Fidèles lecteurs de nos articles, vous connaissez bien DocuWare, le fournisseur leader de solutions de gestion documentaire (GED/ECM) et d’automatisation des workflows : nous vous présentons régulièrement son actualité et les nombreuses fonctionnalités disponibles.

Voici une fonctionnalité complète qui répond à la demande de nombreux d’entre vous : comment archiver en toute sécurité les e-mails entrants et sortants tout en lançant automatiquement de nouvelles tâches de workflow sans quitter son logiciel de messagerie ?  En intégrant DocuWare à Outlook !
Une fois vos pages de recherche-clé intégrées à Outlook, vous allez pouvoir utiliser toutes les fonctions DocuWare dans une seule et unique interface.

Gagnez en temps, en lisibilité, en espace et en compréhension

En intégrant DocuWare à Outlook vous pouvez enregistrer vos e-mails en un seul clic ou demander leur archivage automatique, vous gagnez du temps.
Lorsque vous souhaitez conserver des emails dans Outlook, ils sont marqués comme archivés, vous gagnez en lisibilité.
Tous les doublons et les messages standard dépourvus de sens sont automatiquement supprimés, vous gagnez en espace.
Lorsque vous lancez une recherche directement dans le classeur depuis Outlook, les résultats sont affichés dans le client de messagerie, vous gagnez en compréhension.

Plus de fonctions accessibles depuis votre client messagerie

Désormais, vous n’êtes plus obligé de quitter votre client de messagerie pour accéder à de nouvelles fonctions dans Outlook. Vous pouvez par exemple indexer automatiquement dans Outlook et intégrer les e-mails dans un workflow.
DocuWare les complète automatiquement avec les données nécessaires comme l’expéditeur, l’objet, le sujet, etc. Vous pouvez également ajouter des données lors de l’indexation à partir de sources externes, comme vos carnets d’adresses ou votre CRM.

Des cas d’usage pour des utilisations variées

• Respecter un délai

Lorsqu’une facture est reçue par e-mail, elle est stockée dans le classeur.
Cette réception déclenche directement le workflow de validation pour payer en temps et heures durant une période de promotion.

• Répondre plus rapidement à une demande client

Les collaborateurs autorisés peuvent répondre rapidement à une demande client, même si la personne en charge habituellement n’est pas disponible, grâce à l’accès à une vue d’ensemble de toute la correspondance échangée avec ce client dans le classeur.

• Regrouper les documents par type

Les e-mails archivés peuvent être gérés avec d’autres types de documents pour améliorer l’organisation des contenus, comme des données de projet, la correspondance client ou les données de l’entreprise.

Comment commencer ?

Si vous utilisez DocuWare dans le Cloud, vous bénéficiez automatiquement de “Connect to Outlook” qui fait partie intégrante de chaque licence Cloud.
En revanche, si vous utilisez DocuWare “on premise”, “Connect to Outlook” est disponible comme module complémentaire.

Alors, prêts pour utiliser toutes les incroyables fonctions de DocuWare dans votre Outlook ?

Une raison supplémentaire, s’il en était besoin, DocuWare est le premier éditeur de GED à avoir obtenu la certification NF552 sur le RGPD.
En effet, après les certifications SOC 2 Type 2 offrant une sécurité maximale pour les solutions cloud, et NF203 pour son coffre-fort électronique, DocuWare, acteur de confiance dans le quotidien des entreprises et des organisations, vient de compléter sa solution vers toujours plus de sécurité et de conformité.
Depuis 2018, le Règlement Européen pour la Protection des Données Personnelles, plus connu sous l’acronyme de RGPD, encadre impérativement le traitement des données personnelles de l’Union Européenne.
Toute entreprise, ou toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, qui stocke ou utilise des données personnelles de résidents européens, doit se conformer à ce règlement. Avec cette certification NF552, DocuWare offre à ses clients la possibilité, validée par un tiers objectif, de se mettre en conformité avec la loi immédiatement, sans effort, en toute sécurité et de façon confidentielle.
Il s’agit d’un avantage concurrentiel capital à l’heure où les entreprises doivent plus que jamais s’assurer du cadre légal, à la fois sécurisé et confidentiel, de leurs activités.

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