En matière de gestion de l’information, deux systèmes sont souvent associés et, à tort, opposés : la GED (Gestion Electronique de Documents) et le SAE (Système d’Archivage Électronique). Si ces deux systèmes ont en commun de traiter les documents électroniques, ils sont pourtant bien différents. Duquel avez-vous besoin en priorité ? Voici quelques éléments de réponse.

La GED pour gérer les documents

La GED englobe l’ensemble des processus visant à créer, organiser, stocker et partager des documents électroniques au sein d’une organisation. Elle intervient dans la première partie du cycle de vie du document et permet donc de manipuler le document : de le modifier, de le valider et même de le signer dans un environnement hautement collaboratif. Elle a le plus souvent un intérêt immédiat pour le fonctionnement de l’organisation. La GED permet également d’automatiser des flux de traitement : validation ou ventilation d’un document produit ou reçu, mise en paiement…

Le document pris en charge par la GED est un matériau vivant qui peut être traité puis diffusé et qui peut même si nécessaire effectuer plusieurs allers-retours. Son classement au sein d’une arborescence n’est pas systématique et il est le plus souvent dynamique, c’est-à-dire qu’il s’appuie sur les métadonnées (aussi appelées index, critères de recherche, mots-clés).

La GED assure donc les fonctions d’acquisition de classement et d’exploitation des documents physiques et numériques produits et reçus. Elle permet la digitalisation de l’activité et des processus commerciaux et implique une forte collaboration des différents acteurs internes comme externes. La GED intègre, en effet, des fonctionnalités telles que le contrôle des versions, la collaboration en temps réel, et la recherche avancée pour optimiser l’efficacité organisationnelle.

Le SAE pour archiver les documents

Le SAE intervient en fin de cycle de vie du document. Il s’agit d’une solution globale qui assure le stockage sécurisé et à long terme des documents à valeur probatoire ou patrimoniale. Son objectif premier est de conserver des documents le plus souvent archivés dans leur version finale et d’en pérenniser l’accès. Le SAE ne modifie donc pas le document, mais veille au contraire à préserver son intégrité. Son éventuelle destruction est strictement contrôlée avec la définition de durées de conservation. Il s’adresse avant tout aux organisations ayant des exigences réglementaires strictes, mais aussi à un public averti (en l’occurrence les archivistes). Il sert ainsi le plus souvent à se conformer à la législation.

GED et SAE répondent à des besoins différents

GED et SAE ne répondent pas aux mêmes attentes : chacune de ces solutions intervient à un moment différent du cycle de vie du document et n’obéit donc pas aux mêmes contraintes. Le SAE est un système complexe (et souvent onéreux) qui répond bien souvent à des exigences légales, liées à la conservation des documents et la notion de preuve. La GED, en revanche, est un outil beaucoup plus souple répondant à la nécessité d’optimiser l’activité. La digitalisation des documents, des contenus et des processus offrent, en effet, des gains de productivité notable dans la plupart des organisations.

GED et SAE sont-ils complémentaires ?

Ces deux systèmes peuvent cependant être complémentaires dans certains cas. Le département des Ressources Humaines, par exemple, peut avoir besoin de gérer des données (de candidatures, de congés, d’évaluations…) au quotidien, mais aussi d’archiver sur le long terme les dossiers des employés. La mise en place d’un système de GED/ECM saura cependant répondre aussi bien à la plupart des problématiques de flux documentaires qu’à la nécessité d’implanter un archivage sécurisé.

Les avantages de la GED par rapport au SAE

La GED offre par ailleurs plusieurs avantages majeurs :

• Flexibilité opérationnelle
  La GED offre une flexibilité opérationnelle en permettant la modification et la mise à jour rapides des documents en fonction des besoins quotidiens de l’organisation. Cela favorise l’agilité et la réactivité face aux changements.
• Collaboration améliorée
  Les fonctionnalités de collaboration intégrées de la GED favorisent un travail d’équipe efficace, permettant aux utilisateurs d’intervenir ensemble sur des documents en temps réel, quel que soit leur emplacement géographique. Elle permet de gérer le versioning et aussi de partager l’information à l’externe avec une gestion fine des droits.
• Réactivité aux besoins opérationnels
  La GED permet une réponse rapide aux exigences opérationnelles changeantes en facilitant la création et la modification rapides de documents, mais aussi la mise en place de workflows. Ce qui s’avère essentiel dans un environnement commercial dynamique.
• Utilisation optimal des ressources
  En permettant un accès facile aux informations, la GED contribue à optimiser l’utilisation des ressources. Elle améliore la productivité des collaborateurs, accélère les recherches et la résolution des problèmes.
• Adoption et usage aisés
  La GED est un logiciel facile à prendre en main pour un public non initié. Elle permet toutefois de gérer le cycle de vie du document, de sa création à sa destruction. Et ce, avec une sécurité optimale et paramétrable.

Avez-vous vraiment besoin d’un SAE ?

Les solutions de GED et SAE ne doivent donc pas être opposées. Dans les faits, elles sont même complémentaires. Un nombre important et grandissant d’organisations les utilisent conjointement. La GED pour la conservation des documents « courants » pendant leur phase de création, partage, versionning, validation et diffusion. Le SAE pour la préservation à long terme des documents, en mettant l’accent sur la sécurité, l’intégrité et la conformité aux exigences légales.

Pour les organisations axées sur l’efficacité, la GED émerge comme une solution incontournable, tandis que le SAE concerne pour celles soumises à des contraintes légales strictes en matière de conservation des archives.

Il est indispensable d’évaluer précisément vos besoins avant de se décider. Quelles que soient la taille et la complexité de votre projet, nous avons toutes les ressources nécessaires pour vous accompagner : contactez-nous.

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