AirBase est la toute nouvelle solution ECM (‘Enterprise Content Management’  ou Gestion des Contenus d’Entreprise) proposée par Hyland Software, éditeur historique de la solution OnBase. Là où OnBase est particulièrement adaptée à des entreprises de grande taille et parfois multi sites disposant de serveurs internes puissants, AirBase offre une solution Cloud clé en main. Cette solution ECM AirBase est idéale pour les PME et organisations de taille intermédiaire, sans serveur et/ou sans équipe IT. Une solution fiable, simple et intuitive dont GDExpert vous présente les points forts.

Qu’attendre d’une solution ECM ?

Une solution ECM (Gestion de Contenu d’Entreprise) ne se contente pas de simplifier le partage de documents. Elle offre une véritable bibliothèque de contenus, dans laquelle vos documents sont répertoriés et classés selon un contexte et des critères que vous aurez choisis. Vos collaborateurs et tous les contributeurs ont accès à vos ressources documentaires rapidement et facilement. Ils peuvent les modifier, les compléter et les commenter de manière collaborative. Ils partagent la même organisation documentaire et les mêmes méthodes de travail sur le contenu. Pour apporter une réponse efficace, il est primordial de bien choisir sa solution ECM, une solution adaptée au profil de votre entreprise.

Ce que propose la nouvelle solution ECM AirBase

La nouvelle solution ECM AirBase est une application en cloud de Gestion de Contenus d’Entreprise, proposant une interface simple d’utilisation, intuitive, sécurisée et déployable rapidement. Elle vous permet de prendre rapidement le contrôle sur vos documents-clés, pour accroître la productivité de vos collaborateurs et sécuriser la gestion de vos contenus. Issue de l’expérience de la solution OnBase, une plateforme ECM sur mesure pour les organisations de grande taille, AirBase propose une solution clé en main en cloud accessible à des organisations de plus petite taille.

Schéma du fonctionnement de la nouvelle solution ECM AirBase par Hyland Software et GD Expert, hébergée sur le Cloud

A qui s’adresse la solution ECM AirBase ?

Grâce à sa grande facilité de mise en place, son hébergement en cloud, et sa formule par abonnement 100% modulable en fonction des besoins et du budget de l’organisation, la nouvelle solution ECM AirBase s’adresse aux entreprises présentant :

  • un support IT limité voire inexistant
  • des ressources financières limitées
  • un besoin de déploiement rapide
  • un temps limité pour la formation des collaborateurs

L’avis GD Expert sur la nouvelle solution ECM AirBase : 4 points forts

1) Une plateforme simple et ergonomique

Le grand atout d’AirBase ? La solution met à disposition de ses abonnés une interface ergonomique et intuitive, d’une grande facilité d’utilisation, même pour des profils non avertis aux solutions informatiques. Un point essentiel pour favoriser une adoption dans tous les services. Sur la plateforme d’AirBase, vos collaborateurs pourront effectuer une recherche de document, accéder à l’un d’entre eux et le modifier avec une grande facilité, le faire valider et cela deviendra vite un automatisme. Visionnez l’interface en image dans la dernière partie de notre article.

Il s’agit d’une plateforme native cloud à laquelle les collaborateurs d’une entreprise ont accès quelle que soit leur localisation ou le moment, depuis l’intérieur de l’organisation comme depuis l’extérieur, mais aussi depuis tout support, qu’il s’agisse de votre ordinateur, de votre smartphone, ou de votre tablette.

2) Une plateforme 100% sécurisée

Second point fort d’une solution ECM telle qu’AirBase : l’assurance que toutes les informations-clés sont en sécurité dans un cloud privé, avec encodage individuel. Son utilisation permet à une organisation de faire disparaître l’ensemble des mauvaises pratiques, sources d’insécurité.

Grâce à une solution ECM, une entreprise peut numériser tous ses contenus et documents papiers pour y avoir accès en ligne

Quelques exemples : les échanges via le Drive personnel des collaborateurs, via les plateformes d’échange de documents non « corporate » et surtout toutes les procédures papier ! Les documents papiers induisant une diffusion limitée, l’engorgement des espaces de travail, le ralentissement des services, un côté périssable, ainsi que des problèmes de confidentialité inhérents à leur format.

3) Une plateforme collaborative

Le troisième point fort de la solution ECM AirBase réside dans sa dimension collaborative et sa transversalité d’utilisation. La solution pourra être utilisée par l’ensemble des départements de l’entreprise : de l’équipe commerciale aux équipes techniques, en passant par les équipes marketing ou finance. Encore une fois, son utilisation simple et son déploiement rapide et facile oeuvrent en faveur d’une mise en place dans toute l’entreprise.

Les fonctionnalités de versionning digne d’une plateforme ECM changeront la vie des entreprises qui n’avaient pas encore d’outil. A la moindre intervention, l’enregistrement du document est automatique et le document présente un historique détaillé de toutes les formes d’interactions et modifications apportées. Chaque collaborateur accède à la version la plus récente du document, et surtout il bénéficie du contexte ! La possibilité de créer et d’ajouter des commentaires renforce la collaboration inter-équipes.

4) Une plateforme flexible et rapidement opérationnelle

AirBase offre un abonnement conçu pour s’adapter au profil et budget de ses clients – des organisations aux ressources limitées, sans serveurs et/ou sans équipe IT. La formule peut être mise en place facilement et rapidement.

AirBase constitue une vraie nouveauté dans le secteur des solutions ECM. Les organisations de taille moyenne ou intermédiaire, ou même un service ou département spécifique d’une grande organisation, peuvent  désormais mettre facilement en place une plateforme ECM très fiable et très aboutie, accessible en formule abonnement et en cloud. pas d’investissements et de coûts de mise en place ! Sa sortie va sérieusement concurrencer les autres solutions du marché.

A quoi ressemble l’interface de la solution AirBase ?

Voici un aperçu de la navigation et l’utilisation de la solution. Vous entrez vos login et mot de passe personnels :

Copie d'écran de la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que la solution OnBase

Vous accédez aux différentes options de recherche, d’ajout de document ou consultez les tâches à effectuer :

Copie d'écran de la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que la solution OnBase

Ici, les documents sont classés dans des dossiers correspondant aux différents départements de l’organisation. Vous mettrez en place l’organisation que vous souhaitez, selon votre structure.

Copie d'écran de la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que la solution OnBase

Dans le dossier, on retrouve différents sous-dossiers.

Copie d'écran de la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que la solution OnBase

Voici un exemple de facture enregistrée et modifiable dans la solution ECM AirBase. Notez que les métadonnées du document sont facilement visualisables et éditables dans l’onglet de droite.

Copie d'écran d'une facture sur la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que OnBase

Chaque modification du document est tracée dans l’historique, accompagnée du nom du collaborateur afin de suivre le versionning. C’est également ici qu’on accède aux commentaires laissés par les collaborateurs.

Copie d'écran d'une facture sur la nouvelle solution ECM AirBase avec hébergement Cloud par Hyland Sofware, plus simple que OnBase

Choisir AirBase pour mon entreprise ou mon organisation : la prochaine étape

La nouvelle solution ECM AirBase est déjà disponible. Sa mise en place dans un grand nombre d’entreprises est un succès. Contactez-nous pour une demande de démonstration ou échanger sur votre projet.