La consultation rapide d’un document est une avancée majeure au quotidien, quand avant l’arrivée d’OnBase dans l’institution, ces mêmes agents devaient chercher l’information dans les archives papier stockées dans un espace éloigné des bureaux et poussiéreux car accueille les archives depuis 1958.
De plus, pour une institution aussi importante, la garantie que les courriers arrivent systématiquement au bon interlocuteur et le plus rapidement possible est un point très rassurant.


Et demain ?

En 2016, l’Assemblée va lancer la deuxième étape du projet OnBase, dès lors que tous les utilisateurs maitriseront la solution : une gestion centralisée des archives de l’Institution et de la bibliothèque.

« Les archives sont là depuis les années 58 et c’est un grand chantier qui va prendre beaucoup de temps. » M. MFOUBOU en est convaincu : « C’est la direction à prendre ! ».


Total Maroc

Que fait Total Maroc ?

Présent dans le Royaume depuis plus de 80 ans, Total Maroc, est le troisième acteur du marché marocain du pétrole grâce à un vaste réseau, des clients industriels de renom, et un savoir-faire éprouvé dans les secteurs du gaz, des lubrifiants et de l’aviation.

Enjeux

Dès 2010, Total Maroc a engagé une réflexion relative à une solution qui permettrait de maîtriser l’archivage papier et son impact sur l’environnement. Constatant une gestion qui manquait d’homogénéité et était parfois source
d’erreurs et de perte de documents et de temps, l’expérience s’est portée dans un premier temps, sur la gestion des bons de livraison des produits pétroliers. Comment gérer 250 bons de livraisons quotidiens en diminuant significativement le délai de leur traitement, les pertes et les contentieux, tout en les rendant simultanément accessibles à tous les collaborateurs, et en restant attentif à leur empreinte écologique ? Comment aussi mettre en oeuvre une gestion documentaire électronique pour le fonds documentaire juridique ?


Le choix d’OnBase

Après étude et comparaison des solutions en compétition, OnBase, de Hyland Software a emporté le marché pour 3 raisons :

  • l’ergonomie
  • le rapport qualité/prix
  • la capacité du représentant Hyland Software Maroc à proposer un accompagnement professionnel et une solution personnalisée particulièrement en adéquation avec la spécificité des problèmes liés aux bons de livraison.

La gestion des bons de livraison concerne les acteurs travaillant sur le terrain, le déploiement s’est donc effectué à tous les niveaux de la chaîne de livraison des produits pétroliers. Dans le même temps, le fonds documentaire juridique a commencé à être numérisé pour être utilisé par les collaborateurs en exprimant la nécessité.

Bénéfices
  • gain de temps : d’1 mois parfois, le délai de remontée des bons de livraison des sites livranciers en central est tombé à 1 journée. Ce délai au jour le jour étant lié au fait que la plupart des bons est scannée en fin de journée.
  • plus de fiabilité : les documents ne sont plus égarables ni égarés, leur suivi est facilité, ils sont sécurisés et accessibles à toute la chaîne de collaborateurs de façon instantanée.
  • moins de besoin de stockage : à ce jour Total Maroc a pu dégager l’équivalent de 25 m2 d’espace de stockage en central et cet espace a pu être utilisé à d’autres fins.

Et demain ?

Total Maroc envisage de partager son expérience de déploiement de la solution OnBase avec la Direction Générale du Groupe Total. Une note de cadrage accompagne l’évolution du déploiement spécifique pour Total Maroc, qui devrait s’intéresser dans un premier temps à des modules workflow gérant et standardisant différents formulaires internes. À terme, la totalité du processus fournisseur devrait également être dématérialisé.


Renault Algérie

Présente en Algérie depuis plus de 90 ans, Renault, avec ses deux succursales et ses 65 agents répartis sur tout le territoire national, est depuis huit ans le groupe automobile leader du marché algérien, avec les marques Renault et Dacia.
Cette réussite repose sur la confiance et la satisfaction client au coeur de la stratégie commerciale du groupe Renault. Mesurée chaque mois par un organisme indépendant, la satisfaction-client affiche aujourd’hui des retours très satisfaisants : près de 9 clients sur 10 recommandent les showrooms et les ateliers de Renault Algérie pour leur qualité de service. Cette réussite est aussi en partie liée à l’adoption de nouveaux outils de numérisation qui ont permis d’améliorer la qualité du service sur le terrain de façon remarquable.

Enjeux

Le service commercial de Renault Algérie croulait sous le papier avec plus de 100 000 bons de commandes annuels. Avec une croissance extrêmement rapide ces 24 derniers mois, la gestion des bons de commandes via fichiers Excel devenait de plus en plus chaotique et délicate à gérer.

Comment gérer ce flux massif de papiers, diminuer les délais de leur traitement en respectant la traçabilité et la sécurisation des données, et surtout comment supprimer totalement le risque de perte des bons de commandes initiaux ?


Le choix d’OnBase

Renault Algérie a donc cherché une solution de GED permettant de s’adapter rapidement, et simplement, aux spécificités de ses contraintes : c’est la solution OnBase qui est retenue puis mise en place dès juillet 2013. Elle est intégrée puis déployée pour, dans un premier temps, dématérialiser et gérer 100 000 bons de commandes de clients finaux.

