OnBase version 16 : des nouveautés très attendues

OnBase_v16

Hyland, éditeur partenaire de GDExpert depuis de nombreuses années, annonce la sortie d’OnBase version 16 et la présente comme « la meilleure version à ce jour » (Bill Priemer, PDG d’Hyland).
Avec plus de 3000 nouveautés, cette nouvelle version apporte plus d’ergonomie et d’intuitivité sur tous les périphériques, améliore notamment la capture et les échanges en mobilité et le suivi des tâches workflow.
Côté Administration, de nombreux modules ont été améliorés pour proposer des échanges plus faciles entre les outils, une meilleure gestion des notifications, et davantage de facilité de configuration, même pour les fonctionnalités complexes.

Des améliorations qui répondent aux demandes des utilisateurs

La version 16 d’OnBase, comme chaque nouvelle version du logiciel, apporte des améliorations, majoritairement à l’initiative des utilisateurs. C’est grâce à un programme appelé SCR, Software Change Request, que les retours d’utilisateurs sont effectués et pris en compte pour chaque nouvelle version. Les clients ou les partenaires peuvent en effet effectuer une demande d’évolution, corrective ou fonctionnelle. Chaque requête est ensuite étudiée par une équipe dédiée qui évalue son potentiel pour l’ajouter à la version suivante, majeure ou mineure.

Focus sur l’expérience utilisateur et les possibilités de configuration

Pour cette nouvelle version, Hyland a renforcé 2 concepts forts d’OnBase : l’intuitivité et la facilité de configuration. Un nouveau slogan accompagne par ailleurs cette nouvelle version : One plateform, Unlimited potential (Une seule plateforme, des possibilités illimitées) et révèle l’orientation des innovations. Les évolutions portent aussi bien sur le client web, que sur les outils d’administration ou encore sur les modules optionnels. La version 16 met notamment l’accent sur la modularité de la plateforme en offrant des optimisations importantes des modules clés comme Document Retention, Application Enabler, Workview /Case Manager…

Des apports importants pour une meilleure expérience utilisateur :
  • OnBase 16 est accessible à travers les navigateurs « evergreen » comme Chrome, Mozilla Firefox et Microsoft Edge et le client web HTML a été largement amélioré.
  • L’interface du Module Workview/Case Manager a fait l’objet de nombreuses améliorations notamment avec l’ajout d’un indicateur du nombre de documents associés, le masquage des attributs, l’ajout d’une confirmation de la conformité des champs et une visionneuse identique quel que soit le client utilisé.
  • Les interfaces des modules Workflow et Document Separation ont également été améliorées.
  • Le contrôle des accès publics a été simplifié.
  • La gestion des utilisateurs invités a été facilitée.
  • L’affichage du numéro version dans les résultats de recherche permet d’identifier rapidement la dernière version approuvée.
Les outils d’administration ne sont pas en reste.

Dans cette version, les outils d’administration ont été un point d’intérêt important, avec pour objectif de faciliter davantage la vie des équipes IT, tout en offrant plus de possibilités.

  • Planifications et notifications : une nouvelle unité permet de centraliser la gestion des Timers Workflow, la planification des rapports du module Reporting Dashboard, de Unity APIs et du moteur d’import. Un nouvel éditeur de notifications fait son apparition et harmonise toutes les notifications, quel que soit le module, à travers des emails pré-formatés et personnalisés selon l’objet.
  • Workview | Case Manager : le module est enrichi de nombreuses fonctions, expressions et calculs et de nouvelles possibilités d’intégration à des bases de données externes. La fonction d’import/export a également été optimisée.
  • Workflow : Que ce soit pour ShareBase ou OnBase l’administration du workflow a été une nouvelle fois optimisée pour plus de performance. La gestion des approbations a, par exemple, été facilitée grâce à un nouveau concept de rôles utilisateurs, qui simplifie la mise en place de la multi approbation. L’import-export a été également largement étendu. Par ailleurs, une nouvelle licence permet d’offrir plus de fonctionnalités de workflow depuis ShareBase.
  • Unity Form : l’ergonomie de conception (ou modélisation) des formulaires complexes a été simplifiée.

3 nouveautés que GDExpert aime particulièrement

 Document Retention

Le module Document Retention permet de gérer le cycle de vie des documents depuis leur création jusqu’à leur possible destruction. Il permet de configurer des durées de conservation basées sur la date d’entrée dans le système ou la date effective du document. Le système scrute les documents dont la durée de vie administrative est arrivée à terme et offre alors, à l’utilisateur habilité, la possibilité de décider du sort du document.
La version 16 d’OnBase apporte encore ici de la flexibilité puisque désormais, la date de déclenchement de la période de rétention peut être personnalisée. Il peut désormais s’agir d’un mot clé de type date, qui peut être incrémentée directement par un Workflow, par une application externe, de façon automatique.

onbase 16 _ document retention

Application Enabler

Le module Application Enabler ne se présente plus. Il a déjà aidé des centaines d’entreprises et organisations à connecter OnBase avec leurs applications métier, qu’elle que soient leurs technologies de conception. Sa configuration rapide, sans programmation, assure une intégration aisée et intuitive et permet aux utilisateurs de continuer à utiliser leur application tout en conversant avec OnBase de façon transparente.
Avec OnBase 16, Application Enabler apporte toujours plus d’intuitivité avec la possibilité désormais de :

  • connecter l’application métier avec OnBase via des requêtes HTTP ou des URL
  • ajouter un bouton personnalisé ou un hyperlien dans l’application métier pour appeler des fonctionnalités Application Enabler (afficher un document dans OnBase, uploader un document, récupérer des mots clés pour mettre à jour des valeurs dans OnBase et ainsi déclencher des Workflow divers,…). L’intégration est donc désormais plus visuelle pour les utilisateurs du quotidien. La configuration reste par pointer-cliquer pour faciliter l’autonomie de l’administrateur.
onbase 16 _ appli enabler
Capture

La capture en mobilité sur les tablettes Ipad et Windows prend de l’ampleur avec la version 16 avec de nouvelles fonctionnalités avancées : détection des bords, rognage, capture en couleurs ou noir et blanc, ajustement de la luminosité et des contrastes, redimensionnement. La géolocalisation lors du téléchargement ou lors de l’envoi vers New E-Form ou Unity Form offre également de nouvelles possibilités.
En outre, un  nouveau designer de process de capture et une nouvelle intelligence de classification permettent de faciliter la configuration par les administrateurs.
Enfin, l’import est désormais possible depuis Microsoft Exchange Online et Canon UniFLOW (gestion centralisée des impressions et de la numérisation).

onbase 16 _ designer capture

Du nouveau côté Intégration, aussi !

integration_news onbase 16

  • OnBase 16 est désormais compatible avec Autocad 2016, Datawatch Monarch 12.4 & 13, Office 2016 et Outlook 2016.
  • Les documents sont maintenant éditables dans Office 365 (Microsoft Office Online).
  • La version 16 améliore l’intégration avec ESRI, SAP, Guidewire.

 

Le + Sécurité de la version 16 :

La sécurité a été encore renforcée pour les mots de passe OnBase grâce à l’implémentation du chiffrement PBKDF2.


La version 16 d’OnBase est disponible gratuitement pour les clients sous contrat de maintenance via votre revendeur local. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.

OnBase Démo V16