ECM, SAE, LAD, RAD, OCR… ces acronymes n’ont peut-être aucun secret pour vous, mais connaissez-vous réellement la différence entre une GED et un SAE ? Si ces deux procédés ont en commun de traiter les documents électroniques, ils sont pourtant bien différents.

La GED pour gérer les documents

La GED intervient dans la première partie du cycle de vie du document. Comme son nom l’indique, la GED (Gestion Electronique des Documents) prend en charge la gestion des contenus, c’est-à-dire  l’information portée par le document. La GED permet donc de manipuler le document : de le modifier, de le valider et même de le signer dans un environnement hautement collaboratif. Elle a le plus souvent un intérêt immédiat pour le fonctionnement de l’organisation. La GED permet également d’automatiser des flux de traitement : validation ou ventilation d’un document produit ou reçu, mise en paiement…

Le document pris en charge par la GED est un matériau vivant qui peut être traité puis diffusé et qui peut même si nécessaire effectuer plusieurs allers-retours. Son classement au sein d’une arborescence n’est pas systématique et il est le plus souvent dynamique, c’est-à-dire qu’il s’appuie sur les métadonnées (aussi appelées index, critères de recherche, mots-clés).

La GED assure donc les fonctions d’acquisition de classement et d’exploitation des documents physiques et numériques produits et reçus. Elle permet la digitalisation de l’activité et des processus commerciaux et implique une forte collaboration des différents acteurs internes comme externes.

Le SAE pour archiver les documents

Le SAE intervient en fin de cycle de vie du document. Le SAE (Système d’Archivage Electronique) est une solution globale qui assure le stockage sécurisé et à long terme des documents à valeur probatoire ou patrimoniale. Son objectif premier est de conserver des documents le plus souvent archivés dans leur version finale et d’en pérenniser l’accès.

Le SAE ne modifie donc pas le document mais veille au contraire à préserver son intégrité. Son éventuelle destruction est strictement contrôlée avec notamment la définition de durées de conservation. Le SAE fait appel à une combinaison de logiciels, de matériels et de concepts pour garantir la transversalité, l’intégrité, l’accessibilité des documents, mais aussi la traçabilité des accès. Le plan de classement est la pierre angulaire du SAE puisqu’il permet d’y définir les politiques de conservation et de structuration. Des normes internationales en ont défini les contours et les bonnes pratiques.

GED et SAE sont-ils complémentaires ?

GED et SAE ne répondent pas aux mêmes attentes : chacune de ces solutions intervient à un moment différent du cycle de vie du document et n’obéit donc pas aux mêmes contraintes.  Le SAE est un système complexe qui répond bien souvent à des exigences légales, étroitement liées à la conservation des documents et la notion de preuve. Il sert ainsi le plus souvent à se conformer à la législation. La GED est un outil plus souple puisqu’elle répond à la nécessité d’optimiser l’activité. La digitalisation des documents, des contenus et des processus permettent notamment des gains de productivité notable dans la plupart des organisations.

Ces deux systèmes peuvent cependant être complémentaires dans certains cas. Le département des Ressources Humaines, par exemple, peut avoir besoin de gérer des données (de candidatures, de congés, d’évaluations…) au quotidien, mais aussi d’archiver sur le long terme les dossiers des employés. La mise en place d’un système de GED/ECM saura cependant répondre aussi bien à la plupart des problématiques de flux documentaires qu’à la nécessité d’implanter un archivage sécurisé.

Il est indispensable d’évaluer précisément ses besoins avant de se décider. Quelles que soient la taille et la complexité de votre projet, nous avons toutes les ressources nécessaires pour vous accompagner : n’hésitez pas à nous contacter.