Bénéfices
  • Plus de rigueur et de fiabilité : en une année plus aucun bon de commande n’a été égaré. Un document est traçable sans limite de temps, y compris une fois le dossier clos.
  • Gains de temps : de J+1, qui représentait le temps moyen pour être transmis au siège, les bons de commandes sont désormais traités, et accessibles par tous les collaborateurs, en temps réel.
  • Gains de place : moins de documents papiers originaux qui, une fois numérisés nécessitent moins d’espace de stockage.

Grâce à OnBase, la satisfaction client, qui reste le coeur de la stratégie commerciale de Renault Algérie, augmente sensiblement pour la plus grande fierté des plus de 2 000 collaborateurs du réseau de distribution qui ont à cœur la qualité du service et son amélioration constante.


Et demain ?

Renault Algérie envisage plusieurs évolutions dans le déploiement d’OnBase dans ses services ou directions : via le service commercial pour parvenir à la boucle totale qui va de la commande à la facturation en passant par l’entrée en stock, les immatriculations etc., ainsi que via d’autres services, comme les Ressources Humaines, ou d’autres tâches comme par exemple la gestion des pièces de rechange.


Arab Leasing Corporation

Que fait Arab Leasing Corporation ?

Créée en 2001, Arab Leasing Corporation (ALC) est la première société de leasing/crédit bail à s’établir en Algérie. Elle participe activement au développement des agents économiques algériens, petites et moyennes entreprises, en proposant de nouveaux outils de financement simples adaptés à leurs besoins et à leurs exigences.

Enjeux

En 2011, ALC a lancé un grand chantier de refonte de son système d’information arrivé enfin de vie. Ce projet lourd devait permettre de choisir et acquérir une solution capable de répondre efficacement à deux problématiques urgentes :

  1. Réduire considérablement le délai de réponse lorsqu’un client présente un dossier de leasing/crédit bail et en interne,
  2. Créer les outils permettant une meilleure visibilité des process pour homogénéiser les méthodes de travail de chacun.

Le choix d’OnBase

ALC était dans l’urgence de l’automatisation de certains process tels que la gestion et maîtrise des délais de prise en charge des dossiers clients, et a opté pour l’acquisition, dans un premier temps, d’un ECM.

L’entreprise a choisit OnBase pour la pertinence de la présentation réalisée par le représentant local en Algérie, mais aussi pour limiter les risques par rapport à une solution open-source, grâce à un accompagnement professionnel dans le déploiement d’une solution facilement intégrable, souple et très sécurisée.

ALC a mis en place la solution OnBase avec une priorité : détecter les insuffisances et les goulots d’étranglement pour réduire au maximum le délai de réponse à ses clients.

Bénéfices
  • Réduction du délai de réponse aux clients grâce à l’accès aux dossiers en temps réel via un canal unique.
  • Efficacité dans les méthodes de travail, devenues les mêmes pour tous.
  • Meilleure visibilité des process, facilitant la conduite du changement et la création de tableaux de bord de plus en plus performants à la grande satisfaction de la Direction Générale d’ALC.
  • Amélioration notable du système de stockage.
  • Amélioration du système de numérisation qui permet désormais plus de traçabilité et plus d’autonomie.


Oilibya

Que fait OiLibya ?

Libya Oil est un acteur de l’industrie énergétique. Les activités de OiLibya vont de la vente au détail (fourniture de carburant et lubrifiants dans les stations service) à l’industrie (alimentation en carburants et lubrifiants des clients de gros), en passant par l’aviation et la marine.

Enjeux

Face à un archivage papier croissant et à une gestion de ses documents de plus en plus lourde à maîtriser, OiLibya s’est interrogée : comment accéder plus rapidement et plus simplement aux documents, notamment en cas
de litige, et plus globalement comment augmenter la satisfaction client, tout en mesurant le travail effectué et les progrès accomplis ?


Le choix d’OnBase

OiLibya a retenu la solution OnBase de Hyland Software comme étant la plus adaptée à ses besoins. La présence de GDExpert via ses partenaires, dont son représentant local Socitech au Cameroun, a été un facteur décisif dans le choix final de la solution. Elle lui permet de dématérialiser totalement l’ensemble du système papier de ses salles d’archive et de numériser les documents entrants de façon à modifier les habitudes de travail pour les rendre plus simples et plus fonctionnelles.. A ce jour, la numérisation des documents représente plus d’un million de pages.

Bénéfices
  • Gains de temps grâce à l’accès immédiat et plus simple aux documents numérisés par toutes les personnes ayant à intervenir sur les documents
  • Plus d’efficacité dans la gestion des litiges, et une meilleure satisfaction client.
  • La gestion des remontées des problèmes majeurs rencontrés dans la maintenance des stations‐service est devenue partie intégrante du process management et la visibilité du travail effectué permet d’améliorer
    le process en continu.

OiLibya envisage d’étendre les capacités du système sur plusieurs projets dont le traitement des factures fournisseurs semi-automatisées, pour un meilleur suivi, une meilleure analyse des performances et le reporting de statistiques fiables.