DocuWare lance la version 7.13 de sa plateforme de GED avec une promesse : simplifier les usages quotidiens et réduire le délai entre la capture d’une information et sa mise à disposition dans un processus. En combinant automatisation, intégration fluide aux outils d’analyse et sécurité renforcée, cette mise à jour place l’efficacité opérationnelle et la qualité des données au cœur de sa proposition de valeur. Présentation. 

DocuWare 7.13 étend la reconnaissance et le traitement automatique des factures à des formats non-UBL/CII, notamment FatturaPA (Italie) et KSeF (Pologne). Concrètement, lorsqu’une organisation reçoit l’ensemble de ses factures sur une adresse e-mail unique, DocuWare identifie le format à la volée, extrait les données clés (identification, montants, TVA, etc.) et déclenche le workflow adapté sans intervention manuelle. 

L’indexation gagne en fiabilité, les contrôles de cohérence se déclenchent au bon moment et l’aiguillage vers l’approbation, la comptabilisation ou la relance devient automatique. Il en résulte moins de ressaisies (qui sont autant de sources d’erreurs), des délais réduits et une meilleure traçabilité des pièces, notamment dans des environnements multi-pays où cohabitent plusieurs standards d’e-facturation.

Sauvegarde automatique et assignation des « décideurs »

Pour sécuriser le travail au fil de l’eau et éviter toute perte d’information, DocuWare 7.13 prend en charge la sauvegarde automatique des documents en cours de traitement (formulaires, pièces jointes, versions intermédiaires, etc.) avec historisation et reprise à l’identique en cas d’interruption. Les politiques de conservation et de versioning s’appliquent sans action de l’utilisateur, garantissant traçabilité et conformité. 

Côté validation, les flux de travail permettent d’assigner chaque dossier à des « décideurs » clairement identifiés (responsables, délégataires, remplaçants), avec règles d’acheminement, délais cibles, relances et escalades en cas d’absence. Les superviseurs disposent d’une vue consolidée des décisions en attente, tandis que les contributeurs voient en temps réel l’état d’avancement et le prochain décideur, ce qui fluidifie la collaboration et accélère les cycles d’approbation.

Formulaires : pré-remplir, reprendre et transmettre sans rupture

DocuWare Forms gagne par ailleurs en fluidité grâce au pré-remplissage via URL. Un lien contextualisé peut désormais intégrer des paramètres (service, numéro de dossier, identifiant fournisseur, etc.) de sorte que les champs s’affichent déjà renseignés dès l’ouverture du formulaire. Le risque d’erreur diminue, et les délais se contractent pour les procédures récurrentes : demandes d’achat, onboarding, notes de frais, réclamations, RH… 

Les utilisateurs peuvent en outre enregistrer temporairement un formulaire partiellement complété, le reprendre plus tard ou le transmettre à un collègue pour finalisation. Cette continuité évite les re-saisies, sécurise les échanges internes et garantit que l’information progresse au bon rythme dans le circuit, même lorsque plusieurs intervenants se relaient.

Analytique : des workflows à la décision pilotée par la donnée

Avec l’API Workflow Analytics, DocuWare 7.13 facilite l’export d’événements et d’indicateurs vers les outils d’analyse usuels. Les directions peuvent ainsi suivre le temps moyen de traitement d’un dossier, repérer les goulots d’étranglement, mesurer la charge par équipe et comparer la performance entre sites.

Le connecteur Microsoft Power BI permet d’utiliser directement les données issues de l’API et des armoires DocuWare pour produire des tableaux de bord dynamiques : vues par processus, par étape, par entité, alertes sur les retards, objectifs atteints, etc. Cette visibilité partagée aligne les métiers et l’IT autour de métriques communes et transforme la GED en levier d’amélioration continue, fondé sur des faits plutôt que des impressions.

Sécurité : une authentification renforcée et une gouvernance mieux maîtrisée

Répondant à des exigences de conformité plus strictes, DocuWare 7.13 propose une authentification en deux étapes lors de la connexion. Autrement dit, à chaque connexion, un mot de passe unique à six chiffres est généré par une application d’authentification installée sur le téléphone portable de l’utilisateur. Cette protection additionnelle sécurise les accès sensibles (finances, RH, juridique) et s’intègre aux pratiques de contrôle interne sans pénaliser l’ergonomie. 

En parallèle, le provisioning des utilisateurs remplace l’ancienne synchronisation : création, mise à jour et désactivation automatiques des comptes, cohérence des droits et gestion centralisée des profils limitent les écarts entre référentiels et réduisent les opérations manuelles. À la clé : un risque opérationnel plus faible, une traçabilité renforcée et des audits facilités, y compris dans des organisations distribuées.

Continuité cloud / on-premise : mêmes innovations, mêmes réflexes

Plusieurs avancées en analytique et en gestion des utilisateurs, disponibles dans DocuWare Cloud depuis la 7.12, arrivent désormais sur la version on-premise. Les organisations hybrides retrouvent ainsi une homogénéité d’expérience et de gouvernance, quel que soit l’environnement. Les projets peuvent évoluer par étapes, sans rupture fonctionnelle : pilotes en mode cloud, déploiements sur site, bascules progressives. Les équipes capitalisent sur les mêmes bonnes pratiques d’administration, de sécurité et d’observabilité, ce qui réduit le coût du changement et accélère l’appropriation par les utilisateurs.

Un catalyseur pour le marché africain

Cette version 7.13 de la GED DocuWare apporte des réponses pragmatiques aux organisations africaines. La prise en charge de formats d’e-facturation variés fluidifie les échanges transfrontaliers et la relation avec les partenaires internationaux. L’authentification à deux facteurs sécurise les accès dans des contextes multi-sites et multi-prestataires. Le provisioning automatisé simplifie l’administration dans des organisations en croissance, tout en standardisant les droits.

Enfin, grâce à l’API Workflow Analytics et au connecteur Power BI, les directions disposent d’une visibilité essentielle pour piloter les activités, identifier les priorités d’optimisation et démontrer le ROI des projets digitaux. Plus rapide et plus sûre, DocuWare 7.13 transforme la gestion documentaire en avantage opérationnel durable.

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