Sur tout le continent africain, de nombreuses administrations, banques, assurances, télécoms et industries s’appuient encore sur un patchwork d’applications métier déployées il y a dix ou vingt ans. Ces briques « legacy » ne se parlent pas : chaque service produit sa propre base, stocke ses fichiers sur un partage réseau, puis multiplie les copies par mail. Cette duplication gonfle les bases, crée des silos opaques et d’innombrables doublons. Les versions contradictoires d’un contrat ou d’un rapport se multiplient, jusqu’à rendre impossible l’identification de la « source fiable ». L’information existe donc, mais elle reste enfouie, invisible et coûteuse à sécuriser.

Dans ce contexte fragmenté, retrouver « le bon document » vire au parcours du combattant. Il faut fouiller plusieurs plateformes, cliquer, re-cliquer, ouvrir des dossiers et comparer des fichiers quasi identiques. La recherche s’appuie finalement sur la mémoire de l’utilisateur ou repose sur des mots-clés approximatifs, souvent sans succès. Les commerciaux perdent dès lors un temps précieux dans leur gestion administrative, les financiers se demandent s’ils travaillent sur la bonne version des éléments comptables, et les juristes risquent de répondre à leurs clients avec des données obsolètes ou incomplètes. À terme, ces micro-retards sapent la productivité et alimentent la frustration des collaborateurs comme des clients.

L’ombre grandissante de la conformité et de la souveraineté numérique

À cette difficulté opérationnelle s’ajoute une pression réglementaire croissante. Partout, les législateurs s’inspirent du RGPD : obligation d’identifier les données personnelles, de limiter les accès et de maîtriser les durées de conservation. Ignorer ces exigences expose à des amendes, à la perte de confiance des clients ou partenaires et à un risque réputationnel. Parallèlement à cela, la souveraineté numérique gagne du terrain : certains États exigent, en effet, que les informations sensibles restent hébergées localement. La gouvernance documentaire devient donc un socle stratégique.

Zero Vrac : la stratégie choc de Spark Archives pour assainir le patrimoine numérique

C’est dans ce contexte exigeant que Spark Archives déploie Zéro Vrac, un véritable assainisseur de patrimoine numérique. Sa promesse tient en trois termes : identifier, qualifier, agir. Hébergée dans un cloud souverain certifié ISO 27001 ou installable sur site, Zero Vrac cartographie l’ensemble des silos : serveurs de fichiers, ECM, espaces collaboratifs, messageries, etc. Son moteur d’IA repère les doublons, détecte les documents à valeur probante, reconnaît les contenus sensibles et calcule leur durée de vie réglementaire. Le tout est paramétrable pour s’adapter à chaque métier, chaque secteur d’activité et aux contraintes réglementaires locales.

Doper la productivité sans tour de force technique

L’interface de Zero Vrac parle immédiatement aux métiers : en quelques clics, un responsable définit des scénarios de tri. Les traitements s’exécutent en arrière-plan sans perturber l’activité. En quelques semaines, le volume stocké peut ainsi chuter de 30 % et les recherches s’avèrent 3 fois plus rapides. L’espace disque libéré réduit la facture énergétique des datacenters, tandis que les utilisateurs retrouvent une information unique, fiable et exploitable. La solution intègre également un tableau de bord intuitif qui mesure les gigaoctets économisés, le nombre de doublons éliminés et la baisse d’empreinte carbone générée. Ces indicateurs, présentés sous forme de graphiques, facilitent la communication des résultats auprès de la direction générale.

La conformité embarquée comme avantage compétitif

Toutes les actions orchestrées par Zéro Vrac sont consignées dans un registre infalsifiable. Les RSSI et les DPO disposent ainsi d’un faisceau de preuves pour l’audit. Les politiques de conservation fournies s’appuient sur les normes ISO 15489 et MoReq, et peuvent être enrichies pour couvrir la réglementation locale. Quant au mode « Legal Hold », il gèle en un clic les documents concernés par un litige, assurant leur intégrité jusqu’à la clôture de l’affaire. Un tableau de bord dédié synthétise même les pièces arrivant à échéance, les demandes d’accès, les purges planifiées et les alertes de sécurité.

Préparer la dématérialisation et l’archivage légal

Zero Vrac ne se contente pas de nettoyer : il prépare l’avenir. Chaque document conservé reçoit les métadonnées nécessaires à un versement fluide dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). Dates de validité, empreintes numériques et liens contextuels sont créés automatiquement. Les projets de digitalisation – portail RH, facture électronique, parapheur – démarrent ainsi sur des bases saines et juridiquement opposables.

Un impact immédiat sur la responsabilité sociétale des entreprises

La sobriété numérique tend à devenir un critère majeur pour les investisseurs. En éliminant les fichiers dormants, Zero Vrac réduit par la même occasion la consommation énergétique, allonge la durée de vie des équipements et limite l’empreinte carbone du stockage. Certains retours d’expérience font déjà état d’une baisse de 20% de la facture énergétique, ce qui permet à la solution d’offrir un retour sur investissement immédiat et mesurable. Gérer et organiser ses données n’est donc plus un chantier austère : c’est un geste éco-responsable immédiatement valorisable dans un rapport ESG.

GDExpert : votre copilote de confiance pour réussir la transition

Partenaire certifié Spark Archives, GDExpert accompagne les organisations africaines de bout en bout : cadrage, cartographie, paramétrage, intégration et formation. Avec le tandem Spark Archives – GDExpert, la gouvernance documentaire cesse d’être un casse-tête et devient un formidable accélérateur de performance, de conformité et de confiance pour les organisations africaines. 

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