Dans nombre d’entreprises d’Afrique francophone, la circulation de l’information reste prisonnière des chemises cartonnées, des factures pliées ou des dossiers patients annotés. Chacun sait pourtant que ces données doivent un jour nourrir un ERP, un CRM ou un simple espace de partage ; ce passage du papier au numérique demeure fastidieux, source d’erreurs et de frustration. En intégrant la gamme logicielle PaperStream de PFU Ricoh, GDExpert apporte une réponse pragmatique : transformer chaque document en fichier exploitable, sans expertise technique et sans bouleverser l’infrastructure existante. 

Premier maillon de la chaîne, PaperStream Capture simplifie la numérisation en lots. L’utilisateur choisit un profil – « factures », « dossiers RH », « contrats » – puis lance la capture ; le logiciel détecte automatiquement les séparateurs, lit les codes-barres et applique un contrôle qualité assisté. Les images et les index sont validés dans une fenêtre unique ; ils rejoignent ensuite le répertoire, le serveur FTP ou SharePoint sans manipulation supplémentaire. Conçu pour les volumes modestes à moyens, l’outil est fourni gratuitement avec tout scanner Ricoh, offrant ainsi un tremplin immédiat vers des flux plus sophistiqués. 

PaperStream Capture Pro & Pro Premium : la performance pour tous les scanners

Lorsque les piles de papier grossissent ou que le parc devient hétérogène, la version Pro prend le relais. Compatible avec n’importe quel scanner TWAIN, elle gère plusieurs postes en parallèle, assure la reconnaissance de textes imprimés ou manuscrits et s’interface sans couture avec Box, DocuWare ou Microsoft 365 grâce à des connecteurs prêts à l’emploi. Vous restez entièrement libres de créer vous-mêmes vos profils de numérisation ; mais si vous préférez déléguer, les équipes GDExpert les élaborent selon un cahier des charges précis, et il ne vous reste alors qu’à les importer, sans interrompre la production.

L’outil propose en outre un assistant de conception de formulaires qui bâtit pas à pas vos modèles de classification : le moteur OCR lit les caractères imprimés, le moteur ICR déchiffre les écritures manuscrites et le moteur OMR détecte les cases cochées, afin de renseigner automatiquement tous les champs d’indexation. La variante Premium étend ces atouts aux environnements A3 haut volume, à l’import massif de fichiers et au traitement accéléré des lots. Les deux éditions adoptent un abonnement annuel léger : l’entreprise ne paie que les fonctions nécessaires, tout en bénéficiant des mises à jour automatiques.

PaperStream ClickScan : le réflexe pour l’imprévu

Dans une agence ou au comptoir d’accueil, il arrive qu’un client tende soudainement un document qu’il faut envoyer immédiatement. Avec ClickScan, aucune configuration n’est requise : le logiciel détecte le scanner, applique par défaut un PDF couleur optimisé, puis propose un aperçu pour s’assurer de la lisibilité avant l’envoi par e-mail ou l’impression. Sans compter que, grâce à une interface hyper fonctionnelle, il est possible de changer de configuration d’un simple « clic ». Cette simplicité, alliée à la détection automatique des périphériques, en fait l’allié idéal des équipes mobiles ou des sites à faible volumétrie. 

PaperStream IP : la qualité d’image sans réglages complexes

Invisible pour l’utilisateur final, le pilote PaperStream IP nettoie et optimise chaque page à la volée : rotation, redressement, suppression du bruit et remplissage des trous de perforation se combinent pour produire un fichier léger et parfaitement contrasté. Le traitement iDTC distingue les caractères du fond, améliore la précision OCR et réduit les coûts de stockage. Les profils se créent en quelques clics grâce à la fonction Assisted Scan, tandis que l’intégration avec Capture assure une continuité totale du flux. L’utilisateur bénéficie ainsi d’une multitude de traitements d’image innovants et efficaces.

PaperStream NX Manager : sécurité et gouvernance au niveau réseau

Pour les organisations multisites ou soumises à des contraintes réglementaires strictes, NX Manager joue le rôle d’orchestrateur. Hébergé sur serveur Windows, il associe authentification par badge NFC ou mot de passe, chiffrement de bout en bout et bascule automatique en cas de panne, garantissant que chaque utilisateur accède uniquement aux tâches qui lui sont destinées. Les administrateurs pilotent jusqu’à 1 000 scanners et 3 000 comptes depuis un tableau de bord web unique, sans qu’aucun PC ne soit nécessaire au pied du scanner : une architecture « PC-free » qui réduit drastiquement les risques et les coûts de maintenance. 

PaperStream Central Admin : la tour de contrôle de votre flotte

Dès que la flotte dépasse quelques dizaines de scanners, la supervision devient un défi. Central Admin centralise alors la distribution des firmwares, des pilotes et des profils PaperStream IP, surveille en temps réel l’état des périphériques et envoie des alertes avant l’usure des consommables. Grâce au mode Gate Console, une entreprise peut même agréger plusieurs serveurs Central Admin pour superviser plus de 1 000 scanners à travers le continent, tout en conservant une interface épurée qui guide l’opérateur vers la bonne action de maintenance.

Une valeur tangible pour chaque métier

Qu’il s’agisse d’un cabinet médical désireux de sécuriser les dossiers patients, d’une PME qui veut écourter la saisie de ses factures ou d’un groupe bancaire qui doit gouverner un parc de scanners répartis sur plusieurs pays, la gamme PaperStream offre un module adapté : Capture pour démarrer, Capture Pro pour industrialiser, ClickScan pour l’instantané, NX Manager pour la conformité, Central Admin pour la maîtrise opérationnelle.

L’accompagnement GDExpert

Au-delà du logiciel, GDExpert réalise l’audit des flux papier, installe les solutions, forme les équipes et fournit un support francophone réactif. Chaque projet se conclut par un rapport de gains : réduction du temps de traitement, baisse du volume d’archives physiques et amélioration de la qualité des données. Cette approche clé en main donne aux organisations la certitude d’un retour sur investissement rapide et mesurable.

Passez à l’action

GDExpert propose des démonstrations en ligne et des licences d’évaluation de 30 jours. Il ne reste qu’une étape pour transformer vos documents en capital numérique : nous contacter dès aujourd’hui et découvrir comment PaperStream peut, sans effort, libérer la valeur cachée dans vos piles de documents papiers.

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