Comment optimiser la capture des formulaires dès leur conception ?
La mise en page des documents structurés est parfois un frein à la capture intelligente, première étape de la chaîne de dématérialisation et non moins décisive ! Si nous sommes parfois bloqués lorsqu’il s’agit d’optimiser la capture d’un document dont nous ne sommes pas à l’origine, il y a un document structuré par excellence que les organisations émettent, et veulent dématérialiser automatiquement, mais qui peut cependant poser certains problèmes : il s’agit du formulaire.
GDExpert a souhaité vous donner ce mois-ci quelques conseils pour les mettre en forme en amont et garantir la numérisation par lot et la capture automatique qui vous sera très précieuse lors de leur traitement ensuite.
Revenons avant tout brièvement, sur les fondamentaux du formulaire.
Il s’agit d’un document structuré sur lequel des espaces de saisie sont destinés à être complétés par un utilisateur pour acquérir une valeur documentaire. Il existe différents types de zones qui structurent les informations : cases à cocher, zone de texte libre (peignes, cases, lignes continues…) et code-barres. Il a pour vocation de recueillir des informations sur la personne qui le complète, et ce en vue d’une exploitation propre à chaque type de formulaire : statistiques, dossier client, formulaire d’inscription, enquête, formalité… Tout l’enjeu d’un formulaire est de recueillir une information structurée, exploitable automatiquement dans le système d’information ensuite.
Comment optimiser vos formulaires très facilement ?
11 conseils pour gagner en temps et en précision.
- Aérer les champs : le logiciel de capture aura plus de facilité à reconnaître les champs et garantira plus de précision ainsi.
- Définissez des points d’ancrage afin d’éviter d’éventuels mouvements de rotation des documents, lors de leur manipulation mécanique au sein du scanner.
- Fournissez des instructions très claires à l’attention des personnes qui vont remplir le formulaire. Vous pouvez apposer des instructions juste à côté des champs avec une police différenciante, ou aller jusqu’à proposer une notice complémentaire au document.
- Choisissez le bon papier : le grammage, la taille ou le type de papier peuvent avoir une incidence lors du remplissage, de la numérisation ou de la capture. Eviter l’effet buvard avec un papier inadapté qui aboutira à un empattement des caractères. Eviter les grammages trop faibles ou les papiers vernis qui peuvent générer des bourrages du scanner. Les papiers vernis sont également réfléchissants et glissants et nuiront d’autant plus à la reconnaissance des caractères.
- Ajouter des repères de calage dans les coins de vos documents. Idéalement, on choisira de simples repères graphiques tels que des croix ou des carrés noirs. Mais les outils les plus performants sont en mesure de s’affranchir de ses sigles et d’utiliser n’importe quelle information : caractères, orientation des textes, intersection entre les lignes ou colonnes d’un tableau.
- Préférez un fond de page noir ou blanc, plutôt que coloré. Les logiciels de capture les traitent plus aisément grâce à des filtres d’image. De plus, l’utilisation d’encres inactiniques, invisibles par les scanners, comme les couleurs pastels, peuvent accroître leur productivité. Une phase de test au préalable est fortement conseillée afin de choisir la meilleure option.
- Choisissez une police lisible pour les informations dactylographiées, tout en tenant compte des éventuelles dégradations du document, par exemple suite à des photocopies et télécopies. Une police standard, de taille moyenne, avec un pas inter-caractère suffisant permet au logiciel d’éviter les confusions (exemple : entre les chiffres 3 et 8).
- Suivez une mise en forme adaptée pour les « cases à cocher » : idéalement la case est un carré, d’une taille supérieure à 2mm x 2mm, et toutes les cases sont identiques dans un même document.
- Suivez une mise en forme adaptée pour toutes les autres cases (à cocher ou à remplir) : choisissez un pourtour pastel. Les pourtours noirs pourront être choisis à la seule condition que le pourtour ne soit pas trop épais pour ne pas la confondre avec l’information contenue. Pour les cases à remplir avec une série de caractères, on pourra choisir le précasage, toujours avec un pourtour pastel, et des cases relativement espacées ou en format « peigne » (ou « râteaux »), avec des traits les plus fins possibles.
- Présentez les champs spécifiques conformément à la structure attendue : montant, numéro de téléphone, date, numéro de carte bleue…
- Pour finir, si vous devez mettre à jour vos formulaires existants, veillez à minimiser le nombre d’informations rajoutées et éviter le déplacement ou le rapprochement des champs.
Avec ces conseils relativement simples à mettre en œuvre, vous optimisez vos formulaires pour l’étape de dématérialisation, et vous accélérez et fiabilisez le traitement des données qui en découle. Par la même occasion, vous optimisez même le remplissage par les utilisateurs. Il n’y a donc aucune raison de ne pas les mettre en application !
Si vous avez des questions concernant la dématérialisation de vos formulaires contactez-nous. GDExpert vous accompagne et prend en charge la conception de vos formulaires.
