La gestion des contenus au service des Ressources Humaines

Les caractéristiques des systèmes de Gestion de contenu d’entreprise (ECM) et celles des Systèmes d’informations des Ressources Humaines (SIRH) se ressemblent fortement, du moins à première vue : centralisation de l’information, fonctionnement collaboratif, automatisation des processus métiers… Des fonctionnalités identiques au point de pouvoir remplacer sans dommage le SIRH par un ECM ?

Les métiers des Ressources Humaines se sont transformés.

Chaque jour, les services RH traitent et archivent un volume très important de documents. Des documents souvent sensibles car confidentiels ou juridiques. C’est ainsi le cas des contrats de travail, des fiches de paie, des notes de frais, des rapports d’entretien ou des documents médicaux des salariés. D’autres types de document s’y ajoutent, augmentant encore la quantité à traiter : demandes de congés, demandes de formation, candidatures (CV et lettres de motivation), courriers divers… Cependant, les métiers liés aux Ressources Humaines ont considérablement évolué ces dernières décennies. Ils ne consistent plus uniquement à assurer la gestion du personnel : ils contribuent désormais à la réalisation des différents objectifs stratégiques et économiques de l’entreprise.

La finalité même des services RH a changé, et l’optimisation des performances par l’implication des collaborateurs au travail a suppléé la volonté de maitriser le coût du personnel pour augmenter la productivité. Les salariés deviennent eux-même producteurs de données, par exemple lorsqu’ils demandent des formation ou lorsqu’ils changent de situation. Mais les risques de pertes ou d’éparpillement de données, les temps de traitement longs, la sécurité d’accès aux informations sensibles impactent directement le fonctionnement général de l’entreprise et fragilisent le rôle stratégique des RH. Le traitement de toutes ces informations entraine aussi des délais susceptibles de perturber le fonctionnement des entreprises, et donc leur performance.

Le SIRH, pour quoi faire ?

Le Système d’Informations des Ressources Humaines (SIRH) rassemble l’ensemble des outils informatiques et technologiques mis à la disposition des services RH. Son objectif principal est de digitaliser toute la gamme des services essentiels, comme la gestion de la paie et de la rémunération, la formation, la carrière, la gestion administrative et le recrutement, qui couvrent les activités principales des RH. Il permet donc de centraliser l’information autour d’une plateforme de services accessible à tous les collaborateurs. La plupart des grandes entreprises l’ont adopté car il fournit de bons indicateurs de performances en permettant notamment l’automatisation d’un certain nombre de tâches, tout en assurant leur suivi.

Le SIRH permet ainsi d’améliorer la communication dans l’entreprise, de responsabiliser les collaborateurs. Il allège aussi les services RH, qui peuvent alors se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Peut-on alors substituer un ECM à un SIRH ?

Le SIRH doit réunir des critères précis pour être réellement efficient. Il doit également être collaboratif et assurer un accès à tous les profils, en fonction du niveau d’habilitation et des habitudes de mobilité des collaborateurs. Il doit enfin être bien intégré dans le SI global de l’entreprise et proposer de bonnes capacités d’intégration.

C’est en remplissant toutes ces conditions que le SIRH peut atteindre le degré d’efficacité de l’ECM. Car ce dernier a lui aussi évolué : il ne se contente plus de rechercher, consulter et éventuellement traiter l’information, mais fournit toute une gamme de services adaptés aux problématiques de l’entreprise. Le document reste au centre de ses préoccupations, mais il est désormais déclencheur d’actions et sa digitalisation permet aussi de fluidifier l’activité et d’améliorer les performances de l’entreprise.

Qu’il s’agisse des critères ou des objectifs, l’ECM et le SIRH ont beaucoup de similitudes., et leur fonctionnement en Workflow leur apporte à tous les deux un gain de temps considérable et une meilleure coordination entre les services. Mais les fonctionnalités de l’ECM peuvent-elles couvrir tous les besoins d’un SIRH ? Et, surtout, le doivent-elles ?

Nous pouvons faire deux constats :

  • Si les entreprises avaient jusqu’à présent tendance à choisir des outils uniques pour gérer tous les aspects d’un SIRH, elles préfèrent désormais se doter de logiciels plus spécialisés et interconnectés.
  • Certaines fonctionnalités du SIRH dépassent le champ d’action de l’ECM ou nécessitent des développements parfois longs et coûteux, alors que les logiciels spécialisés  (logiciels de paie, portail RH pour la formation et carrière…) sont plus efficaces sur ces segments.

L’efficacité d’un ECM bien positionné

Un bon ECM propose tout en semble de fonctionnalités qui s’intègrent complètement dans un SIRH :

  • Le stockage sécurisé des documents pour centraliser l’information sur une plateforme unique tout en garantissant sa diffusion maîtrisée.
  • La création de formulaires et l’automatisation des processus par Workflow : les collaborateurs saisissent eux même les données dans des formulaires dédiés pour initier des demandes (congés, formations, candidatures accessibles depuis un portail Web externe, …). Elles sont alors automatiquement traitées et distribuées aux bons intervenants pour une prise de décision optimale.
  • L’accès personnalisé pour tous les profils utilisateurs.
  • De bonnes capacités d’intégration pour s’interfacer avec les autres composants du SI et récupérer les données provenant d’applications tierces (ERP, logiciel de paie, …) qui serviront à alimenter une plateforme devenue globale.
  • Un outil de reporting qui pourra collecter des données provenant de sources diverses et fournir des indicateurs précis sur l’activité.

De nombreuses autres fonctionnalités de l’ECM peuvent par ailleurs améliorer les performances d’un SIRH, comme la complétude des dossiers, le Records Management, la composition des documents ou encore la diffusion contrôlée des procédures.

Disposer d’un ECM dans le cadre de la mise en place d’un SIRH constitue donc une véritable opportunité. Surtout qu’il peut être déployé dans tous les services de l’entreprise, au-delà du département RH, ce que le SIRH par définition ne peut pas. On se substituera donc pas l’ECM au SIRH : on le mettra plutôt à profit pour optimiser l’activité des services RH et en améliorer les performances.

Vous avez des questions concernant l’intégration de l’ECM dans votre entreprise ? Venez en parler à nos équipes.