Nous vous parlons régulièrement dans notre rubrique Gestion de contenu de DocuWare et de ses fonctionnalités particulièrement utiles pour automatiser vos tâches récurrentes.

Ce mois-ci, focus sur la fonction Task Manager qui permet de gérer les tâches de routine.

DocuWare Task Manager accélère l’exécution et l’efficacité de vos tâches quotidiennes. Avec son système de listes couplé à son système de notifications par e-mail, vous n’oubliez plus aucune tâche, vous ne dépassez plus les délais dédiés à un projet et vous retrouvez les documents nécessaires en un clin d’œil.

Quand les documents ne répondent plus aux critères, ils sont automatiquement supprimés et les nouveaux documents qui les remplacent s’affichent en temps réel.

Il suffit de configurer les notifications par e-mail pour être prévenu de la disponibilité de nouveaux documents, ou pour inviter vos collègues à modifier un document.

Les notifications par e-mail sont elles-aussi automatisées. Dès qu’un nouveau document correspond aux critères, un e-mail vous est envoyé avec un lien direct pour le consulter, le réviser, ou l’édition.

Pour quelles applications possibles ?

Vous devez examiner de nouveaux contrats ou lire des documents RH importants ? Vos listes regroupent ces tâches de façon à optimiser leur gestion et elles sont mises à jour automatiquement.

Vous pouvez par exemple harmoniser les commandes et les livraisons.
Quand le service achats commande du mobilier de bureau, au moment de la livraison, le responsable reçoit automatiquement un e-mail avec un lien vers le bon de livraison archivé. Il est comparé à la commande passée avant que le mobilier ne soit distribué dans les différents services. Temps gagné, livraison en adéquation avec la commande vérifiée, distribution sécurisée !

Des notifications tout-en-un

L’organisation du nouveau plan d’attribution des bureaux a été modifiée. Toutes les personnes concernées sont informées en même temps par e-mail du nouveau plan.

• Finis les CV qui trainent sans recevoir de réponse.

Les curriculum vitae des nouveaux candidats sont affichés dans la liste professionnelle des RH pour examen et réponse rapides.

• Finis les délais dépassés !

Les contrats de prestataires ou de fournisseurs à renégocier s’affichent automatiquement dans votre liste, en temps voulu et avant la fin du contrat.

• Finies les pertes de temps !

Vous accédez aux documents sans perdre de temps à les chercher. Les catalogues de prix, les modèles de contrat et nombre d’autres documents nécessitent d’être modifiés régulièrement. Grâce à Task Manager, vous disposez en permanence de la dernière version à jour et à portée de main, sans avoir besoin de la chercher. Chaque fois que vous en avez besoin, vous créez une liste pour les documents que vous utilisez fréquemment, et vous automatisez la tâche à effectuer.

C’est vous qui définissez quand et à quelle fréquence vous souhaitez être averti des nouveaux documents disponibles, et des tâches à effectuer.

Plus d’efficacité, moins de perte de temps, moins de charge mentale, plus de plaisir à travailler !

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