La dématérialisation progresse partout en Afrique francophone, mais la question n’est plus seulement de gagner du temps. Il faut aussi faire face aux fraudes, aux litiges, aux contrôles internes, aux audits de partenaires internationaux et à la montée des exigences autour des données personnelles. Dans ce contexte, une GED ne se juge pas uniquement à ses fonctions. Elle se juge aussi à sa capacité à sécuriser, tracer et prouver. C’est exactement le rôle des certifications mises en avant par DocuWare.

La norme ISO 27001 est l’un des repères les plus parlants, même pour un non-spécialiste. DocuWare est d’ailleurs certifié ISO/IEC 27001, ce qui signifie que la sécurité est pilotée via un système de management, avec des règles, des contrôles et des audits réguliers. Concrètement, c’est un signal fort si la GED héberge des documents sensibles comme des contrats, des pièces RH, des dossiers clients, des éléments financiers ou des documents de marchés.

NF203 CCFN : le coffre-fort numérique et la valeur de preuve

Beaucoup de projets de dématérialisation se heurtent à une question très opérationnelle : comment démontrer qu’une facture, un contrat ou un document RH n’a pas été modifié, et qu’il reste fiable des années après ? DocuWare bénéficie pour cela de la certification NF203 CCFN pour son composant coffre-fort numérique, délivrée par AFNOR Certification et Infocert. L’enjeu se résume en trois mots : intégrité, traçabilité, confidentialité. C’est exactement ce qui fait la différence, lorsque le document devient une pièce de preuve, par exemple en cas de contestation, de contrôle ou de contentieux.

ISO 9001 : l’industrialisation de la qualité

La sécurité ne suffit pas si la solution est mal conçue, mal supportée ou instable dans le temps. Pour rassurer son écosystème, DocuWare met en avant la certification DIN EN ISO 9001 pour son système de management de la qualité, couvrant le développement, la vente et l’assistance. Pour les organisations, cela se traduit par une approche plus structurée, des processus plus reproductibles, et un support parfaitement cadré. Dans des environnements où les équipes IT sont souvent petites et très sollicitées, cette dimension compte énormément. 

SOC 2 Type 2 : la preuve que le cloud tient dans la durée

Quand une organisation s’appuie sur le cloud, la vraie question n’est pas seulement la sécurité, c’est aussi la continuité. DocuWare Cloud est certifié SOC 2 Type 2 suite à un audit indépendant selon le référentiel de l’AICPA (l’association professionnelle de référence des experts-comptables aux États-Unis). Pour des équipes IT qui doivent composer avec des sites distants, des connexions inégales et une forte dépendance aux outils numériques, cette certification est particulièrement rassurante.

Données personnelles : anticiper les exigences et les échanges internationaux

Dès qu’une organisation travaille avec l’Europe, ou traite des données liées à des résidents européens, le RGPD s’invite dans les contrats et dans les audits. DocuWare affiche la certification NF552 sur la protection des données personnelles, établie par Infocert et Afnor, et confirme que sa GED permet de stocker et traiter des données de manière à soutenir la conformité au RGPD. L’éditeur est aussi certifié POPIA en Afrique du Sud et garantit ainsi la protection des informations personnelles collectées contre l’accès non autorisé, l’utilisation illicite ou la perte.

Un cloud basé sur Microsoft Azure

L’offre cloud de DocuWare s’appuie sur Microsoft Azure et renvoie aux certifications de la plateforme, comme ISO/IEC 27017, CSA STAR, SOC 1 2 3, FIPS 140 2 et les cadres NIST. Même en mode cloud, la GED DocuWare ne repose donc pas sur une infrastructure isolée, mais sur un socle cloud largement audité et reconnu. Pour des organisations dispersées dans plusieurs villes ou pays du continent africain, avec des contraintes de continuité de service, il s’agit là d’un argument très pragmatique.

Facturation électronique et SAP : quand la GED doit s’aligner sur les flux métiers

DocuWare est également immatriculée comme Plateforme Agréée en France dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, et possède une certification d’intégration avec SAP S/4HANA. Même si ces références sont européennes, elles intéressent directement les organisations africaines qui commercent avec l’Europe, ou qui veulent fiabiliser des chaînes financières et logistiques pilotées par un ERP. L’enjeu est de gagner en automatisation sans perdre la maîtrise documentaire et la conformité.

Ce que DocuWare et GDExpert apportent

Ces certifications rendent la GED plus “défendable” face aux risques et face aux contrôles, parce qu’elles cadrent la sécurité, la continuité, la qualité, la valeur de preuve et la protection des données. DocuWare apporte ce socle de conformité. GDExpert, qui distribue la solution en Afrique francophone, apporte l’autre moitié de l’équation, à savoir l’atterrissage opérationnel. Ce qui comprend le cadrage des besoins, le paramétrage sécurisé, l’accompagnement des utilisateurs, l’intégration dans les réalités de terrain, et surtout la transformation des exigences de conformité en pratiques simples. Résultat : une une dématérialisation qui accélère le business, tout en réduisant le risque.

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