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OnBase

  • Total Maroc dématérialise et rationalise la gestion des 250 bons de livraison quotidiens avec OnBase.

    « C’est un fait avéré dont nous sommes très satisfaits : avec le déploiement d’OnBase, nous sommes passés d’une gestion très disparate, à une homogénéisation fiable des méthodes. » Fadoua Mettioui, Responsable DSI, Total Maroc


    Que fait Total Maroc ?

    Présent dans le Royaume depuis plus de 80 ans, Total Maroc, est le troisième acteur du marché marocain du pétrole grâce à un vaste réseau, des clients industriels de renom, et un savoir-faire éprouvé dans les secteurs du gaz, des lubrifiants et de l’aviation.


    Enjeux

    Dès 2010, Total Maroc a engagé une réflexion relative à une solution qui permettrait de maîtriser l’archivage papier et son impact sur l’environnement. Constatant une gestion qui manquait d’homogénéité et était parfois source
    d’erreurs et de perte de documents et de temps, l’expérience s’est portée dans un premier temps, sur la gestion des bons de livraison des produits pétroliers. Comment gérer 250 bons de livraisons quotidiens en diminuant significativement le délai de leur traitement, les pertes et les contentieux, tout en les rendant simultanément accessibles à tous les collaborateurs, et en restant attentif à leur empreinte écologique ? Comment aussi mettre en oeuvre une gestion documentaire électronique pour le fonds documentaire juridique ?


    Le choix d’OnBase

    Après étude et comparaison des solutions en compétition, OnBase, de Hyland Software a emporté le marché pour 3 raisons :

    • l’ergonomie
    • le rapport qualité/prix
    • la capacité du représentant Hyland Software Maroc à proposer un accompagnement professionnel et une solution personnalisée particulièrement en adéquation avec la spécificité des problèmes liés aux bons de livraison.

    La gestion des bons de livraison concerne les acteurs travaillant sur le terrain, le déploiement s’est donc effectué à tous les niveaux de la chaîne de livraison des produits pétroliers. Dans le même temps, le fonds documentaire juridique a commencé à être numérisé pour être utilisé par les collaborateurs en exprimant la nécessité.


     

    Les bénéfices
    • gain de temps : d’1 mois parfois, le délai de remontée des bons de livraison des sites livranciers en central est tombé à 1 journée. Ce délai au jour le jour étant lié au fait que la plupart des bons est scannée en fin de journée.
    • plus de fiabilité : les documents ne sont plus égarables ni égarés, leur suivi est facilité, ils sont sécurisés et accessibles à toute la chaîne de collaborateurs de façon instantanée.
    • moins de besoin de stockage : à ce jour Total Maroc a pu dégager l’équivalent de 25 m2 d’espace de stockage en central et cet espace a pu être utilisé à d’autres fins.

     

    Et demain ?

    Total Maroc envisage de partager son expérience de déploiement de la solution OnBase avec la Direction Générale du Groupe Total. Une note de cadrage accompagne l’évolution du déploiement spécifique pour Total Maroc, qui devrait s’intéresser dans un premier temps à des modules workflow gérant et standardisant différents formulaires internes. À terme, la totalité du processus fournisseur devrait également être dématérialisé.