Dans bon nombre d’organisations, la promesse de la dématérialisation se heurte toujours au même mur. Les documents arrivent bien en PDF, par e-mail ou par numérisation, mais l’information reste enfermée dans des pages qu’il faut trier, comprendre, ressaisir et contrôler. Avec son module Intelligent Document Processing, DocuWare s’attaque précisément à ce point de friction en automatisant le tout début du cycle de vie documentaire, là où se perd le plus de temps et se glissent le plus d’erreurs. 

DocuWare IDP lit des documents, repère leur type, découpe ce qui doit l’être, puis extrait les informations utiles pour alimenter automatiquement une GED ou un processus métier. Le tout s’appuie sur de l’IA, avec de l’OCR pour le texte imprimé et de l’HTR (Handwritten Text Recognition) pour l’écriture manuscrite, y compris sur des scans de mauvaise qualité. 

Etape 1, capter et préparer sans effort

Si le point de départ reste classique (les documents proviennent d’un e-mail, d’un scan, ou d’une numérisation en lots), là où IDP change la donne, c’est dans le pré-traitement. La solution peut, en effet, détecter plusieurs documents dans un même lot et les séparer automatiquement, puis recadrer pour standardiser les formats. Les équipes évitent ainsi les manipulations ingrates et les “bricolages” comme l’ajout manuel de codes-barres. 

Etape 2, classer le document avant même de le manipuler

Ensuite, IDP identifie le type de document à partir de son contenu, qu’il s’agisse d’une facture, d’un bon de commande, d’un contrat, d’une pièce d’identité, d’un courrier, d’un formulaire, etc. Cette classification permet de ranger le fichier au bon endroit, mais surtout de déclencher le bon workflow ensuite. Un document reconnu comme facture peut dès lors être envoyé automatiquement vers un circuit de validation, alors qu’un contrat peut basculer dans un processus de revue juridique. 

Etape 3, extraire les données qui comptent

La partie la plus attendue reste l’extraction. DocuWare IDP utilise l’OCR pour récupérer les informations et les associer à des champs de données qui serviront ensuite à l’indexation et aux traitements. Mais la force d’IDP, c’est qu’il s’attaque aussi aux cas épineux, comme des documents froissés, des scans altérés, des tableaux complexes avec sauts de page, ou des annotations manuscrites traitées via HTR. C’est ce niveau de tolérance à l’imperfection qui permet d’automatiser des flux jusqu’à présent réservés aux solutions à base de règles ou à la saisie humaine. 

Un exemple concret, la facture fournisseur

Prenez une facture reçue par e-mail. IDP la reconnaît, puis extrait le numéro, la date, les montants et, si besoin, les lignes de détail. Ces données deviennent des métadonnées fiables pour l’archivage, la recherche et la traçabilité. Elles servent surtout à faire avancer le dossier sans ressaisie, avec un workflow qui envoie la pièce au bon valideur, contrôle la complétude, puis prépare l’étape suivante dans le système comptable ou l’ERP. Le gain en confort lié à une indexation qui s’opère “en arrière-plan”, sans intervention répétitive des utilisateurs, est très appréciable. 

Trois modes d’usage selon votre terrain

DocuWare IDP est proposé en tant que service additionnel et est utilisable dans DocuWare Cloud, mais aussi en mode on-prem, via des fonctions IDP appelées pendant la capture ou dans les workflows. IDP peut également fonctionner en mode autonome grâce à une API et à des options d’intégration comme make.com, pour alimenter d’autres applications métiers sans dépendre d’une GED DocuWare. 

Modèles préconfigurés, ajustables ou sur mesure

Côté mise en route, DocuWare propose des modèles pré-paramétrés avec des champs d’extraction et des types de documents déjà définis, puis des variantes personnalisées si un ajustement s’impose, et enfin la possibilité de créer un modèle totalement sur mesure. Plus le cas d’usage est standard, plus le démarrage est rapide. Plus il est spécifique, plus l’entraînement devient un sujet à traiter, souvent avec l’appui d’un partenaire DocuWare. 

Sécurité & conformité

Dès que l’IA touche aux documents, la question de la confidentialité se pose. DocuWare précise que les données utilisées pour entraîner le modèle de base sont anonymisées, que le système ne consomme jamais l’intégralité d’un document, mais seulement une petite partie, et que les documents ne peuvent pas être reconstitués à partir de ce matériau. 

In fine, IDP ne “remplace” pas une GED ou un workflow. Cette technologie supprime surtout le sas manuel entre le document et le processus, avec, à la clé, moins de tri, moins de saisie, moins d’erreurs, et une capacité à absorber des volumes croissants sans augmenter mécaniquement les effectifs. 

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